Attestering er en intern godkjenning av bilag og betalinger i Catacloud, mens bank-signering er signaturretten i bankavtalen – banken slipper ikke betalingen gjennom før nok personer har signert.
Hva er attestering?
Attestering er en intern godkjenningsprosess der én eller flere personer må godkjenne et bilag eller en betaling før den kan behandles videre. Det er et kontrollverktøy – ikke en bankavtale.
I Catacloud kan du sette opp attestering på to nivåer:
Attestering av bilag – bilaget (f.eks. en leverandørfaktura) må godkjennes av én eller flere personer før det kan betales.
Attestering av betaling – selve betalingen må godkjennes i Catacloud før betalingsfilen sendes til banken.
De to er uavhengige og kan brukes hver for seg eller kombinert.
Den viktigste regelen
Alle som er lagt på et bilag eller en betaling, må godkjenne. Det gjelder uansett hva som er valgt under «Faste godkjennere». Skal bare én person godkjenne, må bilaget sendes til bare én person.
Hva er forskjellen på bankavtale og Catacloud-attestering?
Det er viktig å skille mellom to ulike oppsett for godkjenning av betalinger:
Selskapet har en avtale i Banken om hvem som har signaturrett – En eller To autoriserte personer må signere betalingen for at den skal bli prosessert videre.
Se mer i artikkelen Sende betaling til banken.Attestering i Catacloud – En intern kontroll som skjer før betalingen forlater Catacloud. Betalingsfilen sendes ikke til banken før alle som er lagt på betalingen har godkjent i Catacloud.
Intern attestering og bank-signering er to uavhengige lag
Med bankintegrasjon finnes det to separate godkjenningslag – disse er uavhengige av hverandre og bør ikke forveksles:
1. Intern attestering i Catacloud (under Administrasjon → Bank → Attestasjon): En intern forhåndskontroll som skjer før betalingen sendes til banken. Antall attestanter settes og styres i Catacloud.
2. Bank-signering: Det faktiske antallet signaturer banken krever, hentes automatisk fra bankavtalen – ikke fra Catacloud-innstillingen for attestering. Catacloud leser dette når en betaling initieres. Skal antallet bankgodkjenninger endres, ta kontakt med oss – det kan ikke justeres direkte i Catacloud.
De to lagene er uavhengige. Du kan ha intern attestering uten bank-signering, bank-signering uten intern attestering, eller begge kombinert.
Merk: Endringer i antall bank-signeringer gjelder kun for nye betalinger – betalinger som allerede er opprettet beholder antallet som gjaldt da de ble opprettet.
Trenger dere egentlig begge lag?
Vurder om dere faktisk trenger både bilagsattest og betalingsattest kombinert. Hvis målet er «to personer må godkjenne før pengene forlater kontoen», holder det som regel med bank-signering alene – banken slipper ikke betalingen gjennom før antall signaturer er oppfylt. Å slå på betalingsattest i tillegg gir et ekstra manuelt steg (se artikkelen Betalingen står fast i Attestasjon uten attestanter – hva gjør jeg?) som mange ikke har behov for.
Trenger dere en ekstra intern kontroll før betalingen når banken – for eksempel at daglig leder skal godkjenne før regnskap sender – gir kombinasjonen mening. Uten et slikt behov er det som regel enklere å velge kun ett lag.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt med support og oppgi selskapet, hvilken bilagstype eller betaling det gjelder, og hva du har forsøkt, hvis:
Du er usikker på om dere bør endre bankavtalen eller sette opp attestering i Catacloud.
Du vil endre antall påkrevde bankgodkjenninger i integrasjonen.