Hva er EHF, ELMA og PEPPOL?
EHF er det elektroniske fakturaformatet som sendes via PEPPOL-nettverket. For at en faktura skal kunne sendes som EHF, må mottakeren være registrert som EHF-mottaker i adresseregisteret. Tidligere het dette registeret ELMA (driftet av norske myndigheter) – i dag er det PEPPOL-registeret, som er frivillig å stå oppført i.
Krav for å sende EHF
For at EHF skal være tilgjengelig som leveringsmåte, må følgende være på plass på kundekortet (Kunde → Rediger):
Org.nr. – feltet «Org.nr.» på fanen Generelt. Dette brukes til å slå opp mottakeren i PEPPOL.
Eventuelt GLN (også på fanen Generelt) hvis mottakeren bruker det som adresse i stedet for org.nr.
Mottakeren må være registrert som EHF-mottaker i PEPPOL.
Når mottakeren finnes i registeret, kan du velge EHF under Lev. metode på fanen Fakturering når du fakturerer.
Slik aktiverer du mottak av EHF i Catacloud
For å kunne motta EHF-fakturaer fra leverandører må EHF-fakturering aktiveres i innstillingene. Slik gjør du det:
Gå til Administrasjon i hovedmenyen.
Velg Fakturering i venstremenyen.
Finn seksjonen Levering og betalinger.
Slå på bryteren ved siden av EHF-fakturering slik at den viser Aktiv.
Klikk Oppdater innstillinger for å lagre.
Merk: Det kan påløpe kostnader ved aktivering og mottak av EHF. Se hva EHF koster i artikkelen Prising i Catacloud, eller ta kontakt hvis du er usikker.
EHF-valget vises ikke – hva gjør jeg?
Sjekk dette i rekkefølge:
Har kunden org.nr. på kundekortet? Org.nr. legges inn på fanen Generelt. Uten org.nr. (eller GLN) kan vi ikke slå opp mottakeren, og EHF blir ikke tilgjengelig.
Er mottakeren registrert i PEPPOL? Er kunden ikke oppført som EHF-mottaker, kan ikke fakturaen sendes som EHF. Da må du bruke en annen leveringsmåte (e-post eller utskrift).
Leverandøren finner ikke kunden vår i PEPPOL
At en leverandør ikke finner mottakeren i PEPPOL, betyr ikke nødvendigvis at noe er galt hos dere. Vanlige årsaker:
Registeret er frivillig. Det er ikke lenger et krav å stå oppført slik det var i ELMA-tiden. En virksomhet kan motta EHF uten å være «synlig» på samme måte som før.
Forsinket registrering. Når en mottaker nylig er registrert mot PEPPOL, kan det ta noe tid (av og til flere dager) før alle avsendere ser oppføringen.
Gammel data hos avsenderen. Avsenderens eget system (ERP) kan i noen tilfeller slå opp mot utdaterte data.
At dere samtidig mottar EHF fra andre leverandører, er et godt tegn på at oppsettet deres fungerer – problemet ligger da som regel i forsinkelse eller oppslag hos avsenderen.
Når bør du kontakte oss?
Kontakt oss hvis EHF-valget mangler selv om kunden har org.nr. og er registrert i PEPPOL, eller hvis fakturaer ikke kommer fram. Oppgi klient, kundens org.nr. og fakturanummer, så sjekker vi oppslaget og leveringen.