Timeregistreringsmodulen i Catacloud
Timeregistreringsmodulen lar ansatte føre timer, koble dem til prosjekter og kunder, og gir ledere oversikt og mulighet til å godkjenne og viderefakturere timer. Modulen finnes under Timeføring i hovedmenyen.
Modulen er ikke forhåndsinstallert på nye selskaper. For å aktivere den, klikk på rutenett-ikonet øverst til venstre og velg Moduler og integrasjoner. Gå til Moduler i venstremenyen, finn Timeføring og klikk for å installere.
Registrere timer
Klikk på + Ny timeregistrering øverst til venstre for å åpne registreringsskjemaet.
Type – velg mellom Arbeid, Avspasering, Ferie, Sykefravær eller Annet fravær.
Aktivitet – velg hvilken aktivitet arbeidet gjelder (f.eks. Forskning, Kontroll, Regnskapsføring). Listen er satt opp av administratoren. Aktiviteten brukes som produktlinje hvis timene videresendes til faktura. Det er valgfritt å velge aktivitet – timer kan registreres uten.
Dato – forhåndsutfylt med dagens dato. Endre ved behov.
Tid – angi fra- og til-tidspunkt (tt:mm — tt:mm), eller skriv inn antall timer direkte i Timer-feltet. Klikk Start tid for å starte en tidtaker som registrerer i sanntid.
Prosjekt – koble timeregistreringen til et prosjekt. Valgfritt.
Kunde – koble timeregistreringen til en kunde. Nødvendig for viderefakturering.
Beskrivelse – beskriv hva som ble gjort. Du kan også legge til et internt notat via Legg til et internt notat.
Tilordnet – viser innlogget bruker. Ledere kan endre dette for å registrere timer på vegne av en annen ansatt.
Fakturerbart – aktiver for å markere timene som fakturerbare. Når bryteren slås på, vises et eget felt der du kan angi antall fakturerbare timer – dette kan avvike fra faktisk registrert tid (f.eks. 7,5 timer registrert, men kun 6,0 timer fakturerbart). Fakturerbare timer krever at en kunde er valgt.
Klikk Lagre timer for å lagre registreringen, eller Start tid for å starte tidtakeren.
Timeføring uten aktivitet/produkt
Det er fullt mulig å registrere timer uten å velge en aktivitet. Timer uten aktivitet vil ikke ha en produktlinje tilknyttet ved eventuell viderefakturering, og egner seg for intern timeføring der fakturering ikke er aktuelt. Aktiviteter bør velges når timene skal danne grunnlag for faktura til kunde.
Timeføring på prosjekt
Koble en timeregistrering til et prosjekt ved å velge prosjekt i Prosjekt-feltet. Dette gjør at timene registreres mot prosjektet og kan følges opp i prosjektoversikten. Prosjekt og kunde er uavhengige felt – du kan koble til kun prosjekt, kun kunde, begge, eller ingen av delene.
Timeregistreringer koblet til prosjekt vises i godkjenningslisten med prosjektets navn som referanse. Aktiviteten på timeregistreringen (f.eks. Kontroll eller Forskning) beskriver hva slags arbeid som ble utført innenfor prosjektet.
Viderefakturering av timer
Timer som er merket som fakturerbare og koblet til en kunde, havner automatisk i Fakturagrunnlag under Fakturering. Dette er flyten for viderefakturering:
Registrer timer med Fakturerbart aktivert og koble til riktig Kunde. Velg aktivitet som tilsvarer tjenesten som skal faktureres.
Gå til Fakturering → Fakturagrunnlag. Her vises alle ikke-fakturerte timer gruppert per kunde, med antall timer, aktivitet (produkt), pris og beskrivelse.
Hak av de timene du ønsker å fakturere og klikk Fakturer kunde i panelet som vises nederst. Fakturaen opprettes automatisk med de valgte linjene.
Før du fakturerer kan du justere hvordan linjene vises på fakturaen via Oppsett:
Slå sammen linjer – slår alle timelinjer til én samlet linje på fakturaen
Spesifiser dato – viser dato per linje
Spesifiser person – viser hvilken ansatt som registrerte timene
Spesifiser beskrivelse – inkluderer beskrivelsen fra timeregistreringen (på som standard)
Du kan også velge Sett som fakturert for å markere timer som fakturert uten å opprette en faktura i systemet – nyttig om fakturaen er sendt på annen måte.
Mine timer
Mine timer viser din personlige tidslinje i ukevisning. Registrerte timer vises som blokker i tidslinjen. Underskudd eller overskudd per dag vises under hver dag (f.eks. -8t 0m for en dag uten registrerte timer, eller +0t 30m for en dag med 30 minutter overtid).
Naviger mellom uker med pilene, eller klikk Denne uken for å gå tilbake til inneværende uke. Du kan bytte mellom Tidslinje og listvisning øverst i skjermbildet.
Ansatte – oversikt for ledere
Under Ansatte vises en tabelloversikt over alle ansattes timer per dag, fordelt på uker. Du kan filtrere på avdeling og prosjekt. Klikk på pilen ved en ansatt for å se timedetaljer per dag.
Godkjenning av timer
Under Godkjenning av timer ser ledere alle timeregistreringer i en listevisning med kolonnene Dato, Person, Prosjekt/Kunde, Tid, Timer, Fakturerbare timer og Beskrivelse. Du kan filtrere på ansatt, uke og status (alle statuser, godkjent, ikke godkjent).
Klikk på redigeringspennen til høyre på en rad for å åpne og redigere timeregistreringen. Godkjente timer vises med hengelås og merkes "Timer er godkjent og låst".
Ferie & fravær
Under Ferie & fravær vises en kalenderoversikt med alle ansattes ferie og fravær. Fravær registreres som en vanlig timeregistrering ved å velge Type: Avspasering, Ferie, Sykefravær eller Annet fravær. Fravær godkjennes på samme måte som arbeidstimer.
Feriesaldoen oppdateres automatisk etter innstillingene satt i Administrasjon.
Innstillinger
Innstillingene for timeføring finner du under Administrasjon → Timeføring. Her konfigureres:
Standard arbeidsuke – definer arbeidsdager, starttid, sluttid og kapasitet per dag. Standard er mandag–fredag, 09:00–17:00 (8 timer per dag, totalt 40 t). Aktiver Lunsjtrekk for automatisk fradrag. Klikk + Ny arbeidsuke for å legge til en ny profil fra en bestemt dato.
Oppsett timeføring – sett Startdato for når systemet begynner å beregne forventede timer. Dette påvirker visning av underskudd og overskudd i tidslinjen.
Ferie og helligdager – angi Måned for ferietillegg (vanligvis 1. januar eller 1. juni), Feriesaldo lagt til årlig (antall feriedager), og aktiver Bruk helligdager med valgt land for automatisk å markere offentlige fridager.