Forutsetninger
For å sende betaling til banken fra Catacloud må:
Bilaget være attestert og bokført, hvis innstillingen Vent til godkjent bilag er på. Er innstillingen av, kan betalingen sendes selv om bilaget ikke er ferdig attestert
Du ha riktig tilgang til betalingsmodulen
Bankintegrasjonen være satt opp og aktiv
Banksamtykket (BankID-godkjenning) være gyldig – du vil få varsel hvis det har utløpt
Oversikt over betalingslisten
Gå til Bank → Betalinger i venstremenyen. Betalingslisten er delt inn i fem faner:
Til godkjenning – betalinger som er klare eller venter på attestering
Behandles hos bank – betalinger som er sendt og er til behandling
Avvist – betalinger som er avvist av banken
Betalt – gjennomførte betalinger
Alle – full oversikt uavhengig av status
Øverst til høyre finner du bryteren Kun betalinger klare for signering. Når den er på, skjules betalinger som venter på attestering av selve betalingen, eller der attesteringen er avvist. Er innstillingen Vent til godkjent bilag på, skjules også betalinger der bilaget ikke er attestert og bokført ennå. Du ser da kun de som faktisk kan sendes til banken akkurat nå. Nyttig når du har mange betalinger og vil jobbe effektivt.
Betalingsstatuser i «Til godkjenning»
En betaling kan ha disse tilstandene i denne fanen:
Til godkjenning (med hake ✓) – bilaget er attestert og betalingen er klar til å sendes til banken.
Til godkjenning – Venter på godkjenning av bilag – betalingen er sendt til attestering, men ikke godkjent ennå. Den kan ikke sendes til banken før attesteringen er godkjent, og den forsvinner fra visningen hvis du slår på «Kun betalinger klare for signering».
Til godkjenning – Bilaget må bokføres før betalingen kan signeres – bilaget ligger fortsatt i bilagsmottaket eller som kladd, og innstillingen Vent til godkjent bilag er på. Betalingen kan ikke velges før bilaget er bokført. Den forsvinner også fra visningen når «Kun betalinger klare for signering» er på.
Til godkjenning – Bilaget må attesteres og bokføres før betalingen kan signeres – vises i stedet for «Venter på godkjenning av bilag» når Vent til godkjent bilag er på.
Til godkjenning – med grønn og grå strek under – betalingen krever mer enn én signatur etter bankavtalen, og noen har allerede signert. Hver del av streken er én signatur: grønn er signert, grå mangler fortsatt. Hold musepekeren over streken for å se hvem som har signert og hvem det venter på. Når alle har signert, går betalingen videre til banken. Se også To signaturer – bankavtale eller Catacloud-attestering? lenger ned.
Slik sender du betaling til banken
Gå til Bank → Betalinger i venstremenyen.
Velg de betalingene du vil sende. Kun betalinger med hake ✓ kan velges – de uten hake venter på at bilaget attesteres eller bokføres.
Kontroller beløp, konto og betalingsdato.
Klikk Bekreft betalinger.
Bekreft med BankID når du blir bedt om det.
Betalingen er nå sendt til banken for behandling. Statusen oppdateres automatisk.
Betalingen har passert forfall
En betaling som har passert forfallsdatoen, kan fortsatt godkjennes og sendes til banken. Catacloud sender den da med dagens dato som betalingsdato. At betalingen er forfalt, er altså ikke grunnen til at den ikke kan godkjennes.
Vil du ha en annen betalingsdato, endrer du betalingen før du godkjenner den. Se Endre eller slette en betaling – før og etter at den er sendt til banken.
Merk: Lønnsutbetalinger må ha en betalingsdato som er i dag eller senere, og som er en virkedag.
To signaturer – bankavtale eller Catacloud-attestering?
Noen selskaper krever at to personer godkjenner en betaling. Det er viktig å skille mellom to ting som ofte forveksles: BankID-signering og attestering.
BankID-signering – bankavtale om 2 signaturer
Bankens krav om 2 signaturer er satt opp i bankavtalen – ikke i Catacloud. To autoriserte personer må signere med BankID for at betalingen gjennomføres. Du trenger ikke aktivere noe ekstra i Catacloud for dette.
Med bankintegrasjon: Catacloud fungerer som signeringsportal. Den første signeringen gjøres i Catacloud. Den andre kan gjøres i Catacloud eller direkte i nettbanken – signeres den i nettbanken, oppdateres betalingen i Catacloud ved neste synkronisering av betalingsstatus. Unntak: Kunder med Danske Bank via ZTL må foreløpig gjøre 2. godkjenning i nettbanken. Se Andre signatur i nettbanken – slik fungerer det med bankintegrasjon.
Merk: Når alle påkrevde signeringer er fullført i Catacloud og betalingen er oversendt til banken for behandling, er ytterligere signeringer i Catacloud ikke mulig. Videre behandling skjer da eventuelt i nettbanken.
Har banken endret antall signaturer?
Antall signaturer styres av bankavtalen, og Catacloud følger bankens oppsett når en betaling sendes. Du trenger derfor ikke endre noe i Catacloud. Endringen gjelder nye betalinger.
Betalinger som allerede er avvist, kan ikke endres eller sendes på nytt:
Sjekk først i nettbanken at betalingen ikke er gjennomført, så du ikke betaler dobbelt.
Slett betalingen under Bank → Betalinger → Avvist.
Legg betalingen inn på nytt og send den til banken.
Attestering av betaling i Catacloud
Attestering er en separat intern godkjenningskontroll i Catacloud – helt uavhengig av bankens signeringskrav. Den skjer før BankID-signeringen og kan brukes enten banken krever 1 eller 2 signaturer. Aktiveres under Administrasjon → Modul-innstillinger → Bank.
Merk: BankID-signering og attestering er to forskjellige ting. Attestering er en intern forhåndsgodkjenning i Catacloud. BankID-signeringen er selve autoriseringen som sender betalingen til banken.
Det er mulig å kombinere begge – da kreves intern attestering i Catacloud og BankID-signering.
Se artikkelen Sette opp attestering av bilag og betalinger for å aktivere og konfigurere attestering i Catacloud.
«Du må fornye samtykke ditt med banken»
Banksamtykket utløper jevnlig og må fornyes. Slik gjør du det:
Du vil se en melding om at samtykket må fornyes når du prøver å godkjenne eller sende betaling.
Klikk på lenken i meldingen, eller gå til Administrasjon → Modul-innstillinger → Bank og scroll ned til seksjonen Samtykker.
Logg inn med BankID med samme innloggings-ID som du bruker i bedriftens nettbank.
Samtykket er nå fornyet og betalingen kan gjennomføres.
Merk: Hvis du allerede har prøvd å fornye og fortsatt får meldingen, prøv å starte en ny betaling – dette kan i noen tilfeller trigge fornyelsesprosessen på nytt.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt med support og oppgi:
Navn på selskapet
Hvilket bilag eller beløp det gjelder
Hvilken bank som er koblet til
Eksakt feilmelding (skjermbilde)