Hva er åpningsbalanse?
Åpningsbalansen er en oppsummering av alle verdier (eiendeler, gjeld og egenkapital) på det tidspunktet du begynner å bruke Catacloud. Du registrerer den én gang, som regel per 31.12. i siste regnskapsår – eller per 01.01. i første år du tar systemet i bruk.
Det er ikke et krav å registrere åpningsbalanse før du begynner å bokføre. Den innebygde snarveien (Alternativ 1) forsvinner derimot i tre tilfeller: når du har fullført åpningsbalansen én gang, hvis du selv lukker «Kom i gang»-kortet på Oversikt, eller automatisk tre måneder etter at selskapet ble opprettet – uavhengig av om du har bokført andre bilag i mellomtiden. Er snarveien borte av noen av disse grunnene, bruker du et av de manuelle alternativene under.
Alternativ 1: Innebygd funksjon (i en overgangsperiode)
Denne muligheten vises kun på Oversikt-siden i en overgangsperiode etter at selskapet er opprettet (se over for når den forsvinner) – ikke betinget av om det finnes bilag på selskapet eller ikke.
Gå til Oversikt (startsiden i Catacloud).
Klikk på Registrer åpningsbalanse i velkomst-boksen.
Fyll ut skjemaet:
Bilagsdato – vanligvis 31.12. siste regnskapsår, f.eks. 31.12.2024.
Beskrivelse – f.eks. «Åpningsbalanse 31.12.2024».
Hovedbokskontoer – legg til alle balansekontoer (konto + beløp). Bruk debet for eiendeler og kredit for gjeld/egenkapital.
1500 Kundefordringer – Åpne poster – legg til åpne poster per kunde med beløp.
2400 Leverandørgjeld – Åpne poster – legg til åpne poster per leverandør med beløp.
Sjekk at Kontrollsum viser 0,00 kr. Debet og kredit må gå opp.
Klikk Opprett bilag.
Alternativ 2: Avansert bilag (hvis knappen er borte)
Er den innebygde snarveien (Alternativ 1) ikke lenger tilgjengelig, eller du av andre grunner ønsker å registrere åpningsbalansen manuelt, kan du gjøre det som et vanlig avansert bilag.
Gå til Regnskap → Bilag → Nytt bilag og velg Avansert bilag.
Sett bilagsdatoen til 31.12. siste regnskapsår.
Gi bilaget navnet ÅPNINGSBALANSE.
Legg til alle balansekontoer med riktige debet- og kreditbeløp.
Sørg for at bilaget går i null (debet = kredit) og bokfør.
Merk: Navnet ÅPNINGSBALANSE er kun en menneskelig merking for å gjenkjenne bilaget senere – systemet leser ikke selve bilagsnavnet. Et avansert bilag registreres med en annen bilagstype enn skjemaet i Alternativ 1, og reglene som gjelder der (blant annet at det kun kan finnes én åpningsbalanse per klient, og krav om 0 % MVA) gjelder ikke for et avansert bilag.
Har du allerede registrert åpningsbalansen med Alternativ 2 eller 3, varsler ikke systemet deg dersom du senere også prøver Alternativ 1 – pass på å ikke registrere åpningsbalansen to ganger.
Alternativ 3: Importer fra SAF-T
Bytter du fra et annet regnskapssystem, kan du importere åpningsbalansen direkte fra en SAF-T-fil. Gå til Oversikt → SAF-T Regnskap import og følg veiviseren. Husk å velge at filen skal importeres som åpningsbalanse hvis du bare vil ha IB-tallene inn – ikke hele regnskapet.
Se egen artikkel: Slik bytter du til Catacloud fra et annet regnskapssystem.
Vanlige spørsmål og problemer
Feilmelding: «Denne regnskapsperioden er låst»
Åpningsbalansen bokføres på perioden du oppgir som bilagsdato. Hvis perioden er låst, må den låses opp først. Gå til Administrasjon → Regnskap → Generelt og bruk «Lås regnskapsperiode» for å åpne perioden midlertidig.
Kontrollsummen er ikke null
Debet og kredit er ikke i balanse. Sjekk at du har lagt inn alle kontoer og at beløp og retning (debet/kredit) er riktige.
Jeg ser ikke åpningsbalansen i saldobalansen
Sjekk at du ser på riktig år og at bilaget er bokført (ikke kladd). Åpningsbalansen vises som IB-kolonnen i saldobalansen.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt hvis du opplever en annen feilmelding enn de som er beskrevet over, eller hvis kontrollsummen ikke lar seg sette til null. Ha gjerne klar: selskapsnavn, bilagsdato og en beskrivelse (eller skjermbilde) av feilmeldingen.