Dimensjoner lar deg merke bilag og fakturaer med ekstra informasjon – for eksempel avdeling, prosjekt eller en egendefinert kategori – slik at du kan filtrere og rapportere på tvers av regnskapet.
Hvilke dimensjonstyper finnes?
Catacloud har fire typer dimensjoner:
Avdeling – innebygd dimensjonstype. Settes opp under Administrasjon → Avdelinger.
Prosjekt – tilleggsmodul. Aktive prosjekter er tilgjengelige som dimensjoner når prosjektmodulen er aktivert.
Produkt – produkter fra produktregisteret kan brukes som dimensjon på bilag og fakturaer.
Egendefinerte dimensjoner – du lager selv dimensjonsnavn og verdier. Settes opp under Administrasjon → Regnskap → fanen Egendefinerte dimensjoner.
Alle fire typer kan legges på bilag og fakturaer, både på overordnet nivå og per linje.
Sett opp egendefinerte dimensjoner
Gå til Administrasjon → Regnskap → fanen Egendefinerte dimensjoner.
Klikk Ny dimensjon og gi den et navn (f.eks. «Lagkasse» eller «Finansieringskilde»).
Legg til verdier (underdimensjoner) innenfor den nye dimensjonen – for eksempel «J33», «J15», «A-lag».
Lagre. Dimensjonen er nå tilgjengelig på bilag og fakturaer.
Tips: Du kan organisere verdiene hierarkisk med overordnede og underordnede kategorier. Husk å velge riktig underdimensjon – det holder ikke å velge toppnivået alene.
Dimensjon på kundefaktura
Dimensjonsfeltet er ikke synlig som standard. Slik aktiverer du det:
Åpne eller opprett en kundefaktura.
Aktiver Flere valg-bryteren øverst til høyre i skjemaet.
To dimensjonsfelt dukker nå opp:
Dimensjon (overordnet) – et felt på fakturanivå, rett under øvrige fakturadetaljer. En verdi valgt her kopieres automatisk ned på alle produktlinjene.
Velg dimensjon (per produktlinje) – et eget felt under hver enkelt produktlinje, der du kan overstyre den overordnede dimensjonen for akkurat den linjen.
Velg ønsket dimensjonsverdi i ett eller begge feltene.
Tips: Bruk den overordnede dimensjonen når hele fakturaen tilhører samme avdeling eller prosjekt. Bruk dimensjon per produktlinje når ulike linjer skal kodes til ulike avdelinger eller prosjekter.
Dimensjon på leverandørfaktura og avansert bilag
På leverandørfakturaer og avanserte bilag finnes det ikke noe overordnet dimensjonsfelt som gjelder alle linjer. Her settes dimensjon per konteringslinje:
Åpne eller opprett en leverandørfaktura eller et avansert bilag.
Aktiver Flere valg-bryteren øverst til høyre i skjemaet.
Et Velg dimensjon-felt dukker nå opp under hver konteringslinje.
Klikk i feltet på den aktuelle linjen og velg ønsket dimensjonsverdi fra listen.
Har bilaget flere konteringslinjer, må du sette dimensjon på hver linje separat.
Påkrevd dimensjon per konto
Du kan sette opp at en bestemt dimensjon er påkrevd på konteringsnivå – det vil si at systemet tvinger brukeren til å velge en dimensjonsverdi hver gang det konteres på en spesifikk konto. Dette er nyttig for kostnadskontoer der du alltid vil sikre at f.eks. avdeling eller prosjekt er registrert.
I tillegg kan du sette en forhåndsvalgt dimensjon per konto, slik at en bestemt verdi foreslås automatisk ved kontering – men fortsatt kan overstyres.
Begge innstillingene settes på den enkelte kontoen i kontoplanen.
Merk: Påkrevd og forhåndsvalgt dimensjon på bankkontoen blir ikke lagt på automatisk bokførte betalinger av leverandørfakturaer. Se «Kan jeg endre dimensjon etter bokføring?» nedenfor.
Se Opprette eller redigere en konto i kontoplanen for fremgangsmåte.
Deaktivere eller legge om dimensjoner
Trenger du ikke en egendefinert dimensjon lenger – for eksempel fordi dere har laget en ny liste med kostnadssteder – kan du sette den som inaktiv.
Gå til Administrasjon → Regnskap → fanen Egendefinerte dimensjoner.
Klikk Sett som inaktiv (ikonet med kryss) på raden til dimensjonen.
Dette er greit å vite:
Setter du en overordnet dimensjon som inaktiv, blir alle verdiene under den også inaktive. Det samme gjelder når du aktiverer den igjen.
Inaktive dimensjoner kan ikke velges på nye bilag og fakturaer. Bilag som allerede er ført med dem, beholder dimensjonen.
Vil du se de inaktive dimensjonene, velger du Inkludert (inaktiv) i filteret øverst til høyre. Klikk Sett som aktiv (angre-ikonet) for å aktivere en dimensjon igjen.
Tips: Er dimensjonen forhåndsvalgt på en eller flere kontoer i kontoplanen, bør du bytte den ut eller fjerne den under «Standard dimensjon» på kontoen før du setter den som inaktiv.
Hvem kan legge til og endre dimensjoner?
Tilgangen til å legge på og endre dimensjoner styres av brukerrettigheter. En bruker må ha rettighet til å redigere dimensjoner for å kunne velge eller endre verdier på bilag. Tilgang settes under Administrasjon → Brukere → [brukernavn] → Rettigheter.
Merk: Tilgang til å legge til dimensjoner er ikke det samme som tilgang til prosjektmodulen. Hvis en bruker skal bruke prosjekter som dimensjon, må de ha tilgang til begge.
Rapportere på dimensjoner
Etter at dimensjoner er lagt på bilag, kan du filtrere rapporter på dem. Gå til for eksempel Regnskap → Rapporter og bruk filterfeltet for dimensjon/avdeling for å avgrense rapporten til én avdeling, ett prosjekt eller én egendefinert dimensjon.
Kan jeg endre dimensjon etter bokføring?
Ja, på bilag du har ført selv. På leverandørfakturaer, avanserte bilag, åpningsbalanse og tolldeklarasjoner kan du endre avdeling, prosjekt, produkt, egendefinerte dimensjoner og beskrivelse etter at bilaget er bokført. Åpne bilaget, velg riktig dimensjon på konteringslinjen og lagre. Bilaget oppdateres direkte – det blir ikke reversert, og det kommer ingen korreksjonsposteringer i hovedboken.
Dette fungerer også når perioden er låst for regnskap, MVA eller bank. Da er bare disse feltene åpne, og du ser meldingen «Du kan bare endre beskrivelse, avdeling, prosjekt, produkt og dimensjoner.»
Endrer du dato, beløp, konto eller MVA-kode, blir bilaget fortsatt reversert og bokført på nytt – og perioden må være åpen.
Unntak – bilag som lages automatisk: Bilag fra fakturamodulen (utgående fakturaer og abonnementsfakturaer), automatisk bokførte betalinger, bankavstemming og årsavslutning kan ikke endres i bilagsvinduet.
Utgående faktura med feil dimensjon: Krediter fakturaen og lag en ny med riktig dimensjon. Se Kreditere deler av en faktura.
Betaling av leverandørfaktura: Er betalingen bokført automatisk, ser du merknaden «Automatisk bokført betaling kan ikke endres» på bilaget. Slike betalinger kan i dag ikke få dimensjon – verken når de bokføres eller i ettertid. Innbetalinger fra kunder kan du legge dimensjon på.
Slik får du betalingen av en leverandørfaktura på riktig dimensjon: Før et eget avansert bilag som flytter beløpet på bankkontoen.
Opprett et avansert bilag med samme dato som betalingen.
Før beløpet på bankkontoen (f.eks. 1920) på én linje, med den dimensjonen beløpet skal høre til.
Før det samme beløpet på motsatt side av den samme bankkontoen på en ny linje, uten dimensjon (eller med den dimensjonen beløpet skal flyttes fra).
Bokfør bilaget.
Saldoen på bankkontoen endres ikke, men beløpet vises på riktig avdeling, prosjekt eller dimensjon i rapportene.
Når bør du kontakte oss?
Finner du ikke dimensjonsfeltet? Sjekk at Flere valg-bryteren er aktivert, og at brukeren har riktige rettigheter (se «Hvem kan legge til og endre dimensjoner?»).
Mangler en dimensjon du har satt opp? Sjekk om den er satt som inaktiv (se «Deaktivere eller legge om dimensjoner»), og prøv deretter å oppdatere siden (Ctrl+Shift+R / Cmd+Shift+R).
Får du ikke endret dimensjonen på et bokført bilag? Sjekk om bilaget er laget automatisk (fra faktura, bank eller årsavslutning) – se «Kan jeg endre dimensjon etter bokføring?» for hva du kan gjøre.
Har du andre spørsmål om oppsett eller rapportering på dimensjoner? Ta kontakt i chatten eller på [email protected], og oppgi klient og hvilken dimensjonstype det gjelder.