Hva er EHF, ELMA og PEPPOL?
EHF er det elektroniske fakturaformatet som sendes via PEPPOL-nettverket. For at en faktura skal kunne sendes som EHF, må mottakeren være registrert som EHF-mottaker i adresseregisteret. Tidligere het dette registeret ELMA (driftet av norske myndigheter) – i dag er det PEPPOL-registeret, som er frivillig å stå oppført i.
Krav for å sende EHF
For at EHF skal være tilgjengelig som leveringsmåte, må følgende være på plass på kundekortet (Kunde → Rediger):
Org.nr. – feltet «Org.nr.» på fanen Generelt. Dette brukes til å slå opp mottakeren i PEPPOL.
Mottakeren må være registrert som EHF-mottaker i PEPPOL.
For norsk EHF er det organisasjonsnummeret som brukes til oppslaget i PEPPOL. GLN-feltet på kundekortet brukes ikke i den norske EHF-sendingen (det hører til en egen dansk leveringskanal, NemHandel). En norsk kunde uten org.nr. kan derfor ikke motta EHF selv om GLN er fylt ut.
Når mottakeren finnes i registeret, kan du velge EHF under Lev. metode på fanen Fakturering når du fakturerer.
Slik aktiverer du mottak av EHF i Catacloud
For å kunne motta EHF-fakturaer fra leverandører må EHF aktiveres i innstillingene. Å sende EHF til kunder som er registrert som mottakere krever ikke dette – det kan du gjøre uansett. Slik aktiverer du mottak:
Gå til Administrasjon i hovedmenyen.
Velg Fakturering i venstremenyen.
Finn seksjonen Levering og betalinger.
Slå på bryteren ved siden av EHF-fakturering. Det åpner et eget vindu for oppsett.
Fyll inn kontaktperson – navn, e-post og telefon – i vinduet. Denne informasjonen følger med registreringen.
Klikk Aktiver EHF i vinduet for å fullføre aktiveringen.
Merk: Bedriften kan bare ha EHF aktivert i ett system om gangen. Er EHF aktivt i et annet system, må du deaktivere det der først.
Merk: Det kan påløpe kostnader ved aktivering og bruk av EHF. Se hva EHF koster i artikkelen Prising i Catacloud, eller ta kontakt hvis du er usikker.
Hvilken adresse skal leverandørene sende EHF til?
Det finnes ingen egen EHF-adresse. Leverandørene sender EHF til organisasjonsnummeret deres, og fakturaen kommer inn i bilagsmottaket når EHF-mottak er slått på.
Leverandører som ikke kan sende EHF, kan sende fakturaen som PDF til e-postadressen til bilagsmottaket. Se Hvilken e-postadresse kan leverandørene sende fakturaer til?
EHF-valget vises ikke – hva gjør jeg?
Sjekk dette i rekkefølge:
Har kunden org.nr. på kundekortet? Org.nr. legges inn på fanen Generelt. Uten org.nr. kan vi ikke slå opp mottakeren, og EHF blir ikke tilgjengelig.
Er mottakeren registrert i PEPPOL? Er kunden ikke oppført som EHF-mottaker, kan ikke fakturaen sendes som EHF. Da må du bruke en annen leveringsmåte (e-post eller utskrift).
Leverandøren finner ikke kunden vår i PEPPOL
At en leverandør ikke finner mottakeren i PEPPOL, betyr ikke nødvendigvis at noe er galt hos dere. Vanlige årsaker:
Registeret er frivillig. Det er ikke lenger et krav å stå oppført slik det var i ELMA-tiden. En virksomhet kan motta EHF uten å være «synlig» på samme måte som før.
Forsinket registrering. Når en mottaker nylig er registrert mot PEPPOL, kan det ta noe tid (av og til flere dager) før alle avsendere ser oppføringen.
Gammel data hos avsenderen. Avsenderens eget system (ERP) kan i noen tilfeller slå opp mot utdaterte data.
At dere samtidig mottar EHF fra andre leverandører, er et godt tegn på at oppsettet deres fungerer – problemet ligger da som regel i forsinkelse eller oppslag hos avsenderen.
Når bør du kontakte oss?
Kontakt oss hvis EHF-valget mangler selv om kunden har org.nr. og er registrert i PEPPOL, eller hvis fakturaer ikke kommer fram. Oppgi klient, kundens org.nr. og fakturanummer, så sjekker vi oppslaget og leveringen.