Med Videresend gir du din godkjenning av et bilag eller en betaling videre til en annen person – for eksempel hvis det kom til feil person eller du skal være borte. Hjelper ikke videresending, kan attesteringen avbrytes og bilaget sendes på nytt til en annen.
Videresende – når og hvordan
Med Videresend gir du din godkjenning videre til en annen person. Din del regnes da som ferdig, og bilaget venter i stedet på den du sendte det til. Videresending fungerer på samme måte for bilag og for betalinger.
Husk: Alle som er lagt på et bilag eller en betaling, må godkjenne. Skal bare én person godkjenne, må bilaget sendes til bare én person.
Når må du videresende?
Bilaget kom til feil person. Dere bruker «En av» og vet ikke på forhånd hvem som skal godkjenne. Send bilaget til én av dere. Er det feil person, videresender hen til den andre.
Du kan ikke vurdere bilaget. For eksempel hvis kjøpet hører til en annen avdeling eller et annet prosjekt enn ditt. Videresend til den som kjenner til kjøpet.
Du skal være borte. Skal du på ferie eller være borte, videresend bilagene som venter på deg før du går. Bare du kan videresende dine egne godkjenninger. Er du allerede borte, se Når hjelper ikke videresending? under.
Betalinger til attestering. Har dere attestering av betaling, gjelder det samme for betalinger: kom betalingen til feil person, videresender hen den.
Slik videresender du
Fra bilaget:
Åpne bilaget eller betalingen.
Klikk feltet Videresend nederst og velg personen som skal godkjenne i stedet for deg.
Skriv gjerne en kommentar i kommentarfeltet ved siden av, f.eks. hvorfor du videresender.
Den blå knappen endrer seg fra Godkjenn til Videresend. Klikk den.
Fra Godkjenninger-modulen: Klikk videresend-ikonet på raden. Ikonet vises bare på bilag og betalinger som venter på deg.
Bilaget flyttes til fanen Videresendt hos deg, og dukker opp under Til godkjenning hos den du sendte det til.
Viktig å vite
Videresend til bare én person. Velger du flere, må alle du videresender til godkjenne.
Du kan ikke videresende til noen som allerede er lagt på bilaget. De er grå i listen.
Bare den som har fått bilaget, kan videresende det. Ingen andre kan videresende på dine vegne.
Når hjelper ikke videresending?
Bilaget er sendt til begge (eller flere). Da må alle godkjenne – og du kan ikke videresende til noen som allerede er lagt på. Du har to valg:
Den som ikke har godkjent ennå, godkjenner også.
Eller: avbryt attesteringen og send bilaget på nytt til bare én person. Merk: Godkjenninger som allerede er gitt, forsvinner når attesteringen avbrytes.
Attestanten er borte og har ikke videresendt. Da må attesteringen avbrytes og bilaget sendes på nytt til en annen.
Hvem kan avbryte en attestering? Den som sendte bilaget til attestering, en administrator eller en regnskapsfører. Åpne bilaget, klikk pilen ved siden av Godkjenn og velg Avbryt attestering. Du kan også klikke krysset til høyre på raden i Godkjenninger-modulen.
Feil konto eller beløp på et bilag som venter på attestering
Mens et bilag venter på attestering, er bilagslinjene låst – også konto og beløp. Det er fordi linjene er det attestanten godkjenner. De fleste ser derfor feltene grå, selv om de ellers kan endre bilag.
Hvem kan endre linjene under attestering? Bare en attestant som bilaget fortsatt venter på, og som har tilgangen Kan endre bilagslinjer under attestasjon i tilgangsgruppen sin. Har attestanten allerede godkjent eller avvist, er linjene låst også for hen.
Slik retter du kontoen når du ikke kan endre linjene
Avbryt attesteringen (se Hvem kan avbryte en attestering? over).
Bilaget går tilbake som kladd i innboksen. Åpne det og rett kontoen eller beløpet.
Send bilaget til attestering på nytt.
Merk: Godkjenninger som allerede er gitt, forsvinner når attesteringen avbrytes, så alle må godkjenne på nytt.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt med support og oppgi selskapet, hvilken bilagstype eller betaling det gjelder, og hva du har forsøkt, hvis:
En bruker ikke ser attesteringsknappen selv om attestering er aktivert.
Et bilag sitter fast i «Venter på attestering» selv om alle under fanen Attestasjon står som Godkjent.