Hva er abonnementsfakturering?
Med abonnementsfakturering setter du opp gjentakende fakturering til en kunde – for eksempel månedlig eller kvartalsvis. Catacloud sender fakturaen automatisk på avtalt dag uten at du trenger å opprette den manuelt hver gang.
Typiske bruksområder er regnskapshonorar, lisenser, serviceavtaler og andre faste leveranser der beløp og intervall er kjent på forhånd.
Hva er fakturagrunnlag?
Fakturagrunnlag er en samling av ufakturerte poster som har bygget seg opp for en kunde – typisk registrerte timer fra timeføring. Postene venter på å bli fakturert og ligger under Fakturering → Fakturagrunnlag.
I listen ser du postene gruppert per kunde med kolonnene Type, Kunde/Person, Dato, Produkt, Antall, Pris og Prosjekt/Beskrivelse. Standardfilteret viser bare «Ikke fakturert»-poster.
Fakturagrunnlag kan faktureres på to måter:
Manuelt som en vanlig faktura fra Fakturagrunnlag-siden.
Automatisk sammen med et abonnement – ved å skru på Inkluder fakturagrunnlag-bryteren på abonnementet (se under).
Opprette et abonnement
Klikk Nytt salg øverst i venstremenyen. Modalen Opprett abonnement åpnes. Sett Type-feltet til Abonnement i nedtrekksmenyen, og fyll inn resten av feltene under Grunnlag:
Kunde – velg kunden abonnementet gjelder.
Ordreref. – referanse fra kunden (valgfritt).
Lev. metode – hvordan fakturaen leveres (e-post, EHF o.l.).
Startdato – når abonnementet begynner.
Forfallsdag – antall dager betalingsfrist fra fakturadato.
Intervall – hvor ofte fakturaen sendes (f.eks. månedlig). Feltet viser dato for neste planlagte faktura.
Sluttdato – sett en sluttdato om abonnementet er tidsbegrenset (valgfritt).
Legg til produktlinjer i tabellen nederst: velg produkt, antall, enhet, nettopris og MVA-kode. Klikk Legg til ordrelinje for å legge til flere linjer.
Klikk Opprett når alle felt er fylt ut. Abonnementet får status AKTIV i listen.
Inkluder fakturagrunnlag i abonnementet
Bryteren Inkluder fakturagrunnlag i Grunnlag-fanen styrer om ufakturerte poster (typisk timer) automatisk legges til fakturaen når abonnementet kjøres.
Når bryteren er på: fakturaen som sendes vil inneholde både abonnementslinjene og eventuelle fakturagrunnlag-poster som ikke er fakturert for denne kunden. Beløpet på fakturaen vil da variere fra periode til periode avhengig av hva som ligger i grunnlaget.
Når bryteren er av: abonnementet fakturerer bare de faste produktlinjene. Fakturagrunnlaget forblir ufakturert og må håndteres separat.
Eksempel: Et abonnement fakturerer 1 875,00 kr per måned for fast honorar. Kunden har i tillegg 5 725,00 kr i ufakturerte timer i fakturagrunnlaget. Med «Inkluder fakturagrunnlag» på vil fakturaen totalt bli 7 600,00 kr – honoraret pluss timene – og grunnlaget nullstilles for neste periode.
Pause eller avslutte et abonnement
I abonnementslisten ser du status per abonnement: AKTIV eller PAUSET.
For å pause eller endre et abonnement, klikk på blyant-ikonet til høyre i raden. Endre status eller sett en sluttdato for å avslutte abonnementet permanent.
Vanlige spørsmål
Fakturagrunnlaget mitt ble ikke med på fakturaen
Sjekk at Inkluder fakturagrunnlag-bryteren er på i abonnementets Grunnlag-fane. Sjekk også at kunden på fakturagrunnlagsposten stemmer overens med kunden på abonnementet.
Hvordan legger jeg til fakturagrunnlag manuelt?
Gå til Fakturering → Fakturagrunnlag og klikk + Nytt fakturagrunnlag. Fyll inn kunde, produkt, antall og pris. Posten vil deretter ligge som «Ikke fakturert» til den hentes inn av et abonnement eller faktureres manuelt.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt med support og oppgi følgende:
Navn på selskapet og kunden det gjelder
Abonnementet det gjelder og hvilken faktura som ble sendt (eller ikke sendt)
Eventuelle feilmeldinger – gjerne med skjermbilde