Hva er byrå-modellen i Catacloud?
Catacloud er bygget for regnskapsbyrå. Som byrå har du én byrå-konto, og under den knyttes alle kundene dine (klientene) som egne selskaper. Du veksler mellom klientene fra selskapslisten øverst til høyre, og alle selskapene dine vises samlet under byrå-kontoen din i selskapsoversikten.
Slik legger du til en klient
Klikk på selskapsikonet øverst til høyre og velg Nytt selskap.
Søk opp klienten ved hjelp av juridisk foretaksnavn eller organisasjonsnummer.
Slå på togglen Legg klient under byråavtale. Da knyttes det nye selskapet til byrå-kontoen din, og det dukker opp innrykket under byrå-navnet i selskapslisten.
Huk av «Jeg godtar brukeravtalen».
Klikk Opprett selskap.
Viktig: Hvis du glemmer å slå på «Legg klient under byråavtale», opprettes selskapet som et selvstendig selskap uten tilknytning til byrå-kontoen. Du kan legge klienten inn under byrået i ettertid ved å gå til Byrå → Byråklienter og velge «Legg klient under byråavtale».
Hvem faktureres – byrået eller klienten?
Når klienten er lagt til under byråavtalen og Samlet fakturering er slått på (Byråfaktura), faktureres byrået – ikke kunden direkte. Faktureringen skjer gjennom byråets abonnement. Kontakt oss hvis du er usikker på abonnementsvilkårene for din konto.
Samlet fakturering styres per klient under Byrå → Byråklienter. I kolonnen Samlet fakturering slår du den av eller på direkte på hver klient:
På = Byråfaktura – klienten faktureres ikke direkte; fakturaen sendes til byrået.
Av = Klientfaktura – klienten faktureres direkte.
Du kan også åpne blyant-ikonet (Rediger byråavtale) for å endre dette og sette hvilken avdeling klienten hører til. Øverst i listen kan du filtrere på avdeling og betalingsplan.
Gi ansatte tilgang
Tilgang gis i to trinn: først inviterer du medarbeideren til byrået, deretter bestemmer du hvilke klienter hun eller han skal jobbe i. Klientene styres hver for seg – tilgang til en klient gir ikke automatisk tilgang til byråets eget regnskap.
Trinn 1: Inviter medarbeideren til byrået
Gå til Administrasjon → Medlemmer og klikk Inviter person øverst til venstre.
Skriv inn e-postadressen til personen. Er hun allerede registrert i Catacloud, kobles kontoen automatisk – du trenger ikke å søke henne opp først.
Velg Rolle (Medlem, Regnskapsfører eller Administrator) og sett Ansatt til Ja eller Nei.
Klikk Inviter.
Fanen Tilganger i invitasjonsvinduet er kun en oversikt – den viser hvilke tilganger personen får ut fra rolle og tilgangsgrupper. Selve tilgangen endrer du med rolle og tilgangsgrupper, ikke per modul her.
Alle med tilgang til Timeføring-modulen kan registrere sine egne timer under Mine timer. Sett Ansatt til Ja for at personen skal regnes som ansatt i lederoversiktene – da vises hun under Ansatte og kan velges i Tilordnet, slik at en leder kan registrere og følge opp timene hennes.
Se Timeregistreringsmodulen – slik fungerer timeføring i Catacloud for hvordan timeføring fungerer.
Trinn 2: Gi tilgang til klienter (Byrå → Tilgangskontroll)
Gå til Byrå → Tilgangskontroll. Her ser du klientene dine nedover og de ansatte bortover. Hver rute viser hvilken tilgang en ansatt har til en bestemt klient.
Klikk på ruten der den ansatte og klienten møtes, og velg tilgangsnivå:
Administrator – full tilgang til klienten.
Regnskapsfører – tilgang til å føre regnskap for klienten.
Medlem – begrenset tilgang.
Ingen tilgang – fjerner tilgangen til klienten.
Du kan søke opp en ansatt eller en klient, og filtrere på avdeling, for raskt å finne riktig rute. Herfra styrer du tilgang på tvers av alle klientene til byrået – både å gi og å fjerne tilgang.
Tips: Endringer i tilgang eller rolle kan kreve at brukeren laster siden på nytt (eller logger inn på nytt) før de trer i kraft.
Ansatt uten tilgang til byråets eget regnskap
Byråets eget regnskap er atskilt fra klientene. En ansatt kan ha tilgang til én eller flere klienter uten å se byråets egne tall – men det forutsetter at byrået bruker tilgangsgrupper. Slik gjør du:
Opprett minst én tilgangsgruppe under Administrasjon → Tillatelser (klikk + Ny tilgangsgruppe). Se den viktige merknaden under.
Inviter personen med rollen Medlem, og la være å gi medlemmet en tilgangsgruppe som åpner Regnskap.
Gå til Byrå → Tilgangskontroll og gi tilgang til de klientene personen skal jobbe i.
Da kan personen logge inn og arbeide i klientenes regnskap, men ser ikke byråets eget Regnskap.
Viktig: Har byrået ikke opprettet noen tilgangsgrupper i det hele tatt, får alle medlemmer full standardtilgang – inkludert Regnskap. Opprett derfor minst én tilgangsgruppe før du stoler på at Regnskap er skjult.
Om «Ingen tilgang»: Når en modul står som «Ingen tilgang» i tilgangsoversikten, betyr det at modulen er skjult i menyen. Et medlem kan likevel beholde lesetilgang til enkelte data – for eksempel fakturaer, kunder, leverandører, kontoplan og filer – der andre deler av systemet viser dem. Skal tilgangen styres stramt, bruk tilgangsgrupper og gi kun det som trengs.
Tilgangsgrupper (avansert)
Under Administrasjon → Tillatelser kan du bruke tilgangsgrupper for mer detaljert styring av hvem som kan gjøre hva. Funksjonen er ikke aktivert som standard – klikk + Ny tilgangsgruppe for å ta den i bruk. Administratorer og regnskapsførere beholder sine eksisterende rettigheter uavhengig av dette.
SAF-T-import for ny klient
Har du en ny klient som kommer fra et annet regnskapssystem? Du kan importere historisk regnskap via SAF-T. Les mer i artikkelen SAF-T Regnskap – importere og eksportere.
Altinn-kobling per klient
Hvis byrået skal sende inn på vegne av klienten, kreves det at du har riktig rolle i Altinn for det aktuelle organisasjonsnummeret.
Vanlige spørsmål
Kan jeg ta over en eksisterende kunde som allerede bruker Catacloud?
Ja. Be kunden gi deg administratortilgang til selskapet sitt. Du kan deretter administrere tilganger og regnskap derfra. Kontakt support hvis du vil flytte kundens selskap inn under byråavtalen din.
Hva skjer hvis jeg oppretter et selskap uten å slå på «Legg klient under byråavtale»?
Selskapet opprettes som et selvstendig selskap og faktureres separat. Du legger det inn under byråavtalen i ettertid via Byrå → Byråklienter.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt med support hvis:
En klient mangler under byrå-kontoen din etter opprettelse.
Du trenger å flytte et selskap inn under eller ut av byråavtalen.
Du er usikker på fakturering eller abonnementsoppsett.
Oppgi gjerne: byråets navn, klientens organisasjonsnummer, og hva du ønsker hjelp til.