Får du beskjed om at perioden er låst når du skal bokføre eller endre et bilag? Det finnes tre ulike låser i Catacloud. Her ser du hvilken som stopper deg, og hvordan du åpner den.
Hvilken lås stopper deg?
Feilmeldingen forteller hvilken lås det gjelder:
«Denne regnskapsperioden er låst»: regnskapsperioden er låst. Gjelder alle bilag til og med låsedatoen.
«Denne regnskapsperioden er låst for bilag med en mva-kode»: mva-terminen er låst. Gjelder bare bilag med mva-kode – bilag uten mva-kode kan fortsatt bokføres.
«Denne bankkontoens (…) kontoutdragsperiode er låst for …»: bankavstemmingen for den kontoen og måneden er godkjent. Gjelder bare føringer mot den bankkontoen.
Merk: Ser regnskapsperioden åpen ut, men du får likevel feilmelding? Da er det nesten alltid mva-terminen eller bankavstemmingen som er låst.
Slik åpner du regnskapsperioden
Gå til Administrasjon → Regnskap.
Under Lås regnskapsperiode ser du datoen perioden er låst til og med. Klikk Endre.
Sett Til og med dato til siste dag før perioden du skal endre i.
Skriv gjerne hvorfor under Kommentarer, og klikk Lagre endringer.
Når du er ferdig, låser du perioden igjen på samme måte. Fanen Historikk viser hvem som har låst og åpnet perioden, og når.
Viktig: Er regnskapsåret avsluttet med årsavslutning, kan du ikke flytte låsedatoen inn i det året. Da får du meldingen «Du kan ikke endre regnskapslåsen fordi regnskapsåret er låst og stengt». Årsavslutningen må åpnes først.
Tips: Er knappen Endre grå, mangler du tilgangen til å oppdatere selskapets innstillinger. Be en administrator om hjelp.
Slik åpner du mva-terminen
Gå til Regnskap → Mva-melding.
Finn terminen bilaget hører til.
Klikk Gjenåpne.
Når du er ferdig, klikker du Opprett. Sjekk at Lås MVA-oppgave er slått på, og klikk Opprett Mva-melding. Da er terminen låst igjen.
Merk: Er mva-meldingen allerede levert, skal endringen enten tas med i neste termin eller rettes med en korrigert melding. Se Bilag ført etter at MVA-meldingen er levert – korrigere eller ta med i neste termin?
Slik gjenåpner du bankavstemmingen
Gå til Bank → Bankavstemming.
Velg bankkontoen og måneden feilmeldingen gjelder.
Klikk Gjenåpne.
Gjør endringen, og godkjenn måneden på nytt med Godkjenn avstemming.
Merk: Har du godkjent senere måneder, må de også gjenåpnes og godkjennes i riktig rekkefølge. Se Får ikke godkjent en måned du har åpnet igjen i bankavstemmingen.
Dette kan du gjøre selv om perioden er låst
Endre beskrivelse, avdeling, prosjekt, produkt, bruker og dimensjoner på et bokført bilag. Beløp, konto, mva-kode og dato kan ikke endres.
Legge inn bilag i bilagsmottaket med dato i en låst periode. Du må endre datoen før bilaget kan bokføres eller sendes til attestering.
Les også
Når bør du kontakte oss?
Kontakt oss i chatten hvis du har åpnet alle tre låsene og fortsatt ikke får bokført. Oppgi:
klient,
bilagsnummer og bilagsdato,
den eksakte feilmeldingen,
hvilken låsedato som står under Administrasjon → Regnskap.