Du oppdager en skrivefeil i beskrivelsen på et bilag som er bokført. Eller bilaget mangler avdeling, og regnskapsføreren har allerede låst måneden. Tidligere måtte du velge mellom å la det stå, eller å låse opp perioden og bokføre bilaget på nytt – som la igjen et sett korrigeringsbilag i hovedboken.
Nå kan du rette det direkte, så lenge endringen ikke rører tallene.
Hva du kan endre – og hva du ikke kan
Skillet er ikke tilfeldig: du kan endre alt som ikke påvirker regnskapet. Endrer du noe som gjør det, må bilaget bokføres på nytt som før.
Kan endres på et bokført bilag | Krever ny bokføring |
Beskrivelse på bilaget | Konto |
Beskrivelse på hver enkelt linje | Beløp |
Avdeling | Mva-kode og egendefinert mva |
Prosjekt | Bilagsdato, fakturadato og forfallsdato |
Produkt | Valuta og valutakurs |
Egendefinerte dimensjoner | Kunde og leverandør |
| Periodisering |
| Attestanter |
Felt som krever ny bokføring er grået ut når perioden er låst. Prøver du likevel – for eksempel fra en integrasjon – får du beskjed om at perioden er låst og hvilke felt som er lov.
Det samme gjelder når mva-terminen er låst: bilagene i en låst mva-termin er låst på samme måte som i en låst regnskapsperiode, og du kan endre de samme feltene.
Slik gjør du det
Gå til Regnskap → Bilagsoversikt.
Klikk bilagsnummeret for å åpne bilaget.
Rett beskrivelsen. Vil du rette teksten som står i hovedboken, må du rette beskrivelsen på linjen – ikke bare den øverste. Mer om det under.
Skal du sette avdeling, prosjekt, produkt eller en egendefinert dimensjon, slå på Flere valg på linjen. Dimensjonsfeltet er skjult til du gjør det.
Klikk Lagre og bokfør endringer.
Er perioden låst, står det «Merk! Regnskapsperioden er låst» nederst i vinduet, med et info-ikon foran. Er det mva-terminen som er låst, står det «Merk! Mva-meldingen er låst». Holder du musepekeren over ikonet, ser du hvilke felt du kan endre. Ser du dette, er du på rett spor. Lagre-knappen blir aktiv når du har endret noe.
Slik ser linjen ut med Flere valg slått på. Dimensjonsfeltet vises under linjen:
Hva som skjer i regnskapet
Ingenting med tallene. Dette er hele poenget:
Det lages ingen korrigeringsbilag. Før ble alle transaksjonene motpostert og laget på nytt, også når du bare rettet en tekst. Nå oppdateres de samme linjene, og hovedboken får ingen ekstra rader.
Bankavstemmingen beholdes. En tekstendring river ikke lenger koblingen mellom bilaget og banktransaksjonen.
Betalinger og betalt-status står. Tidligere ble registrerte betalinger slettet og fakturaen gjenåpnet. Det skjer ikke lenger.
Åpne poster beholder matchingen sin.
Har du lurt på hvorfor reskontroen fyltes opp med korrigeringer du ikke kjente igjen, er dette forklaringen – og den er borte nå.
Fallgruver
Beskrivelsen finnes to steder. Øverst står bilagets beskrivelse. På hver linje står linjens egen. Det er linjens beskrivelse som havner i hovedboken. Retter du bare den øverste, endrer du bilaget, men hovedboksradene står med den gamle teksten. Vil du rette det som vises i rapporter og på reskontro, rett beskrivelsen på linjen.
Dimensjonsfeltet er skjult. Uten Flere valg ser du ikke avdeling, prosjekt eller dimensjoner i det hele tatt. Det er ikke fordi de er låst.
Ikke velg attestanter når du lagrer. Legger du til attestanter på et bokført bilag, må bilaget bokføres på nytt. I en låst periode får du da feilmeldingen om at perioden er låst, selv om du ellers bare har endret tekst eller dimensjoner.
Noen bilag kan ikke endres uansett. Disse eies av modulen som lagde dem, og skal rettes der:
Bankkontoutdrag – innholdet bygges på nytt fra betalingsinnstillingene hver gang, så det finnes ingen tekst å ta vare på.
Mva-melding – en ren rapport.
Fakturaer laget i fakturamodulen, automatisk bokførte betalinger, bankavstemming og årsavslutning.
Et fritt bilag som er matchet mot en åpen post. Å endre en matching er en regnskapsmessig handling, så bilaget forblir låst.
Bilag som ble bokført etter at perioden ble låst. Låsen merker bilagene som var bokført da den ble satt. Bokfører du et bilag inn i en periode som alt er låst, blir det ikke merket, og da får du ikke tilbudt den enkle redigeringen. Låser du perioden på nytt, kommer den.
Hva gjør du hvis du får en feilmelding?
«Perioden er låst. Du kan bare endre beskrivelse, avdeling, prosjekt, produkt, bruker og dimensjoner på dette bilaget.»
Du har endret noe som påvirker regnskapet – oftest beløp, konto, dato, mva eller attestanter. Sett det tilbake, eller lås opp perioden under Administrasjon → Regnskap → Lås regnskapsperiode og bokfør bilaget på nytt.
«Bilaget kunne ikke oppdateres uten å bokføre på nytt, fordi konteringen har endret seg siden det ble bokført.»
Selve bilaget er urørt, men noe det bygger på er endret etter bokføringen – typisk satsen på en egendefinert mva-kode. Da vil ikke Catacloud gjette seg til en ny kontering. Lås opp perioden og bokfør bilaget på nytt, så du ser hva det blir.
Låse og låse opp en regnskapsperiode
Administrasjon → Regnskap.
Under Lås regnskapsperiode, klikk Endre.
Sett Til og med dato, skriv en kommentar, og klikk Lagre endringer.
Setter du en tidligere dato enn den som gjelder, låses perioden opp igjen fra den datoen.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt hvis du bare har endret beskrivelse eller dimensjoner, og lagre-knappen forblir grå eller du får feilmeldingen om låst periode. Oppgi hvilken klient det gjelder, bilagsnummer, dato og beløp, og den eksakte feilmeldingen – da finner vi det raskere.