Får du varsel om lite lagringsplass, lurer du på hva som tar plass, eller kjenner du ikke igjen en lagringspakke på fakturaen? Her får du full oversikt: hvordan du ser forbruket, frigjør plass, og kjøper og fjerner ekstra lagring selv.
Alle klienter har litt lagring inkludert i abonnementet. Trenger du mer, kjøper du ekstra lagring i pakker på 25 GB til kr 49,– per måned per pakke. Du kan legge til og fjerne disse pakkene selv, når som helst. At lagringen fylles opp er ikke noe som er gjort feil – vedlegg og filer akkumulerer seg over tid, og bilag med store bildefiler går raskest.
Se hvor mye lagring som er brukt – og hva som tar plass
Gå til Administrasjon og velg Fillagring i venstremenyen.
Øverst, under Totalt brukt, ser du hvor mye av den totale lagringen som er i bruk.
Under Din lagringskapasitet ser du hva totalen består av:
Plan (f.eks. Testplan) – lagringen som er inkludert i abonnementet, merket (inkludert).
Lagringspakke – ekstra lagring dere selv har kjøpt.
Klikk på Detaljer om lagringsbruk for å se forbruket fordelt på kategorier:
Prosjekter – filer lagret på et prosjekt
Bilag – vedlegg koblet til bilag
Miniatyrbilder – automatisk genererte forhåndsvisninger av dokumenter og bilder
Bilagslogg – filer som er lagret i bilagsloggen (bilagsmottaket)
Brukere – filer i den enkelte brukers «Mine filer»
Oppgaver – vedlegg på oppgaver
Avdeling – filer i delte avdelingsområder
Andre – filer som ikke er kategorisert (kan være eldre filer fra før filmodulen ble lansert)
Hva tar vanligvis mest plass – og hvordan frigjør jeg plass?
Den vanligste årsaken er store bildevedlegg i bilagsloggen – typisk kvitteringer eller fakturakopier som er fotografert i høy oppløsning. Ett slikt bilde kan ta like mye plass som hundrevis av vanlige PDF-filer.
Det er dessverre ikke mulig å slette vedlegg på bokførte bilag i dag. Dette er en funksjon det jobbes med. Inntil videre må du enten leve med forbruket eller kjøpe mer lagringskapasitet.
Filer som ligger i Mine filer (Brukere-kategorien) kan brukerne selv slette ved å gå til Filer-modulen.
Kjøpe mer lagring
Du kan legge til lagring på to måter.
Fra ferdige pakker: Gå til Administrasjon → Fillagring. Under Få mer lagringskapasitet velger du ønsket pakke og klikker Legg til lagringskapasitet:
+25 GB – kr 49,– per måned
+50 GB – kr 98,– per måned
+100 GB – kr 196,– per måned
+250 GB – kr 490,– per måned
Fra «Endre lagringskapasitet»: Åpne vinduet på Lagringspakke-kortet, klikk + for å øke antall 25 GB-pakker, og klikk Lagre endringer.
Lagringen aktiveres umiddelbart.
Se hvor mange lagringspakker som er aktivert
Klikk Endre lagringskapasitet på Lagringspakke-kortet.
I vinduet Endre lagringskapasitet ser du hvor mange pakker som er aktivert, for eksempel Lagringspakke (2 X 25 GB), samt total lagring og totalpris per måned.
Merk: Her ser du hvor mange pakker som er aktivert, men ikke hvem som la dem til. Det finnes ingen logg over hvem som har aktivert lagring.
Fjerne lagringspakke
Gå til Administrasjon → Fillagring.
Klikk Endre lagringskapasitet på Lagringspakke-kortet.
Klikk – for å redusere antall 25 GB-pakker.
Klikk Lagre endringer.
Lagringen som er inkludert i abonnementet (planen) kan ikke fjernes – du kan bare fjerne pakker dere selv har kjøpt. Du kan ikke redusere kapasiteten til under det klienten faktisk bruker; frigjør plass først om nødvendig.
Hvorfor står det lagring på fakturaen?
Ekstra lagring faktureres månedlig og vises som «Lagringspakke, månedlig pris». Antall er antall 25 GB-pakker som er aktivert, à kr 49,–.
Eksempel: står det 10 stk på fakturaen, er det aktivert 10 pakker = 250 GB ekstra = kr 490,– per måned.
Kjenner du ikke igjen lagringen på fakturaen, sjekk Endre lagringskapasitet for å se hvor mange pakker som er aktivert, og fjern det dere ikke trenger.
Er «Mine filer» delt med alle?
Nei – filene i Mine filer (Filer-modulen) er individuelle og kun synlige for den som lastet dem opp. For å dele filer med kolleger bruker du Avdeling: opprett en avdeling og knytt filer til den, så kan alle med tilgang til avdelingen se dem.
Se mer om deling av filer i artikkelen Hvorfor ser jeg ikke kollegaens filer – og hvordan deler jeg filer?
Når bør du kontakte oss?
Du ønsker å slette vedlegg på bokførte bilag – dette er ikke mulig i dag, men send gjerne en melding i chatten så kan vi se på saken.
Lagringen er full og du trenger hjelp til å forstå hva som tar plass – ta kontakt i chatten og oppgi klientnavn.
Du kjenner ikke igjen lagringspakken på fakturaen og vil vite mer – ta kontakt i chatten og oppgi klientnavn.
Du får ikke redusert kapasiteten – ta kontakt i chatten og oppgi klientnavn.