Vil du sjekke at alt er klart før du starter, se artikkelen Hva må til før du kan fakturere fra Catacloud?
Slik oppretter du en faktura
Gå til Fakturering i venstremenyen og klikk Nytt salg øverst til venstre.
Fyll inn de påkrevde feltene (markert med stjerne):
Type – velg Faktura (eller Abonnement for gjentakende fakturering).
Kunde – søk opp eksisterende kunde, eller skriv inn nytt navn for å opprette kunden direkte.
Lev. metode – hvordan fakturaen skal sendes til kunden (se under).
Klikk Flere valg for å endre Valuta (standard NOK), Språk og Dimensjon.
Fyll inn valgfrie felt etter behov:
Deres ref. – kundens kontaktperson eller bestillingsreferanse.
Vår ref. – din kontaktperson hos dere (kundeansvarlig).
Ordreref. – intern referanse eller ordrenummer.
Fakturadato – settes automatisk til dagens dato, men kan endres.
Forfallsdato – beregnes automatisk ut fra betalingsbetingelsene på kundekortet.
Melding – fritekst som vises på fakturaen, f.eks. «Takk for handelen!».
Legg til ordrelinjer:
Velg et eksisterende produkt, eller skriv inn beskrivelse, antall, enhet, nettopris og MVA-kode manuelt.
Du kan også legge til rabatt per linje.
Legg til flere linjer ved å klikke Legg til ordrelinje nederst.
Vil du legge ved et vedlegg (f.eks. en rapport eller spesifikasjon), klikk Legg til vedlegg nederst i skjemaet. Vedlegget følger med fakturaen til kunden.
Merk: Vedlegg lagres ikke hvis du velger Lagre kladd – last opp vedlegget igjen når du er klar til å sende.Valgfritt: Klikk fanen Ordrelevering øverst i skjemaet for å legge inn leveringsdato og leveringssted. Standard leveringssted er forhåndsutfylt. Disse feltene er særlig relevante for EHF-fakturaer som krever leveringsinformasjon.
Klikk på fanen Forhåndsvisning øverst for å se hvordan fakturaen ser ut for kunden.
Klikk Send faktura for å sende, eller Lagre kladd for å fortsette senere.
Leveringsmetoder
Hvilke leveringsmetoder som er tilgjengelige, avhenger av hva som er aktivert og hva kunden støtter.
For bedrifter:
Send som e-post – fakturaen sendes som PDF til kundens e-postadresse. Krever at kunden har e-post registrert.
EHF – elektronisk faktura til bedrifter som kan motta EHF. Krever at kunden har organisasjonsnummer og EHF aktivert på kundekortet. Se artikkelen Sende og motta EHF: krav, aktivering og feilsøking.
Send med post fra Catacloud – Catacloud sender fakturaen som fysisk brev. Krever at kunden har fullstendig adresse registrert.
Skriv ut lokalt (PDF) – laster ned fakturaen som PDF, slik at du kan skrive ut eller sende den manuelt.
For privatpersoner:
eFaktura – sendes direkte til kundens nettbank. Krever at kunden har aktivert eFaktura i nettbanken sin, og at eFaktura er aktivert under Administrasjon → Fakturering.
Avtalegiro – automatisk trekk fra kundens konto på forfallsdato. Krever at kunden har inngått avtalegiro.
Etter sending – hvor finner jeg fakturaen?
Sendte fakturaer finner du under Fakturering → Fakturaer. Fakturaene er delt inn i fanene Kladd, Ikke betalt, Betalt og Alle.
I kolonnen Status ser du gjeldende status per faktura:
Åpen – fakturaen er sendt til kunden, men ikke betalt ennå.
Purring – det er sendt en betalingspåminnelse eller purring på fakturaen.
Inkasso – saken er sendt videre til inkasso.
Betalt – fakturaen er fullt oppgjort.
Kreditert – fakturaen er kreditert med en kreditnota.
I kolonnen Lev. metode ser du hvordan fakturaen ble sendt og leveringsstatus, f.eks. «Status: sendt», «Status: åpnet», «Status: levert» eller «Ikke levert».
Klikk på ikonet ved siden av leveringsmetoden for å åpne Leveringsloggen – en historikkoversikt som viser nøyaktig når fakturaen ble sendt, til hvilken adresse og med hvilken metode, samt når eventuelle betalingspåminnelser ble sendt.
Klikk på pilen til venstre for en faktura for å ekspandere den og se underliggende rader – f.eks. tilknyttede purringer og inkassosaker med egne forfallsdatoer, gebyr og renter.
Klikk på en faktura for å åpne den, eller bruk Valg-knappen til høyre for raske handlinger.
Filtrere og søke i fakturalisten
Har du mange fakturaer, kan du bruke Filtre-knappen øverst til høyre i fakturalisten for å snevre inn visningen. Du kan filtrere på:
Kunde
Prosjekt
Avdeling
Dimensjon
Beløp eller beløpsintervall
Leveringsstatus
Klikk Bruk filtre for å aktivere filteret, eller Fjern filtre for å nullstille. Du kan også søke direkte i Søk i fakturaer...-feltet øverst.
Handlinger på en faktura
Via Valg-menyen til høyre på en faktura i listen, eller inne på selve fakturaen, har du følgende muligheter:
Følge opp – åpner dialogen «Følge opp faktura». Velg type oppfølging, hvordan den skal sendes og klikk Opprett:
Betalingspåminnelse – en vennlig påminnelse om utestående betaling, uten gebyr. Velg mellom Send som e-post eller Skriv ut lokalt (PDF).
Purring – purring med valgfritt gebyr og renter. Du kan slå på Bruk purregebyr og legge inn beløp i NOK, og/eller slå på Legg på renter. Velg mellom Send som e-post eller Skriv ut lokalt (PDF).
Tips: Du kan sette standardgebyr for bedrifts- og privatkunder under Administrasjon → Fakturering → Renter og gebyrer, slik at beløpet fylles inn automatisk ved purring.Inkasso – sender saken videre til inkasso. Hvis du har lagt inn en e-postadresse under Administrasjon → Fakturering → Renter og gebyrer → E-post inkasso, sendes varselet dit – ellers videresendes saken til Cataclouds inkassopartner.
Krediter – åpner dialogen «Krediter faktura» der du fyller inn:
Dato for kreditering – settes automatisk til dagens dato, men kan endres.
Hvordan vil du behandle kreditnotaen? – velg mellom Send som e-post, Skriv ut lokalt (PDF) eller Send med post fra Catacloud.
Klikk Krediter for å opprette kreditnotaen.
Registrer betaling – marker fakturaen som betalt manuelt. En dialog åpnes der du fyller inn Betalingsmåte, Betalingsdato og Betalingsbeløp. Restbeløp vises automatisk. Klikk Sett som betalt for å bekrefte. Nyttig hvis kunden har betalt kontant, via bank utenfor systemet eller på annen måte som ikke matches automatisk.
Send faktura på nytt – send fakturaen til kunden igjen, f.eks. hvis den ikke kom frem.
Forhåndsvis – se fakturaen slik kunden mottar den.
Ny faktura som denne – oppretter en ny faktura med alle feltene fra den eksisterende forhåndsutfylt. Nyttig hvis du skal sende en korrigert versjon – opprett ny faktura med riktige opplysninger, og krediter deretter den opprinnelige.
Skriv ut eller last ned PDF – last ned fakturaen som PDF for utskrift eller manuell utsendelse.
Vanlige spørsmål
EHF vises ikke som leveringsmetode
Kunden støtter ikke EHF, eller EHF er ikke aktivert på kundekortet. Se artikkelen Sende og motta EHF: krav, aktivering og feilsøking.
Jeg får feilmelding om manglende adresse
Kunden mangler adresse. Gå til kundekortet og legg inn adressen før du sender fakturaen.
Fakturaen har ingen totalsum
Sjekk at ordrelinjen har både antall og nettopris fylt inn.
Kan jeg sende purring?
Catacloud har ikke automatisk purring, men du kan følge opp manuelt via Følge opp-funksjonen. Velg mellom Betalingspåminnelse, Purring (med valgfritt gebyr og renter) eller Inkasso. Standardgebyr for purring settes under Administrasjon → Fakturering → Renter og gebyrer.
Hvordan ser jeg om kunden har åpnet fakturaen?
Klikk på ikonet ved leveringsmetoden i fakturalisten for å åpne Leveringsloggen. Der ser du nøyaktig når fakturaen ble sendt og lest, og når eventuelle påminnelser ble sendt.
Vedlegget mitt lagres ikke
Vedlegg lagres ikke på fakturakladder. Last opp vedlegget på nytt når du er klar til å sende fakturaen.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt i chatten og oppgi:
Klientnavn og kundenavn
Hva du forsøkte å gjøre
Skjermbilde av eventuell feilmelding