Bokfører du en leverandørfaktura i en annen valuta enn NOK, henter Catacloud automatisk gjeldende vekslingskurs og regner om beløpet til norske kroner. Her forklarer vi hvordan det fungerer, og forskjellen mellom å registrere betaling direkte på konteringskonto versus via bankintegrasjon.
Slik fungerer valuta ved bokføring
Når du bokfører en leverandørfaktura, velger du valuta i Valuta-feltet (f.eks. USD, EUR, DKK, AUD). Catacloud henter da automatisk gjeldende vekslingskurs fra Den europeiske sentralbanken (ECB) og beregner NOK-beløpet for deg. Kursene oppdateres daglig og brukes automatisk basert på fakturadatoen.
For å se kursen som er brukt: hold musepekeren over pilikonet (⇄) ved siden av totalbeløpsfeltet. En tooltip viser da:
NOK – det omregnede beløpet i norske kroner
Vekslingskurs – kursen som er brukt for omregningen
Merk: ECB-kursen er en referansekurs og kan avvike noe fra kursen banken bruker ved faktisk betaling. Hvis avtalen med leverandøren bruker en annen kurs, kan du overstyre beløpet manuelt.
Alternativ 1: Registrere betaling direkte på konteringskonto
Brukes når betalingen allerede er gjennomført – f.eks. betalt med firmakort eller via nettbank utenfor Catacloud.
I Betaling-seksjonen på bilaget velger du:
Betalingsmåte – velg riktig konto, f.eks. «Betalt til bank (1920)»
Betalingsdato
Beløp i valuta (f.eks. 890,00 USD) – NOK-tilsvarende beregnes automatisk (f.eks. 8 690,22 NOK)
Klikk Lagre og bokfør for å fullføre. Det opprettes ingen betalingsordre – betalingen registreres kun regnskapsmessig.
Alternativ 2: Sende betaling via bankintegrasjon
Brukes når du vil sende betalingen direkte til mottakerens bank fra Catacloud. Dette krever aktiv bankintegrasjon (ZTL eller Aritma).
Velg Registrer betaling på bilaget. Dialogen åpnes med følgende felt:
Betalingsmåte – velg bankkontoen betalingen skal gå fra
IBAN-nummer – mottakerens internasjonale kontonummer (med landkode, f.eks. DK10...)
BIC/SWIFT – bankens identifikasjonskode (f.eks. NDEADKKK for Nordea Danmark)
KID/melding – betalingsreferanse til mottaker
Betalingsdato og betalingsbeløp i valuta
Adresse – mottakerens adresse (kreves for utenlandsbetalinger)
Lagre bankkonto på leverandør – slå på for å slippe å fylle inn IBAN og BIC/SWIFT neste gang
Klikk Legg til godkjenning for å sende betalingen til godkjenningskøen, eller Bekreft betaling for direkte godkjenning.
Hvis du bokfører og registrerer betalingen i samme operasjon, klikker du Lagre og bokfør direkte. Fakturaen blir da bokført og lagt til godkjenning i bankmodulen samtidig. Slik ser betalingsordren ut i bankmodulen:
Valutadifferanser bokføres automatisk
Betaler du en faktura i utenlandsk valuta via bankintegrasjon, kan kursen banken bruker avvike fra kursen fakturaen ble bokført med. Når banken har gjennomført betalingen, bokfører Catacloud automatisk et betalingsbilag (type Betaling), der differansen føres som valutagevinst eller valutatap. Med standard kontoplan har bilaget disse linjene:
Leverandørgjeld (2400) – debet, beløpet fakturaen ble bokført med i NOK
Bankkontoen (f.eks. 1920) – kredit, beløpet i valuta og det banken trakk i NOK
8060 Valutagevinst (agio) eller 8160 Valutatap (disagio) – differansen mellom de to beløpene
7770 Bank og kortgebyr – bare hvis banken tar gebyr for betalingen; gebyret krediteres bankkontoen
Dette skjer automatisk – du trenger ikke gjøre noe manuelt. Bilaget er merket «Automatisk bokført betaling kan ikke endres».
Feilmelding: «Når du bruker en annen valuta, kan du ikke opprette en fremtidig transaksjon»
Når du bokfører en faktura i en annen valuta enn NOK – eller sender den til attestasjon – kan datoene på bilaget ikke ligge fram i tid. Vekslingskursen for en dato fram i tid finnes nemlig ikke ennå.
Fakturadato må være i dag eller tidligere.
Betalingsdato i Betaling-delen må være i dag eller tidligere. Det gjelder også når du bare har fylt inn KID/melding. Betalingsdatoen fylles automatisk med forfallsdatoen, så det er ofte den som gir feilmeldingen.
Unntak: Betaler du via bankintegrasjon (en bankkonto valgt som Betalingsmåte), kan betalingsdatoen være fram i tid.
Slik løser du det
Kontroller at Fakturadato er i dag eller tidligere.
Skal du betale fakturaen utenfor Catacloud, for eksempel i nettbanken: tøm Betaling-delen (fjern betalingsmåte og KID/melding).
Bokfør eller send bilaget til attestasjon som vanlig.
Når fakturaen er betalt, registrerer du betalingen med den faktiske betalingsdatoen – se Alternativ 1 over.
Tips
Valutakursen hentes automatisk basert på fakturadatoen. Endrer du fakturadatoen, oppdateres kursen.
MVA beregnes alltid på NOK-beløpet etter omregning – ikke på valutabeløpet.
Har du sendt en betaling via bankintegrasjon, kan du se den igjen under Valg → Forhåndsvis eller opprette en ny med samme oppsett via Ny betaling som denne.
ECB publiserer ikke kurser i helger og på helligdager – på slike dager brukes siste tilgjengelige kurs.
Når bør du kontakte oss?
Kursen som vises virker feil eller utdatert – oppgi valuta, fakturadato og hva du forventer av kurs.
Du får feilmelding ved betaling i utenlandsk valuta – oppgi klientnavn, valuta og feilmelding.
Valutadifferansen har bokført seg på feil konto – oppgi bilagsnummer og hvilke kontoer det gjelder.