Slik fungerer tilgang i et byrå
Tilgang gis i to trinn: først inviterer du medarbeideren til byrået, deretter bestemmer du hvilke klienter personen skal jobbe i. Klientene styres hver for seg – tilgang til en klient gir ikke automatisk tilgang til byråets eget regnskap.
Trinn 1: Inviter medarbeideren til byrået
Gå til Administrasjon → Medlemmer og klikk Inviter person øverst til venstre.
Skriv inn e-postadressen til personen. Er personen allerede registrert i Catacloud, kobles kontoen automatisk – du trenger ikke å søke den opp først.
Velg Rolle (Medlem, Regnskapsfører eller Administrator) og sett Ansatt til Ja eller Nei.
Klikk Inviter.
Personen får invitasjonen på e-post og må godta den. Først når invitasjonen er godtatt, vises personen i Byrå → Tilgangskontroll – før det kan du ikke gi hen tilgang til klienter.
Fanen Tilganger i invitasjonsvinduet er kun en oversikt – den viser hvilke tilganger personen får ut fra rolle og tilgangsgrupper. Selve tilgangen endrer du med rolle og tilgangsgrupper, ikke per modul her.
Alle med tilgang til Timeføring-modulen kan registrere sine egne timer under Mine timer. Sett Ansatt til Ja for at personen skal regnes som ansatt i lederoversiktene – da vises personen under Ansatte og kan velges i Tilordnet, slik at en leder kan registrere og følge opp timene. Se Timeregistreringsmodulen – slik fungerer timeføring i Catacloud.
Trinn 2: Gi tilgang til klienter (Byrå → Tilgangskontroll)
Gå til Byrå → Tilgangskontroll. Her ser du klientene dine nedover og de ansatte bortover. Hver rute viser hvilken tilgang en ansatt har til en bestemt klient.
Klikk på ruten der den ansatte og klienten møtes, og velg tilgangsnivå:
Administrator – full tilgang til klienten.
Regnskapsfører – tilgang til å føre regnskap for klienten.
Medlem – begrenset tilgang.
Ingen tilgang – fjerner tilgangen til klienten.
Du kan søke opp en ansatt eller en klient, og filtrere på avdeling, for raskt å finne riktig rute. Herfra styrer du tilgang på tvers av alle klientene til byrået – både å gi og å fjerne tilgang.
Finner du ikke den ansatte? Sjekk at personen har godtatt invitasjonen (se Trinn 1), og last siden på nytt.
Tips: Endringer i tilgang eller rolle kan kreve at brukeren laster siden på nytt (eller logger inn på nytt) før de trer i kraft.
Ansatt uten tilgang til byråets eget regnskap
Byråets eget regnskap er atskilt fra klientene. En ansatt kan ha tilgang til én eller flere klienter uten å se byråets egne tall – men det forutsetter at byrået bruker tilgangsgrupper. Slik gjør du:
Opprett minst én tilgangsgruppe under Administrasjon → Tillatelser (klikk + Ny tilgangsgruppe). Se den viktige merknaden under.
Inviter personen med rollen Medlem, og la være å gi medlemmet en tilgangsgruppe som åpner Regnskap.
Gå til Byrå → Tilgangskontroll og gi tilgang til de klientene personen skal jobbe i.
Da kan personen logge inn og arbeide i klientenes regnskap, men ser ikke byråets eget Regnskap.
Viktig: Har byrået ikke opprettet noen tilgangsgrupper i det hele tatt, får alle medlemmer full standardtilgang – inkludert Regnskap. Opprett derfor minst én tilgangsgruppe før du stoler på at Regnskap er skjult.
Om «Ingen tilgang»: Når en modul står som «Ingen tilgang» i tilgangsoversikten, betyr det at modulen er skjult i menyen. Et medlem kan likevel beholde lesetilgang til enkelte data – for eksempel fakturaer, kunder, leverandører, kontoplan og filer – der andre deler av systemet viser dem. Skal tilgangen styres stramt, bruk tilgangsgrupper og gi kun det som trengs.
Tilgangsgrupper (avansert)
Under Administrasjon → Tillatelser kan du bruke tilgangsgrupper for mer detaljert styring av hvem som kan gjøre hva. Funksjonen er ikke aktivert som standard – klikk + Ny tilgangsgruppe for å ta den i bruk. Administratorer og regnskapsførere beholder sine eksisterende rettigheter uavhengig av dette.
For en full gjennomgang av roller og tilgangsgrupper, se Tilgangskontroll og brukerrettigheter i Catacloud.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt med support hvis en ansatt ikke får tilgang til en klient selv om ruten i Tilgangskontroll viser riktig nivå. Oppgi byråets navn, klientens organisasjonsnummer, e-postadressen til den ansatte og hva personen ikke får gjort.