Når et selskap er opprettet i Catacloud, er det noen innstillinger det lønner seg å gå igjennom før du begynner å bokføre. Denne sjekklisten tar deg gjennom det viktigste – og peker deg videre til egne artikler for hvert tema.
1. Selskapsdetaljer og logo
Administrasjon → Selskaps-innstillinger → Selskapsdetaljer
Oppgi selskapets navn, organisasjonsnummer, besøksadresse og postadresse. Kontaktinformasjonen hentes automatisk fra personen som oppretter selskapet. Kontroller at opplysningene er oppdatert, og endre dem til daglig leder eller riktig kontaktperson ved behov. Fakturaer fra Catacloud for abonnementet vil bli sendt til den registrerte e-postadressen.
Last opp selskapets logo under fanen Logo.
Skal Cataclouds faktura gå til en annen mottaker, endrer du det under Administrasjon → Betaling → Endre betalingsinnstillinger.
2. Brukere og tilganger
Administrasjon → Brukertilgang → Medlemmer
Inviter kolleger og gi dem riktig rolle: Medlem, Regnskapsfører eller Administrator. For Medlem-rollen justerer du detaljerte rettigheter via tilgangsgrupper – der styrer du hva de kan se og gjøre. Tilgangsgrupper administreres under Tillatelser i samme seksjon.
Har en bruker ikke godtatt invitasjonen? Sjekk at e-posten er riktig. Hvis du må sende på nytt, er det beste å slette invitasjonen og legge den til på nytt – knappen «Send på nytt» fungerer ikke alltid optimalt.
Merk: Tilgang til Filer gjelder kun egen filmodul. For å dele filer med andre brukere brukes avdeling eller prosjekt.
→ Les mer: Roller, revisortilgang og tilgangsgrupper
→ Les mer: Tilgangskontroll og brukerrettigheter
3. Regnskapsinnstillinger
Administrasjon → Modul-innstillinger → Regnskap
Innstillinger som er spesielt nyttige å ta tak i tidlig:
E-post til bilagsmottak – e-postadressen til bilagsmottaket, hvor daglig leder, leverandører og andre brukere av systemet kan sende fakturaer og bilag. Adressen kan endres til en kortere og mer brukervennlig variant dersom ønskelig.
Standard betalingsvalg – betalingsmåten som er forhåndsvalgt ved bokføring under seksjonen Betaling. Du kan endre betalingsmåten på enkeltbilag ved behov, men en riktig standardinnstilling vil spare deg for mange klikk over tid.
Avvikende regnskapsår – angi hvilken måned regnskapsåret starter i dersom selskapet ikke følger kalenderåret som regnskapsår.
MVA-innstillinger – velg innrapporteringsfrekvens for levering av MVA-melding.
4. Bank
Administrasjon → Modul-innstillinger → Bank
Her registrerer du bankkontoene som benyttes av selskapet. Standard brukskonto er konto 1920. Tilhørende opplysninger som BIC/SWIFT, banknavn og land fylles også ut her.
Faktura bankkonto – velg hvilken bankkonto som skal vises på utgående fakturaer. Dette må være satt opp for at du skal kunne opprette fakturaer. Kontoen som velges her, er den som vises på fakturaen og som kundene skal betale til.
Bankintegrasjon – opprett en bankintegrasjon via Aritma eller ZTL. Fyll ut avtalen og signer med BankID. Dette gir mulighet til å betale direkte fra systemet, samtidig som banktransaksjoner hentes inn automatisk. Automatiseringen gjør bankavstemmingen enklere og mer effektiv.
Merk: Vent med bankintegrasjonen til åpningsbalansen er på plass og verifisert – slik unngår du støy i transaksjonsbildet fra dag én. Se også igjennom hovedbok at alle transaksjoner under konto 1500 og 2400 ligger med respektive kunde- / leverandør- bokført og at ingenting ligger direkte på konto uten kunde-/leverandør valgt.
5. Åpningsbalanse
Man kan legge inn åpningsbalansen via snarveien på startsiden eller via Regnskap → Registrer åpningsbalanse – denne vises bare hvis man ikke har lagt til en åpningsbalanse.
OBS: Når du begynner å bokføre, forsvinner snarveien for åpningsbalanse. Er du ikke klar over dette, må åpningsbalansen i stedet legges inn som et avansert bilag. Legg inn åpningsbalansen før du bokfører noe annet.
6. Fakturering (hvis dere fakturerer)
Administrasjon → Modul-innstillinger → Fakturering
Skal selskapet sende fakturaer fra Catacloud, er det noen punkter å sjekke:
Neste fakturanummer – ved bytte fra et annet system, sett neste nummer riktig for å unngå hull i nummerserien.
Fakturamelding – standardteksten som følger fakturaen (f.eks. «Takk for handelen!»).
Leveringsmetoder – aktiver det dere trenger: EHF-fakturering, eFaktura (Privat) og/eller KID nummer. Merk at det kan påløpe kostnader ved aktivering og bruk.
7. Kontoplanen
Regnskap → Administrer → Kontoplan
Catacloud setter opp en standard kontoplan automatisk utifra hva man har valgt for en selskapsform. Ta en titt og juster ved behov:
Knytt riktige MVA-koder til kontoer der det er aktuelt.
Sett dimensjonskrav (f.eks. avdeling eller prosjekt) på kontoer der du alltid vil ha dimensjonsregistrering.
Lås en konto til en bestemt MVA-kode for å unngå feilføringer.
8. Attestering (valgfritt)
Trenger dere en godkjenningsflyt for bilag eller betalinger, sett opp attestering nå – før dere begynner å bokføre. Gjøres det i etterkant, kan bilag henge i systemet uten å bli behandlet.
9. Dimensjoner (valgfritt)
Skal kostnader og inntekter fordeles på avdeling, prosjekt eller egne dimensjoner, aktiveres og konfigureres dette under Administrasjon → Regnskap → fanen «Egendefinerte dimensjoner». Gjøres det i etterkant, vil eldre bilag mangle dimensjoner i rapportene.
10. Moduler
Gå gjennom Moduloversikt og aktiver modulene som er aktuelle for selskapet (f.eks. prosjekt, timeføring, godkjenning). Se priser på catacloud.no/priser.
11. Catacloud på mobil
Catacloud har ikke en egen mobilapp, men kan legges til som en snarvei på hjemskjermen på telefonen og fungerer da akkurat som en app. Det er lurt å vise dette til alle brukere tidlig, slik at de enkelt får tilgang også når de er på farten.
Når bør du kontakte oss?
Ta gjerne kontakt via chatten før du setter opp selskapet, om du er usikker på rekkefølge eller hvilke innstillinger som gjelder for ditt selskap. Oppgi organisasjonsnummer og selskapsnavn, så hjelper vi deg raskt videre.