Revisor trenger som regel å se regnskapet, men skal ikke kunne endre noe. Det løser du ved å invitere revisor som Medlem og legge revisor i en tilgangsgruppe som bare har lesetilganger.
Vil du vite mer om roller og tilgangsgrupper generelt, se Tilgangskontroll og brukerrettigheter i Catacloud.
Hvorfor ikke bare gi revisor rollen Regnskapsfører?
Rollen Regnskapsfører gir nesten like bred tilgang som Administrator – også til Administrasjon. Et Medlem uten tilgangsgruppe får bred standardtilgang til alle bedriftsmodulene. Ingen av delene er lesetilgang. Først når medlemmet legges i en tilgangsgruppe, er det gruppen som bestemmer nøyaktig hva vedkommende kan se og gjøre.
1. Inviter revisor som Medlem
Gå til Administrasjon → Brukertilgang → Medlemmer.
Klikk Inviter person, fyll inn revisors e-postadresse og velg rollen Medlem.
Revisor vises med status Invitert til første innlogging.
2. Opprett en tilgangsgruppe med bare lesetilganger
Gå til Administrasjon → Brukertilgang → Tillatelser og klikk Ny tilgangsgruppe.
På fanen Generelt gir du gruppen et navn, for eksempel Revisor. La bryteren Alle rettigheter være av.
Gå deretter til fanen Tilganger. Klikk Vis alle … undertilganger under modulen og slå på bare undertilgangene som gir innsyn. Ikke slå på bryteren for hele modulen – da får gruppen også tilgang til å endre.
Disse undertilgangene dekker det en revisor vanligvis trenger:
Regnskap: Åpne og lese bilag, Se regnskapsrapporter, Se og eksportere MVA-oppgaver
Bank: Se og lese bankkontoer, transaksjoner og balanse, Se bankutskrifter og transaksjoner, Se bank-betalinger
Kunder: Se og lese kunder, Se kundereskontro
Leverandører: Se og lese leverandører, Se leverandørreskontro
Trenger revisor mer, finnes det også Lese attestasjoner under Godkjenninger og Se og eksportere budsjetter under Budsjett.
Modulen viser Delvis tilgang når bare noen av undertilgangene er på – det er riktig for en revisorgruppe.
Tommelfingerregel: undertilganger som begynner med Se, Lese eller Åpne og lese gir bare innsyn. Ett unntak bør du la være av: Se og fakturere fakturagrunnlag under Fakturering lar brukeren fakturere. La også Importere og eksportere data under Administrasjon være av – den lar brukeren importere.
3. Legg revisor i gruppen
På fanen Medlemmer haker du av for revisor og klikker Opprett gruppe. Legger du revisor i en gruppe som finnes fra før, heter knappen Lagre endringer. Du kan også dra medlemskortet fra medlemsoversikten og ned i gruppen.
Revisor mangler noe
Ser revisor en modul, men får ikke åpnet det som trengs, mangler det nesten alltid en lese-undertilgang. Eksempel: revisor ser bilagslisten, men får ikke åpnet bilagene – slå på Åpne og lese bilag. Endringer i gruppen gjelder med en gang for alle i gruppen.
Når revisjonen er ferdig
Fjern revisor fra tilgangsgruppen, eller fjern medlemskapet under Administrasjon → Brukertilgang → Medlemmer. Gruppen kan du beholde til neste år.
Når bør du kontakte oss?
Tilganger styrer du selv som administrator. Ta kontakt hvis revisor fortsatt ikke får sett det som trengs etter at du har sjekket undertilgangene. Oppgi klienten, revisors e-post og hva revisor prøver å åpne – gjerne med skjermbilde.