Før du sender den første fakturaen bør noen grunnopplysninger være på plass, slik at fakturaen blir riktig og kunden vet hvor de skal betale. Her er sjekklisten.
1. Selskapsdetaljer
Fyll ut selskapets grunnopplysninger under Administrasjon → Selskapsdetaljer: navn, organisasjonsnummer, adresse og e-post. Du kan også laste opp logo (egen fane), som vises på fakturaen. Se egen guide: «Hvordan sette opp selskapsdetaljer».
2. Bankkonto (kontonummer) – påkrevd
Du må ha lagt inn et kontonummer under Administrasjon → Bank før du kan fakturere – kunden må vite hvor pengene skal betales. Legg inn selskapets bankkonto der, og velg hvilken konto som skal være Faktura bankkonto. Det er denne kontoen som vises på fakturaen. Har dere fått ny bankkonto, se Bytte bankkonto (driftskonto) på fakturaen.
3. Faktura-oppsett
Gå til Administrasjon → Fakturering og sjekk:
Neste fakturanr. – nummeret den neste fakturaen får. Skal du fortsette en eksisterende nummerserie, kan du justere det her.
Fakturamelding – standardteksten som følger med fakturaen (f.eks. «Takk for handelen!»).
Levering og betalinger – aktiver det du trenger: EHF-fakturering, eFaktura (Privat) og/eller KID-nummer. (Kostnader kan påløpe ved aktivering og bruk.)
4. Minst én kunde
Du må ha en kunde å fakturere. Opprett kunden via Ny kunde (Kunder-modulen), eller begynn å skrive kundenavnet i Kunde-feltet når du oppretter fakturaen – så opprettes kunden der.
Adresse kreves for alle kunder, uansett leveringsmetode – også EHF. Mangler adresse, får du feilmelding når du forsøker å fakturere.
For EHF må kunden i tillegg ha organisasjonsnummer og stå registrert som mottaker i Peppol-registeret. Catacloud sjekker Peppol automatisk ved hvert oppslag – det finnes ingen egen «EHF»-avhuking på kundekortet du må slå på.
5. Minst ett produkt
Hver ordrelinje må ha et produkt, antall og nettopris. Mva-koden hentes fra produktet og kan ikke endres på fakturalinjen. Skal linjen ha en annen mva-sats, endrer du den på produktet. Du kan bruke et eksisterende produkt, eller opprette et nytt rett på fakturalinjen: skriv navnet i Produkt-feltet og velg Nytt produkt: <navnet>. Se Hvordan oppretter jeg et produkt i Catacloud?
Slik oppretter du fakturaen
Når punktene over er på plass:
Klikk Nytt salg øverst i venstremenyen i Fakturering.
I Opprett faktura fyller du ut de påkrevde feltene (markert med stjerne): Type, Kunde og Leveringsmetode.
Legg til en eller flere ordrelinjer (produkt, antall og pris – mva-koden hentes fra produktet).
Sjekk Forhåndsvisning, og velg Lagre kladd eller Send faktura.
Vanlige grunner til at noe mangler
EHF er borte eller grået ut som leveringsmetode: Mangler kunden organisasjonsnummer, forsvinner EHF helt fra lista. Har kunden organisasjonsnummer, men er ikke registrert som mottaker i Peppol, vises EHF fortsatt – men deaktivert, med en forklarende feiltekst. Se mer her: Sende og motta EHF: krav, aktivering og feilsøking.
Feilmelding om adresse: Du får meldingen «Kunden må ha adresseinformasjon for å sende en faktura». Legg da inn adresse på kundekortet.
Fakturaen summerer ikke / mangler totalsum: sjekk at ordrelinjen har antall og nettopris.
Når bør du kontakte oss?
Hvis noe mot formodning ikke fungerer som det skal, ta kontakt. Oppgi hvilken klient og kunde det gjelder, og hva du forsøkte å gjøre, så hjelper vi deg raskere.