Denne guiden går grundig gjennom hvordan du styrer hvem som har tilgang til hva i Catacloud: roller, tilgangsgrupper og detaljerte tilganger ned på enkeltfunksjon. Den forklarer også de vanligste grunnene til at noen «ikke får gjort» noe selv om de ser ut til å ha tilgang.
Slik fungerer tilganger – kort fortalt
Tilgang i Catacloud styres på to nivåer:
Rolle – det overordnede nivået hver bruker har (Administrator, Regnskapsfører eller Medlem).
Tilgangsgrupper – finstyring av nøyaktig hvilke moduler og funksjoner en bruker når. Det er her du avgrenser tilgang per oppgave.
Som administrator styrer du begge deler selv. Du finner alt under Administrasjon → Brukertilgang, der du har to sider: Medlemmer og Tillatelser.
Invitere en bruker
Gå til Administrasjon → Brukertilgang → Medlemmer.
Klikk Inviter person øverst.
Fyll inn e-postadressen og velg rolle.
Nye brukere vises med status Invitert til de har logget inn første gang, deretter Aktiv. Har personen ikke fått eller mistet invitasjonen, kan du sende den på nytt fra medlemslisten.
På Medlemmer-siden ser du alle brukere med navn, status, rolle og når de sist var aktive. Du kan filtrere på status og søke i listen.
Rollene
Administrator – full tilgang, inkludert å administrere brukere, tilganger og innstillinger.
Regnskapsfører – tilgang til alle standard bedriftsmoduler (Fakturering, Regnskap, Bank, Kunder, Leverandører, Produkter, Filer, Kontakter) samt Moduler og integrasjoner. Har også tilgang til utvalgte deler av Administrasjon: Brukertilgang, Selskaps-innstillinger, Modul-innstillinger, Betaling og Dataoverføring. Kan ikke endre andre brukeres rolle til Administrator.
Medlem – et medlem uten tilgangsgruppe får bred standardtilgang til bedriftsmodulene (Fakturering, Regnskap, Bank, Kunder, Leverandører, Produkter, Budsjett, Filer, Kontakter, Godkjenninger), men ikke tilgang til Administrasjon eller Moduler og integrasjoner. Legger du medlemmet i en tilgangsgruppe, er det tilgangsgruppen som definerer nøyaktig hva vedkommende kan se og gjøre.
Vil du gi noen begrenset tilgang, gir du dem rollen Medlem og legger dem i en tilgangsgruppe med akkurat de tilgangene de trenger.
Tilgangsgrupper
Tilgangsgrupper lar deg bestemme nøyaktig hvilke moduler og funksjoner en eller flere brukere skal nå. Du finner dem under Administrasjon → Brukertilgang → Tillatelser. Siden er delt i to: en oversikt over Medlemmer øverst og Tilgangsgrupper nederst.
Opprette en ny tilgangsgruppe
Gå til Administrasjon → Brukertilgang → Tillatelser.
Klikk Ny tilgangsgruppe.
På fanen Generelt gir du gruppen et Navn og eventuelt en Beskrivelse. Vil gruppen ha alt, kan du slå på bryteren Alle rettigheter.
På fanen Tilganger velger du nøyaktig hvilket tilgangsnivå gruppen skal ha (se neste avsnitt).
På fanen Medlemmer haker du av for hvilke brukere som skal være med i gruppen.
Klikk Lagre endringer.
Du kan også legge en bruker i en gruppe ved å dra medlemskortet fra medlemsoversikten og ned i tilgangsgruppen. Fanen Historikk viser endringer som er gjort i gruppen.
Detaljerte tilganger (fanen Tilganger)
På Tilganger-fanen ser du alle modulene – f.eks. Oversikt, Moduler og integrasjoner, Administrasjon, Godkjenninger, Fakturering, Regnskap, Bank, Kunder, Leverandører, Produkter, Ansatte og Budsjett. Hver modul har en bryter og en statustekst:
Ingen tilgang – brukeren når ikke modulen.
Delvis tilgang – noen, men ikke alle, funksjoner i modulen er på.
Full tilgang – alle funksjoner i modulen er på.
Under hver modul ligger undertilganger. Klikk Vis alle … undertilganger for å åpne dem og slå enkeltfunksjoner av og på. For Kunder er undertilgangene for eksempel Se og lese kunder, Opprette og oppdatere kunder, Fjerne kunder og Se kundereskontro.
«Jeg har full tilgang, men får ikke gjort X»
Dette er det vanligste tilgangsspørsmålet, og forklaringen er nesten alltid undertilgangene. At en modul er slått på betyr ofte bare Delvis tilgang – enkelte handlinger ligger som egne undertilganger som må aktiveres separat.
Eksempel: En bruker har tilgang til Kunder, men får ikke opprettet kontaktperson på et kundekort. Løsningen er å åpne undertilgangene for modulen og slå på den aktuelle funksjonen (f.eks. å endre/oppdatere kontakter). Sjekk altså alltid undertilgangene før du konkluderer med at noe er feil.
Et felt er grått / låst ved attestering
Får en bruker ikke endret et felt – for eksempel dimensjon/avdeling på en faktura til godkjenning – kommer det ofte ingen feilmelding; feltet er bare grått og lar seg ikke redigere. Dette skyldes som regel at brukeren mangler tilgang til den aktuelle avdelingen/dimensjonen, i tillegg til selve godkjenningstilgangen.
Kontroller at brukeren både har riktig undertilgang under Godkjenninger og tilgang til avdelingen det gjelder. Får du det fortsatt ikke til, ta kontakt med oss – send gjerne skjermbilde og hvilken klient og faktura det gjelder, så ser vi på oppsettet.
Gi en revisor tilgang
Slik gir du en revisor innsyn uten full administratortilgang:
Inviter revisor som Medlem via Inviter person.
Opprett en tilgangsgruppe som kun gir tilgang til visninger (lesetilgang), uten redigeringsrettigheter.
Legg revisor til i gruppen – via fanen Medlemmer eller ved å dra brukeren inn i gruppen.
Da kan revisor se det som trengs, men ikke endre i regnskapet.
«Hvorfor mistet jeg tilgang til en klient?»
Det er to vanlige årsaker:
Ubetalt Catacloud-faktura. Hvis abonnementet ikke er betalt, kan klienten bli stengt til betalingen er registrert. Se artikkelen om Catacloud-abonnementet for hvordan du finner fakturaen og åpner klienten igjen.
Tilgangen lå på en annen/gammel brukerkonto. Hadde du tilgangen via en e-postadresse du ikke lenger bruker, følger ikke tilgangen automatisk med til den nye. Da må tilgangen gis på nytt til riktig bruker, eventuelt må innloggings-e-posten endres (se under).
Endre innloggings-e-post, telefon eller 2FA
Endring av e-postadressen (brukernavnet), telefonnummer og nullstilling av tofaktor (2FA) gjøres av oss, og av sikkerhetshensyn må forespørselen komme fra den registrerte e-postadressen. Se egen artikkel: Roller, revisortilgang og tilgangsgrupper for fremgangsmåten.
Når bør du kontakte oss?
Roller og tilgangsgrupper styrer du selv som administrator. Kontakt oss hvis:
En bruker ikke får utført noe selv etter at du har sjekket både rolle og undertilganger.
Et felt er låst ved attestering og du ikke finner ut hvilken tilgang som mangler.
Du trenger å endre innloggings-e-post/telefon eller nullstille 2FA.
Oppgi alltid klienten, brukerens navn og e-post, og nøyaktig hva som skjer (gjerne skjermbilde), så slipper vi å spørre på nytt.