Attestering er en intern godkjenningsprosess der én eller flere personer må godkjenne et bilag eller en betaling før den kan behandles videre. Det er et kontrollverktøy – ikke en bankavtale.

I Catacloud kan du sette opp attestering på to nivåer:

De to er uavhengige og kan brukes hver for seg eller kombinert.

Det er viktig å skille mellom to ulike oppsett for godkjenning av betalinger:

Med bankintegrasjon fungerer Catacloud som selve signeringsportalen for banken. Betalingsfilen sendes til banken kun når alle påkrevde godkjenninger er gjort i Catacloud. Banken trenger ikke ekstra godkjenning etter at filen er mottatt.

Dette betyr at:

Har dere allerede sendt betalinger direkte i nettbanken og disse henger i «Til godkjenning» i Catacloud: slett betalingene fra betalingslisten og sett bilaget som betalt via konto 1920 på selve bokføringen.
​
​Merk! Slett kun betalinger fra Catacloud slik at synkronisering skjer via integrasjonen og man ikke mister historikk. Slettes det direkte i banken vil det ikke bli oppdatert i Catacloud.

Gå til Administrasjon → Regnskap og finn seksjonen Attestasjon.

Her kan du konfigurere følgende innstillinger:

Aktivert
Slår attestering av bilag av og på.

Krev minst
Velg antall attestanter som er påkrevd: Ingen attestanter påkrevd, 1–5 attestanter. Attestering aktiveres ikke på bilaget med mindre dette antallet er oppfylt.

Faste godkjennere
Velg hvilke brukere som er tilgjengelige som attestanter. Innstillingen «En av» betyr at én av de valgte personene er nok – «Alle» betyr at samtlige valgte må godkjenne.

Bare på bilagstype
Begrens attestering til spesifikke bilagstyper: Kundefaktura, Leverandørfaktura, Tolldeklarasjon, Bankutskrift eller Avansert bilag. Lar du feltet stå tomt, gjelder attestering alle bilagstyper.

Nedre beløpsgrense
Attestering gjelder kun for bilag med beløp høyere enn denne grensen. Sett til 0,00 for at attestering skal gjelde alle beløp.

På nytt ved avslag
Når aktivert: de som tidligere avslo en attestering, må inkluderes neste gang bilaget sendes til godkjenning på nytt.

Avdelingsledere
Krever godkjenning fra avdelingsleder ved bokføring på avdeling.

Prosjektledere
Krever godkjenning fra prosjektleder ved bokføring på prosjekt.

Påkrevde dimensjoner
Bestemmer om påkrevde dimensjoner (fra hovedbokskonto) legges til av første eller siste godkjenner.

Valgfritt for integrasjoner
Lar integrasjoner som bokfører bilag automatisk slippe attesteringskravene. Denne må være aktivert dersom dere bruker Nettlønn eller andre integrasjoner som overfører lønnsfil eller betalingsfil til Catacloud – ellers vil filen bli blokkert av attesteringskravet og ikke komme inn.

Tillat selvtildeling
Lar brukere tilordne attestering til seg selv.

Overstyre regler
Lar administratorer overstyre regler og krav til attestering.

Klikk Oppdater innstillinger når du er ferdig.

Gå til Administrasjon → Bank og scroll ned til seksjonen Attestasjon.

Her kan du konfigurere følgende innstillinger:

Vent til godkjent bilag
Blokkerer betaling fra å bli godkjent så lenge bilaget er sendt til attestering men ikke er godkjent ennå. Anbefalt å ha aktiv dersom attestering av bilag er i bruk.

Aktivert bankattestasjon
Slår attestering av betaling av og på. Når aktiv, må betalingen godkjennes i Catacloud før betalingsfilen sendes til banken.

Krev minst
Antall attestanter som er påkrevd for betaling: Ingen attestanter påkrevd eller et spesifikt antall.

Faste godkjennere
Velg hvem som kan attestere betalinger. «En av» betyr at én av de valgte er tilstrekkelig – «Alle» krever godkjenning fra samtlige.

Nedre beløpsgrense
Attestering av betaling gjelder kun beløp over denne grensen.

På nytt ved avslag
Krever at de som avslo sist, er med igjen når betalingen sendes til godkjenning på nytt.

Tillat selvtildeling
Lar brukere tilordne betalingsattesteringen til seg selv.

Overstyre regler
Lar administratorer overstyre regler og krav til attestering av betaling.

Klikk Lagre endringer når du er ferdig.

Den enkleste måten å få oversikt over alt som venter på godkjenning er via Godkjenninger-modulen. Her vises alle bilag og betalinger som er til attestering i én liste, med kolonner for beskrivelse, mottaker, godkjenner, bilag, forfallsdato og beløp.

Du kan filtrere på type og attestant, og se statusene Til godkjenning, Avvist, Videresendt og Godkjent.

I listen vises to typer oppgaver i BILAG-kolonnen:

Slik godkjenner du fra Godkjenninger-modulen:

Merk! Betalingen kan ikke signeres eller sendes til banken før alle påkrevde attestanter har godkjent. Frem til da viser bilaget status Venter på godkjenning fra [antall] under seksjonen Betaling.

I betalingslisten (Bank → Betalinger → Til godkjenning) vises betalinger som venter på bilagsattest med status Til godkjenning og underteksten Venter på godkjenning av bilag. Bryteren Kun betalinger klare for signering er alltid synlig, men har bare effekt når attestering er aktivert – slå den på for å skjule betalinger som ikke er klare og kun se de som kan signeres.

Under Faste godkjennere velger du om én av de valgte attestantene er nok, eller om alle må godkjenne. Dette er den innstillingen som oftest er feil konfigurert.

Har du satt opp to attestanter og valgt «En av», er det tilstrekkelig at én godkjenner – den andre vil ikke se noe til attestering, og betalingen eller bilaget går videre etter første godkjenning.

Skal begge godkjenne, må du velge «Alle».

Merk: Endrer du denne innstillingen, gjelder det kun for nye attestoppgaver – betalinger som allerede er sendt til attestering påvirkes ikke.

Brukere som har rettigheter til å sende betaling til banken og signere med BankID bør ikke settes opp som attestanter.

Attestering er en intern forhåndsgodkjenning – ikke selve betalingen. En bruker som attesterer godkjenner at en betaling er riktig, men pengene er ikke sendt. Det er først når noen med betalingsrettigheter bekrefter og signerer med BankID at betalingen faktisk går ut.

Vanlig konsekvens: En bruker med betalingsrettigheter attesterer og tror de har betalt. Betalingen venter likevel på BankID-signering. Regnskap ser at betalingen henger i «Til godkjenning» og sender den på nytt – noe som kan føre til dobbeltbetaling.

Med bankintegrasjon finnes det to separate godkjenningslag – disse er uavhengige av hverandre og bør ikke forveksles:

1. Intern attestering i Catacloud (under Administrasjon → Bank → Attestasjon): En intern forhåndskontroll som skjer før betalingen sendes til banken. Antall attestanter settes og styres i Catacloud.

2. Bank-signering: Det faktiske antallet signaturer banken krever, hentes automatisk fra bankavtalen – ikke fra Catacloud-innstillingen for attestering. Catacloud leser dette når en betaling initieres. Skal antallet bankgodkjenninger endres, ta kontakt med oss – det kan ikke justeres direkte i Catacloud.

De to lagene er uavhengige. Du kan ha intern attestering uten bank-signering, bank-signering uten intern attestering, eller begge kombinert.

Merk: Endringer i antall bank-signeringer gjelder kun for nye betalinger – betalinger som allerede er opprettet beholder antallet som gjaldt da de ble opprettet.

Kan ikke godkjenner være den samme som opprettet betalingen?
Noen bankavtaler krever at godkjenner er en annen person enn den som opprettet betalingen. Hvis det er tilfellet, viser Catacloud en informasjonsmelding og betalingen forblir stående til en annen bruker logger inn og godkjenner.

Ta kontakt med support og oppgi selskapet, hvilken bilagstype eller betaling det gjelder, og hva du har forsøkt, hvis: