Når du åpner en leverandørfaktura fra bilagsmottaket kan du på samme bilag: fordele beløpet på flere kostnadskonto, periodisere kostnaden over flere måneder, og knytte posteringen til en dimensjon (avdeling, prosjekt eller egendefinert). Alt dette gjøres direkte i KOSTNADER-seksjonen.
Åpne bilaget fra bilagsmottaket
Gå til Regnskap → Bilagsmottak og finn fakturaen du skal føre.
Klikk Åpne bilag for å åpne som leverandørfaktura. Vil du velge en annen bilagstype, klikk på pilen ved siden av knappen.
Fyll ut toppseksjonen: Leverandør, Fakturadato, Forfall, Fakturanr. og Totalbeløp inkl. mva.
Faktura mottatt som EHF – slik håndterer du linjene
Kommer fakturaen inn som EHF (elektronisk faktura), henter Catacloud automatisk med seg alle fakturalinjer fra leverandøren. Det betyr at KOSTNADER-seksjonen ofte får mange delbeløp – én per varelinje på originalfakturaen.
Dette er helt normalt, og du trenger ikke registrere noe manuelt. Du kan velge å beholde alle linjene slik de er, eller slå dem sammen. Klikk på pilen ved siden av Fordel beløpet-knappen for å se valgene:
Slå sammen linjer etter mva-kode – linjene grupperes etter mva-sats. Nyttig hvis du ikke trenger detalj per varelinje, men vil skille 25 % og 0 % mva fra hverandre.
Slå sammen alle linjer – alle delbeløp samles til én enkelt kostnadslinje. Enklest å bruke når hele fakturaen føres på én konto.
Angrer du, eller vil se de opprinnelige linjene igjen, klikk på pilen på nytt og velg Gjenopprett fakturalinjer. Da er alt tilbake slik det kom inn fra leverandøren.
Fordele beløpet på flere kostnadskonto
Én faktura kan gjelde flere ulike kostnader – for eksempel delvis leie og delvis strøm. Bruk Fordel beløpet-knappen øverst til høyre i KOSTNADER-seksjonen.
Klikk Fordel beløpet. Seksjonen deler seg til KOSTNADER (DELBELØP 1 AV 2) og KOSTNADER (DELBELØP 2 AV 2).
Fyll ut Konto, Mva kode, Beløp og Beskrivelse for hvert delbeløp.
Trenger du enda flere linjer, klikk Fordel beløpet igjen på en av linjene.
Vil du fjerne en linje, klikk Fjern beløp på den aktuelle linjen.
Merk: Summen av delbeløpene må stemme overens med totalbeløpet du har lagt inn øverst.
Periodisere kostnaden over flere måneder
Periodisering brukes når en kostnad gjelder en lengre periode enn fakturamåneden – for eksempel et forsikringsabonnement for hele året. Catacloud bokfører da kostnaden automatisk fordelt over de angitte månedene, via en mellomkonto.
Finn kostnadslinjens rad og slå på Periodisering-bryteren til høyre for Beskrivelse-feltet.
Fyll ut feltene som vises:
Periodiseringskonto – mellomkontoen som brukes. Kontoen må finnes i kontoplanen.
Måneder (Forekomster) – antall måneder kostnaden skal fordeles over.
Start – hvilken måned og hvilket år periodiseringen skal starte.
Catacloud oppretter da én postering per måned på kostnadskontoen, og motposterer mot periodiseringskontoen. Periodiseringen bokføres den 1. i hver måned.
Merk: Periodisering er tilgjengelig på leverandørfakturaer. Vil du periodisere andre bilagstyper, må dette gjøres som manuelle posteringer.
Legge på dimensjon (avdeling, prosjekt eller egendefinert)
En dimensjon knyttes til en kostnadslinje og gjør at posteringen kan filtreres og grupperes i rapporter – for eksempel for å se kostnader per avdeling eller prosjekt.
Slå på Flere valg-bryteren til høyre for Beskrivelse-feltet på den aktuelle linjen.
Et nytt felt Dimensjoner vises. Klikk i feltet og velg dimensjon fra listen.
Dimensjonslisten viser alle tilgjengelige dimensjoner – avdelinger, prosjekter og eventuelle egendefinerte dimensjoner er listet her. Du trenger ikke aktivere noen separat prosjektmodul for å bruke dimensjoner.
Har du fordelt beløpet på flere linjer, kan du sette ulik dimensjon per linje – for eksempel Avdeling Øst på linje 1 og Avdeling Vest på linje 2.
Opprette egendefinerte dimensjoner
I tillegg til avdeling og prosjekt kan du opprette egne dimensjoner, for eksempel Produkt eller Profittpunkt. Disse settes opp under Administrasjon → Regnskap → fanen Egendefinerte dimensjoner. Når en egendefinert dimensjon er opprettet, dukker den opp i «Velg dimensjon»-feltet på lik linje med avdeling og prosjekt.
Slik ser du dimensjoner i rapporter
Etter bokføring vil dimensjonen ligge på posteringen og kan brukes som filter i rapporter:
Regnskap → Resultat – filtrer på avdeling eller prosjekt for å se resultat per dimensjon.
Regnskap → Saldobalanse – same filtreringsmulighet per dimensjon.
Regnskap → Hovedbok – se alle posteringer for en gitt konto, filtrert på dimensjon.
Lagre og bokfør
Når alle kostnadslinjene er utfylt og du er fornøyd med periodisering og dimensjoner, klikk Lagre og bokfør nederst til høyre. Bilaget er da ført og forsvinner fra bilagsmottaket.
Ønsker du å lagre uten å bokføre med én gang, klikk pilen ved siden av knappen og velg Lagre som kladd.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt i chatten hvis:
Periodiseringskontoen mangler i listen – den må opprettes i kontoplanen først.
Dimensjonen du vil bruke ikke dukker opp – sjekk at den er opprettet under Egendefinerte dimensjoner eller at avdelingen/prosjektet er aktivt.
Periodiseringspostene ikke nullstiller seg som forventet på mellomkontoen.
Oppgi gjerne klientnavn, bilagsnummer og en beskrivelse av hva du forventer vs. hva som skjer.