Skal du flytte regnskapet fra et annet system til Catacloud? Her er fremgangsmåten – fra eksport av data til du er klar til å bokføre videre.
Tips: Årsskifte eller starten på en ny MVA-termin er et naturlig tidspunkt for systemskifte, men du kan bytte når som helst.
1. Hent ut data fra det gamle systemet
Eksporter det du trenger å ta med deg. Det vanligste er:
Kunde- og leverandørliste
Produkt-/varekatalog
Kontoplan
SAF‑T-fil – inneholder åpningsbalanse og eventuelt bevegelser for foregående år
Faktura- og bilagshistorikk for referanse (kan beholdes i det gamle systemet)
Husk å beholde tilgang til det gamle systemet til du har verifisert at alt stemmer i Catacloud.
2. Opprett selskapet og gå igjennom grunnoppsett
Før du importerer data bør grunninnstillingene være på plass: selskapsdetaljer og kontoplan.
3. Importer SAF‑T-fil
SAF‑T-filen er den viktigste importen – den gir deg åpningsbalansen og eventuelt bevegelsene for et tidligere regnskapsår inn i Catacloud.
OBS – dette er viktig: Gjør alltid SAF‑T-importen før du fører noen bilag i Catacloud, og verifiser grundig at alt stemmer først. Årsaken er ikke at selve importen blir umulig senere, men at du mister muligheten til å angre importen så snart det finnes bilag bokført etter importtidspunktet – da låses den. Oppdager du en feil i en import etter at bokføringen er i gang, må feilen rettes manuelt i regnskapet i stedet for å angre og importere på nytt. Ved import av flere filer, importer i kronologisk rekkefølge.
Slik importerer du:
Gå til Administrasjon → Dataoverføring.
Velg SAF‑T-import og last opp filen.
Du får opp et valg-skjermbilde med alt som kan importeres fra filen. Huk av det du vil ta med.
Hva kan importeres?
Kontoer – alltid forhåndsvalgt (grå hake) og kan ikke velges bort. Kontoplanen fra SAF‑T-filen importeres alltid.
Kunder og Leverandører – kontakter fra det gamle systemet. Kan velges bort.
Avdelinger og Prosjekter – dimensjoner brukt i det gamle regnskapet. Kan velges bort.
Ansatte – støttes ikke. Ansatte må legges inn manuelt i Catacloud.
Regnskap – se under.
Hva betyr «Konflikter»?
Hvis en kategori viser for eksempel «Konflikter 4», betyr det at noen poster fra SAF‑T-filen allerede finnes i Catacloud, men med avvikende informasjon. Klikk på pilen til høyre for kategorien for å se detaljer.
For hvert konfliktpunkt velger du én av tre handlinger i kolonnen HANDLING:
Map til – koble SAF‑T-posten til en eksisterende post i Catacloud og behold informasjonen som allerede ligger der (navn, adresse o.l.).
Overskriv – koble SAF‑T-posten til den eksisterende posten i Catacloud og oppdater informasjonen med det som står i SAF‑T-filen. Ingenting slettes: kunden eller leverandøren er den samme, med samme nummer og historikk.
Opprett ny – opprett en ny post i Catacloud basert på SAF‑T-filen, i tillegg til den som allerede finnes.
Poster uten konflikt (grønn hake) mappes automatisk og krever ingen handling.
Hvilken handling bør du velge?
La standardvalget stå. For poster som allerede finnes er det Overskriv, som kobler SAF‑T-posten til kunden eller leverandøren du har fra før.
Unngå Opprett ny for kunder og leverandører – det gir duplikater i registeret.
Viktig: Endrer du valget, kan posteringene havne direkte på 1500 eller 2400 uten reskontro. Kontroller derfor reskontroene etter importen (steg 5).
Importerer du flere år?
Importer filene i kronologisk rekkefølge, eldste år først. Ved neste års import finnes kundene og leverandørene allerede, så de fleste vil stå som konflikter – det er forventet. La valget stå på Overskriv, og kontroller reskontroene før du importerer neste år.
Regnskapsvalg – to alternativer under «Regnskap»:
Bilag og transaksjoner – importerer regnskapspostene for det året SAF‑T-filen gjelder. Brukes hvis du vil ha historiske bilag synlige i Catacloud.
Legg til åpningsbalanse – importerer kun åpningsbalansen for SAF‑T-filens år. Brukes for å starte med riktig inngående balanse uten å importere alle historiske bevegelser.
Du kan huke av begge, eller bare ett av alternativene, avhengig av behovet.
Feilmelding: «Du må velge en hjelpekonto som differansen vil bli ført på»
Denne feilen dukker opp når det er en differanse mellom debet og kredit i SAF‑T-filen. Catacloud trenger en konto å parkere differansen på for at importen skal gå i balanse. Velg en egnet konto i feltet Velg konto (typisk en mellomregningskonto, for eksempel 8999). Kontakt oss i chatten dersom du er usikker på hvilken konto som passer for ditt tilfelle.
4. Importer kunder, leverandører og produkter
Kunder, leverandører og produkter kan importeres via Excel-fil. Gå til Administrasjon → Dataoverføring og klikk Import ved den aktuelle typen. Last ned malen som følger med, fyll den ut og last opp.
Kundefilen er en Excel-fil med følgende felter. Bare Navn er påkrevd – alle andre felt er valgfrie:
Navn (påkrevd)
Organisasjonsnummer, Kundenummer
Adresse, Postnummer, By, Fylke, Landkode
Telefon, Mobil, Faks, Epost, Faktura-epost, Hjemmeside
Forfallsdager (standard: 14), Rabatt prosent
Faktura valuta, Faktura språk, Faktura leveringsmåte (Epost, post, print, peppol, efaktura, avtalegiro, digipost)
Type (private / company), MVA-registrert (1/0), Aktiv (1/0)
Leverandørfilen har tilsvarende format. Klikk «beskrivelse av import» ved hver type for å laste ned malen med alle kolonner og godkjente verdier.
5. Verifiser at tallene stemmer
Etter importen, sjekk at følgende stemmer mot det gamle systemet:
Saldobalanse – kontroller at alle kontoer har riktig saldo.
Kundereskontro – se at åpne poster er lagt til riktig kunde.
Leverandørreskontro – se at åpne poster er lagt til riktig leverandør.
Stemmer alt, kan du eventuelt importere neste regnskapsår på samme måte.
Merk: Når du begynner å bokføre, låses importen og kan ikke slettes uten at det oppstår feil. Verifiser grundig før du fører noe.
6. Sett neste fakturanummer
Bytter du system midt i et år, er det viktig å sette riktig neste fakturanummer i Catacloud slik at nummerserien ikke får hull.
Gå til Administrasjon → Fakturering og oppdater feltet for neste fakturanummer.
7. Koble til banken
Når du har verifisert at saldobalansen stemmer, er du klar til å koble til banken og hente inn transaksjoner.
Vanlige spørsmål
Hva skjer med det gamle regnskapet? Det beholder du i det gamle systemet så lenge du har tilgang der. Hent ut alt du trenger før du avslutter abonnementet.
Når er det lurt å bytte? Rundt et nytt regnskapsår eller en ny MVA-termin gir minst dobbeltarbeid, men det er fullt mulig å bytte når som helst i løpet av året.
Hvorfor heter det «Overskriv» når jeg bare vil koble til en eksisterende leverandør? «Overskriv» gjelder bare kontaktinformasjonen. Leverandøren (eller kunden) slettes ikke og erstattes ikke – den beholder nummeret og historikken sin, og posteringene fra SAF‑T-filen kobles til den. Det eneste som endres er navn, adresse og lignende, som oppdateres fra filen.
Kan jeg ha reskontro på flere kontoer, for eksempel både 1500 og 1551? Nei, ikke i dag. Catacloud har én konto for kundereskontro (1500) og én for leverandørreskontro (2400). Andre kontoer, for eksempel 1551, kan brukes som vanlige balansekontoer, men uten åpne poster per kunde eller leverandør. Bruker du reskontro på flere kontoer i det gamle systemet, ta kontakt med oss i chatten før du importerer, så finner vi en løsning sammen.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt i chatten før du starter overføringen, særlig hvis du er usikker på hvordan du eksporterer SAF‑T fra det gamle systemet. Oppgi hvilket system du bytter fra, så hjelper vi deg videre.