Skal du flytte regnskapet fra et annet system til Catacloud? Her er fremgangsmåten – fra eksport av data til du er klar til å bokføre videre.
Tips: Årssskifte eller starten på en ny MVA-termin er et naturlig tidspunkt for systemskifte, men du kan bytte når som helst.
1. Hent ut data fra det gamle systemet
Eksporter det du trenger å ta med deg. Det vanligste er:
Kunde- og leverandørliste
Produkt-/varekatalog
Kontoplan
SAF-T-fil – inneholder åpningsbalanse og eventuelt bevegelser for foregående år
Faktura- og bilagshistorikk for referanse (kan beholdes i det gamle systemet)
Husk å beholde tilgang til det gamle systemet til du har verifisert at alt stemmer i Catacloud.
2. Opprett selskapet og gå igjennom grunnoppsett
Før du importerer data bør grunninnstillingene være på plass: selskapsdetaljer og kontoplan som stemmer med type bedrift som er opprettet.
3. Importer SAF-T-fil
SAF-T-filen er den viktigste importen – den gir deg åpningsbalansen og eventuelt bevegelsene for et tidligere regnskapsår inn i Catacloud.
OBS – dette er kritisk: Du kan ikke importere en SAF-T-fil etter at du har begynt å bokføre. Gjør alltid SAF-T-importen før du fører noen bilag. Ved import av flere filer, importer i kronologisk rekkefølge.
Slik importerer du:
Gå til Administrasjon → Dataoverføring.
Velg SAF-T-import og last opp filen.
Du får opp et valg-skjermbilde med alt som kan importeres fra filen. Huk av det du vil ta med.
Hva kan importeres?
Kontoer – alltid forhåndsvalgt (grå hake) og kan ikke velges bort. Kontoplanen fra SAF-T-filen importeres alltid.
Kunder og Leverandører – kontakter fra det gamle systemet. Kan velges bort.
Avdelinger og Prosjekter – dimensjoner brukt i det gamle regnskapet. Kan velges bort.
Ansatte – støttes ikke. Ansatte må legges inn manuelt i Catacloud.
Regnskap – se under.
Hva betyr «Konflikter»?
Hvis en kategori viser for eksempel «Konflikter 4», betyr det at noen poster fra SAF-T-filen allerede finnes i Catacloud, men med avvikende informasjon. Klikk på pilen til høyre for kategorien for å se detaljer.
For hvert konfliktpunkt velger du én av tre handlinger i kolonnen HANDLING:
Map til – koble SAF-T-posten til en eksisterende post i Catacloud. Data fra SAF-T-filen brukes ikke; du beholder det som allerede er i Catacloud.
Overskriv – erstatt informasjonen i Catacloud med det som er i SAF-T-filen.
Opprett ny – opprett en ny post i Catacloud basert på SAF-T-filen, i tillegg til den som allerede finnes.
Poster uten konflikt (grønn hake) mappes automatisk og krever ingen handling.
Regnskapsvalg – to alternativer under «Regnskap»:
Bilag og transaksjoner – importerer regnskapspostene for det året SAF-T-filen gjelder. Brukes hvis du vil ha historiske bilag synlige i Catacloud.
Legg til åpningsbalanse – importerer kun åpningsbalansen for SAF-T-filens år. Brukes for å starte med riktig inngående balanse uten å importere alle historiske bevegelser.
Du kan huke av begge, eller bare ett av alternativene, avhengig av behovet.
Feilmelding: «Du må velge en hjelpekonto som differansen vil bli ført på»
Denne feilen dukker opp når det er en differanse mellom debet og kredit i SAF-T-filen. Catacloud trenger en konto å parkere differansen på for at importen skal gå i balanse. Velg en egnet konto i feltet Velg konto (typisk en mellomregningskonto, for eksempel 8999).
4. Importer kunder, leverandører og produkter
Kunder, leverandører og produkter kan importeres via Excel-fil. Gå til Administrasjon → Dataoverføring og klikk Import ved den aktuelle typen. Last ned malen som følger med, fyll den ut og last opp.
Kundefilen er en Excel-fil med følgende felter. Bare Navn er påkrevd – alle andre felt er valgfrie:
Navn (påkrevd)
Organisasjonsnummer, Kundenummer
Adresse, Postnummer, By, Fylke, Landkode
Telefon, Mobil, Faks, Epost, Faktura-epost, Hjemmeside
Forfallsdager (standard: 14), Rabatt prosent
Faktura valuta, Faktura språk, Faktura leveringsmåte (Epost, post, print, peppol, efaktura, avtalegiro, digipost)
Type (private / company), MVA-registrert (1/0), Aktiv (1/0)
Leverandørfilen har tilsvarende format. Klikk «beskrivelse av import» ved hver type for å laste ned malen med alle kolonner og godkjente verdier.
5. Verifiser at tallene stemmer
Etter importen, sjekk at følgende stemmer mot det gamle systemet:
Saldobalanse – kontroller at alle kontoer har riktig saldo.
Kundereskontro – se at åpne poster er lagt til riktig kunde.
Leverandørreskontro – se at åpne poster er lagt til riktig leverandør.
Stemmer alt, kan du eventuelt importere neste regnskapsår på samme måte.
Merk: Når du begynner å bokføre, låses importen og kan ikke slettes uten at det oppstår feil. Verifiser grundig før du fører noe.
6. Sett neste fakturanummer
Bytter du system midt i et år, er det viktig å sette riktig neste fakturanummer i Catacloud slik at nummerserien ikke får hull.
Gå til Administrasjon → Faktura og oppdater feltet for neste fakturanummer.
7. Koble til banken
Når du har verifisert at saldobalansen stemmer, er du klar til å koble til banken og hente inn transaksjoner.
Vanlige spørsmål
Hva skjer med det gamle regnskapet? Det beholder du i det gamle systemet så lenge du har tilgang der. Hent ut alt du trenger før du avslutter abonnementet.
Når er det lurt å bytte? Rundt et nytt regnskapsår eller en ny MVA-termin gir minst dobbeltarbeid, men det er fullt mulig å bytte når som helst i løpet av året.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt i chatten før du starter overføringen, særlig hvis du er usikker på hvordan du eksporterer SAF-T fra det gamle systemet. Oppgi hvilket system du bytter fra, så hjelper vi deg videre.