Har du gitt en gruppeleder eller økonomiansvarlig tilgang til bare sin egen avdeling, men vedkommende ser likevel bilag og fakturaer fra andre avdelinger? Denne artikkelen forklarer hva innstillingen Begrens tilganger faktisk begrenser i dag.
Kort fortalt
Begrens tilganger begrenser regnskapsrapportene til avdelingene brukeren er medlem av. Den begrenser ikke bilagsmottak, bilagsoversikt eller fakturering. Hva brukeren ser der, styres av tilgangsgruppen – og den gjelder hele selskapet.
Dette begrenses
Når Begrens tilganger er slått på, ser brukeren bare tall fra sine egne avdelinger i:
Hovedbok
Resultat
Balanse
Saldobalanse
Kundereskontro og Leverandørreskontro
Brukeren kan også bare velge sine egne avdelinger i avdelingsvalg og filtre.
Dette begrenses ikke
Bilagsmottak – brukeren ser alle dokumenter som ligger der.
Bilagsoversikt – brukeren ser alle bilag i selskapet.
Fakturering – brukeren ser alle fakturaer, også fra andre avdelinger.
Har brukeren tilgang til disse modulene via tilgangsgruppen sin, ser vedkommende alt innholdet der, uansett avdeling.
Trenger du at en avdelingsleder ikke skal se andre avdelingers bilag og fakturaer? Fjern tilgangen til bilagsmottak, bilagsoversikt og fakturering i tilgangsgruppen, og la avdelingslederen følge regnskapet sitt via rapportene. Se Tilgangskontroll og brukerrettigheter i Catacloud for hvordan du endrer en tilgangsgruppe.
Slik setter du det opp
Gå til Administrasjon → Brukertilgang → Medlemmer og klikk på brukeren.
Sjekk at Rolle er Medlem på fanen Generelt.
Gå til fanen Avdelinger og slå på avdelingene brukeren skal ha tilgang til.
Slå på Begrens tilganger under Innstillinger nederst.
Klikk Lagre endringer.
Verdt å vite
Administrator og Regnskapsfører begrenses aldri. Innstillingen virker bare for rollen Medlem. Har brukeren en av de andre rollene, er bryteren grå.
Avdelingsledere er automatisk medlem av avdelingen sin. Er en bruker satt som avdelingsleder for flere avdelinger, ser vedkommende alle disse – selv om bare én er slått på manuelt.
Bryteren krever minst én avdeling. Er ingen avdelinger slått på, kan du ikke aktivere Begrens tilganger.
Bilag uten avdeling vises ikke i rapportene for en begrenset bruker. Sørg for at kostnader og inntekter føres med riktig avdeling.
Rapportene viser én avdeling om gangen. Har brukeren tilgang til flere avdelinger og trenger tallene samlet, henter du én rapport per avdeling.
Attestering av fakturaer med flere avdelinger. Er brukeren lagt på en faktura som attestant, kan vedkommende åpne og godkjenne den – også når fakturaen har linjer på avdelinger brukeren ellers ikke har tilgang til. Disse linjene vises låst og kan ikke endres. Du trenger altså ikke gi brukeren midlertidig tilgang til de andre avdelingene.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt hvis en bruker med Begrens tilganger ser tall fra andre avdelinger i Resultat, Hovedbok eller de andre rapportene over. Oppgi klient, brukerens navn og e-post, hvilken rapport det gjelder og gjerne et skjermbilde.