Slik fungerer Filer-menyen i Catacloud
Under Filer i hovedmenyen ser du som standard kun dine egne opplastede filer under Mine filer → Dokumenter. Det er ikke en felles filmappe for alle – det forklarer hvorfor du ikke ser filer en kollega har lastet opp, eller mapper hun har opprettet.
For å dele filer med kollegaer eller ekstern revisor må du bruke en avdeling eller et prosjekt. Avdelinger vises i venstremenyen under Avdelinger, og alle som er lagt til som medlemmer av avdelingen ser de samme filene der.
Del filer via en avdeling
Avdeling er den vanligste måten å dele filer internt på, og er inkludert i begge planene i Catacloud.
Steg 1 – Opprett en avdeling (om den ikke finnes)
Klikk på app-ikonet (ni prikker) øverst til venstre og velg Administrasjon.
Gå til Avdelinger i venstremenyen (under Selskaps-innstillinger).
Klikk + Ny avdeling.
Fyll inn kode og navn (f.eks. «REV» / «Revisjon»), velg eventuelt avdelingsleder, og klikk Lagre endringer.
Steg 2 – Legg til medlemmer i avdelingen
Klikk på avdelingens navn i listen.
Gå til fanen Medlemmer.
Hak av for personene som skal ha tilgang.
Klikk Lagre endringer.
Steg 3 – Last opp filer til avdelingen
Gå til Filer i hovedmenyen.
Velg avdelingen i venstremenyen under Avdelinger.
Klikk Last opp eller Ny mappe. Alle medlemmer av avdelingen ser nå de samme filene.
Del filer via et prosjekt
Prosjekter fungerer på samme måte. Prosjekter vises i venstremenyen under Delte filer → Prosjekter. Bruk prosjekt hvis fildeling er knyttet til et bestemt oppdrag.
Opprett eller åpne et prosjekt.
Legg til de aktuelle brukerne som prosjektmedlemmer.
Last opp filer til prosjektets filområde – alle prosjektmedlemmer ser disse.
Gi revisor tilgang til filene
Revisor må først være invitert som bruker i Catacloud.
Gå til Administrasjon (app-ikonet øverst til venstre) og klikk Inviter person. Velg rollen Medlem.
Gå til Avdelinger → klikk avdelingen → fanen Medlemmer → hak av revisor → Lagre endringer.
Revisor logger inn og finner filene under Filer → Avdelinger → [avdelingens navn].
Vil du styre hva revisor ellers kan se og gjøre i Catacloud, se Roller, revisortilgang og tilgangsgrupper.
Vanlige spørsmål
Jeg lastet opp en fil, men kollegaen ser den ikke.
Sjekk at begge er lagt til i samme avdeling, og at filen er lastet opp under avdelingen i venstremenyen – ikke under Mine filer.
Revisor sier hun ikke finner filene.
Verifiser at revisor er lagt til som Medlem i avdelingen (Administrasjon → Avdelinger → Medlemmer-fanen), og at hun har logget inn etter invitasjonen ble akseptert.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt i chatten hvis:
Avdeling ikke er tilgjengelig i din plan.
Revisor ikke mottar invitasjonen.
Du ser ikke filene til kollegaen selv etter at dere er lagt til i samme avdeling.
Oppgi gjerne: navn på avdelingen, hvem som mangler tilgang, og hva som skjer når de forsøker å åpne den.