Hva er dimensjoner?
Dimensjoner er merkelapper du kan sette på bilag for å kategorisere transaksjoner på tvers av kontoer. I Catacloud finnes fire typer dimensjoner:
Avdeling – f.eks. Salg, Økonomi, IT
Prosjekt – f.eks. et kundeprosjekt eller internt initiativ
Produkt – f.eks. en produktlinje eller tjeneste
Egendefinerte dimensjoner – dimensjoner du selv oppretter og navngir, og som kan bygges opp i en hierarkisk struktur med under-dimensjoner
Avdeling og Prosjekt er tilleggsfunksjoner som må være aktivert for regnskapet – ser du dem ikke som filtervalg, er de trolig ikke skrudd på hos din klient. Produkt og egendefinerte dimensjoner er alltid tilgjengelige.
Prinsippet for rapportering er det samme uansett hvilken dimensjon du bruker. I denne artikkelen bruker vi avdeling som eksempel.
To måter å rapportere per dimensjon
Du kan hente ut dimensjonsinformasjon på to forskjellige måter, avhengig av hva du ønsker å se. Begge er tilgjengelige i Resultat og Balanse, og kan brukes samtidig i disse to rapportene:
Filtrere – vis kun transaksjoner knyttet til én bestemt dimensjonsverdi (f.eks. bare Salg-avdelingen)
Utvide dimensjon – bryt ned alle kontoer etter dimensjon og se totalene side om side
Metode 1: Filtrere på avdeling
Denne metoden er tilgjengelig i Hovedbok, reskontrorapporter, Resultat, Balanse og Saldobalanse. Du får opp kun de transaksjonene som er merket med en bestemt avdeling.
Gå til Regnskap → Rapporter og åpne rapporten du vil se (f.eks. Hovedbok).
Klikk på Filtre-panelet på høyre side.
Finn feltet Avdeling og velg ønsket avdeling fra nedtrekkslisten.
Rapporten oppdateres automatisk og viser kun transaksjoner knyttet til den valgte avdelingen.
Du kan kombinere dimensjonsfiltre med andre filtre, som dato og konto, for å snevre inn resultatet ytterligere. I Resultat og Balanse kan du i tillegg kombinere filteret med utvid-dimensjon (metode 2) samtidig, f.eks. filtrere til én avdeling og samtidig utvide på prosjekt.
Metode 2: Utvide dimensjon i Resultat- og Balanserapport
Denne metoden gir deg et samlet overblikk over alle avdelinger samtidig, og er kun tilgjengelig i Resultat og Balanse (ikke i Saldobalanse). Hver avdeling får sin egen kolonne, slik at du kan sammenligne på tvers.
Gå til Regnskap → Rapporter og åpne Resultat eller Balanse.
Klikk på Rapportvalg (tannhjulikonet eller innstillingsmenyen øverst i rapporten).
Finn valget Utvid dimensjon og velg Avdeling fra nedtrekkslisten.
Rapporten bygges om slik at hver konto vises med én kolonne per avdeling, pluss en totalkolonne.
Denne visningen gjør det enkelt å se hvilke avdelinger som bidrar til inntekter og kostnader – uten å måtte kjøre separate rapporter.
For egendefinerte dimensjoner med under-dimensjoner: Utvid dimensjon viser kun toppnivå-dimensjonene som egne kolonner. Vil du se tallene brutt ned på en under-dimensjon, må du bruke Filtrere (metode 1) på den spesifikke under-dimensjonen i stedet.
Eksporter rapporten
Begge metodene støtter eksport. Klikk på Eksporter-knappen (vanligvis øverst til høyre i rapporten) og velg ønsket format, f.eks. Excel eller PDF. Eksporten tar med seg det samme utvalget og den samme dimensjonsvisningen du har satt opp.
Gjelder alle dimensjoner
Alt beskrevet ovenfor gjelder på samme måte for Prosjekt, Produkt og egendefinerte dimensjoner – velg bare den aktuelle dimensjonen i stedet for Avdeling i filteret eller i Rapportvalg. To unntak å være obs på:
Avdeling og Prosjekt vises bare som valg dersom disse funksjonene er aktivert for klienten (Prosjekt krever at prosjekt-modulen er i bruk).
Egendefinerte dimensjoner kan ha en hierarkisk struktur med under-dimensjoner. Utvid dimensjon bryter kun ned på toppnivået – under-dimensjoner kan filtreres på, men ikke utvides til egne kolonner.