Her setter du opp hvem som skal godkjenne bilag og betalinger, og når. Er du usikker på hva attestering er, eller forskjellen på attestering og bank-signering, les først Hva er attestering – og hva er forskjellen på attestering og bank-signering?
Den viktigste regelen
Alle som er lagt på et bilag eller en betaling, må godkjenne. Det gjelder uansett hva som er valgt under «Faste godkjennere». Skal bare én person godkjenne, må bilaget sendes til bare én person.
Sette opp attestering av bilag
Gå til Administrasjon → Regnskap og finn seksjonen Attestasjon.
Aktivert
Slår attestering av bilag av og på.
Krev minst
Hvor mange personer som minst må legges på bilaget når det sendes til attestering: Ingen attestanter påkrevd, eller 1–5 attestanter. Alle som legges på, må godkjenne.
Faste godkjennere
Bestemmer hvem som må være med når bilaget sendes til attestering – ikke hvor mange som må godkjenne.
«En av» – minst én av de valgte personene må legges på bilaget.
«Alle» – alle de valgte personene må legges på bilaget.
Se «En av» og «Alle» – viktig forskjell lenger ned.
Bare på bilagstype
Begrens attestering til spesifikke bilagstyper: Kundefaktura, Leverandørfaktura, Tolldeklarasjon, Bankutskrift eller Avansert bilag. Lar du feltet stå tomt, gjelder attestering alle bilagstyper.
Nedre beløpsgrense
Attestering gjelder kun for bilag med beløp høyere enn denne grensen. Sett til 0,00 for at attestering skal gjelde alle beløp.
På nytt ved avslag
Når aktivert: de som tidligere avslo en attestering, må inkluderes neste gang bilaget sendes til godkjenning på nytt.
Avdelingsledere
Krever godkjenning fra avdelingsleder ved bokføring på avdeling.
Prosjektledere
Krever godkjenning fra prosjektleder ved bokføring på prosjekt.
Påkrevde dimensjoner
Bestemmer om påkrevde dimensjoner (fra hovedbokskonto) legges til av første eller siste godkjenner.
Valgfritt for integrasjoner
Lar integrasjoner som bokfører bilag automatisk slippe attesteringskravene. Denne må være aktivert dersom dere bruker Nettlønn eller andre integrasjoner som overfører lønnsfil eller betalingsfil til Catacloud – ellers blir filen blokkert av attesteringskravet og kommer ikke inn.
Tillat selvtildeling
Lar brukere tilordne attestering til seg selv. Er denne av, vises ikke ditt eget navn i listen når du sender et bilag til attestering.
Overstyre regler
Lar administratorer overstyre regler og krav til attestering.
Klikk Oppdater innstillinger når du er ferdig.
Sette opp attestering av betaling
Gå til Administrasjon → Bank og scroll ned til seksjonen Attestasjon.
Vent til godkjent bilag
Hindrer at en betaling signeres før bilaget er bokført. Det gjelder både bilag som er sendt til attestering og ikke godkjent ennå, og bilag som fortsatt ligger i bilagsmottaket eller som kladd. Anbefalt å ha aktiv dersom attestering av bilag er i bruk. Betalinger uten bilag, som mva-oppgjør, lønn og overføring mellom egne kontoer, stoppes ikke av innstillingen. Administratorer kan heller ikke overstyre den med Overstyre regler. Innstillingen vises bare når selskapet har en aktiv bankintegrasjon.
Aktivert bankattestasjon
Slår attestering av betaling av og på. Når aktiv, må betalingen godkjennes i Catacloud før betalingsfilen sendes til banken.
Krev minst
Hvor mange personer som minst må legges på betalingen når den sendes til attestering. Alle som legges på, må godkjenne.
Faste godkjennere
«En av» betyr at minst én av de valgte må legges på betalingen – «Alle» betyr at alle de valgte må legges på.
Nedre beløpsgrense
Attestering av betaling gjelder kun beløp over denne grensen.
På nytt ved avslag
Krever at de som avslo sist, er med igjen når betalingen sendes til godkjenning på nytt.
Tillat selvtildeling
Lar brukere tilordne betalingsattesteringen til seg selv. Er denne av, vises ikke ditt eget navn i listen når du sender en betaling til attestering.
Overstyre regler
Lar administratorer overstyre regler og krav til attestering av betaling. Kravet fra Vent til godkjent bilag om at bilaget må være bokført, kan ikke overstyres.
Klikk Lagre endringer når du er ferdig.
Bruker dere både bilags- og betalingsattest? Attestantene på bilaget følger ikke med til betalingen – de må legges på manuelt. Se Betalingen står fast i Attestasjon uten attestanter – hva gjør jeg?
Vanlige feil
«En av» og «Alle» – viktig forskjell
«En av» og «Alle» bestemmer hvem som må legges på bilaget når det sendes til attestering. De bestemmer ikke hvor mange som må godkjenne. Alle som er lagt på bilaget, må godkjenne.
Eksempel: Dere har valgt «En av» med Kari og Ola som faste godkjennere.
Bilaget sendes bare til Kari → det holder at Kari godkjenner.
Bilaget sendes til både Kari og Ola → begge må godkjenne. Godkjenner bare Kari, står bilaget med «Venter på godkjenning fra (1/2)».
Vil dere at én av to skal godkjenne, men vet ikke hvem? Velg «En av», send bilaget til bare én av dere, og bruk Videresend hvis det havnet hos feil person. Skal begge alltid godkjenne? Velg «Alle».
Merk: Endrer du denne innstillingen, gjelder det kun bilag som sendes til attestering etter endringen.
Betalingen kan ikke signeres – bilaget er ikke bokført
Får du en av disse meldingene når du prøver å signere, er det innstillingen Vent til godkjent bilag som stopper betalingen:
«En eller flere betalinger gjelder et bilag som ikke er bokført; bokfør bilaget før du betaler det» – bilaget ligger fortsatt i bilagsmottaket eller som kladd. Ingen er bedt om å attestere det, så det hjelper ikke å vente. Åpne bilaget og bokfør det, eller send det til attestering. Når bilaget er bokført, kan betalingen signeres.
«En eller flere betalinger venter på godkjenning av bilag» – bilaget er sendt til attestering. Attestantene må godkjenne, og bilaget må være bokført, før betalingen kan signeres.
I betalingslisten står årsaken også rett på raden, og betalingen kan ikke velges.
Ikke sett opp betalingsbrukere som attestanter
Brukere som sender betalinger til banken og signerer med BankID, bør ikke også være attestanter. Det er lett å tro at man har betalt når man bare har attestert – og da kan betalingen bli sendt på nytt og betalt to ganger. Les mer i Attestering og betaling – hva er forskjellen, og hvem bør gjøre hva?
Attestantene trenger ikke bokføringstilgang
Bilaget bokføres på vegne av den som sendte det til attestering. Se Hvilke tilganger trengs for å registrere betalinger og bokføre bilag?
Attestanter med tilgang til bare egen avdeling
En attestant som har Begrens tilganger og bare ser sine egne avdelinger, kan likevel åpne og godkjenne en faktura vedkommende er lagt på – også når fakturaen er fordelt på andre avdelinger. Linjene på de andre avdelingene vises låst. Se Begrens tilgang per avdeling: hva brukeren ser – og ikke ser.
Faktura i utenlandsk valuta kan ikke sendes til attestasjon
Får du feilmeldingen «Når du bruker en annen valuta, kan du ikke opprette en fremtidig transaksjon», er fakturaen i en annen valuta enn NOK, og fakturadatoen eller betalingsdatoen ligger fram i tid. Å sende til attestasjon kontrolleres på samme måte som bokføring. Betalingsdatoen fylles automatisk med forfallsdatoen – skal du betale utenfor Catacloud, tøm Betaling-delen og send på nytt. Se Vekslingskurs ved bokføring i utenlandsk valuta.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt med support og oppgi selskapet, hvilken bilagstype eller betaling det gjelder, og hva du har forsøkt, hvis:
En bruker ikke ser attesteringsknappen selv om attestering er aktivert.
Et bilag sitter fast i «Venter på attestering» selv om alle under fanen Attestasjon står som Godkjent.
Les også
Godkjenningsmodulen – godkjenne bilag og betalinger – slik godkjenner du
Begrens tilgang per avdeling: hva brukeren ser – og ikke ser – attestanter med tilgang til bare egen avdeling
Vekslingskurs ved bokføring i utenlandsk valuta – feilmelding om dato fram i tid ved annen valuta