Hva er bilagsmottaket?
Bilagsmottaket (Regnskap → Bilagsmottak) er der innkommende bilag samles før de bokføres. Du kan laste opp filer på følgende måter:
Klikk Last opp øverst og velg fil(er)
Klikk pilen ved siden av Last opp og velg Importer – brukes til å importere GBAT10-filer (f.eks. fra et lønnssystem)
Dra og slipp filer direkte inn i mottaket
Lim inn (Ctrl+V) et bilde eller en PDF fra utklippstavlen
Send filer som vedlegg til den e-postadressen som vises øverst i bilagsmottaket
Åpne et bilag og velg bilagstype
Klikk Åpne bilag for å åpne det som en leverandørfaktura. For å velge en annen type, klikk pilen ved siden av knappen og velg:
Leverandørfaktura
Kundefaktura
Tolldeklarasjon
Kontoutskrift
Avansert bilag
Velg riktig type før bokføring, slik at bilaget havner korrekt i regnskapet.
Høyreklikk-menyen
Høyreklikk på et bilag i mottaket for å få opp alle handlinger:
Åpne – åpner bilaget som leverandørfaktura
Slå sammen – slår sammen flere dokumenter til ett bilag. Nyttig når en faktura har kommet som flere filer (f.eks. faktura + vedlegg). Se Før du slår sammen under.
Split – deler ett PDF-dokument inn i flere bilag. Nyttig når flere fakturaer har kommet i samme PDF. Se Når kan et bilag splittes? under.
Tolk bilag – lar Catacloud lese og tolke innholdet automatisk (OCR/AI), slik at felt som leverandør, beløp og dato fylles inn for deg.
Last ned – laster ned originalfilen
Tagg – legg til tagg(er) på bilaget for enklere sortering og filtrering
Kopier (Ctrl+C) – kopierer bilaget
Send til → Mine filer – sender bilaget til Filer-modulen
Gi nytt navn – endre filnavnet
Slett (Delete) – sletter bilaget fra mottaket
Når kan et bilag splittes?
Du kan bare splitte et bilag som ennå ikke har fått noen opplysninger. Det betyr at bilaget må være:
en PDF som ligger alene i bilaget
ikke en EHF-faktura
ikke tolket med Tolk bilag
ikke åpnet og lagret som en bilagstype (f.eks. leverandørfaktura), og ikke sendt til attestering
ikke bokført
Hvis bilaget ikke kan splittes, får du en av disse meldingene:
«Du kan ikke splitte et bilag som har data» – bilaget er en EHF-faktura, eller det er tolket, lagret som en bilagstype eller sendt til attestering.
«Du kan bare splitte PDF-bilag» – filen er et bilde eller en annen filtype enn PDF.
«Du kan ikke splitte et bilag som er postet» – bilaget er allerede bokført.
Splitt derfor dokumentet før du tolker, åpner eller fører det.
Bilaget kan ikke splittes – slik løser du det
Høyreklikk på bilaget i bilagsmottaket og velg Last ned.
Last opp den nedlastede PDF-en i bilagsmottaket igjen. Den nye kopien har ingen opplysninger og kan splittes.
Høyreklikk på den nye kopien, velg Split og del den opp slik du ønsker.
Slett det gamle bilaget, slik at det ikke blir ført to ganger.
Merk: Var det opprinnelige bilaget en EHF-faktura, blir den nye kopien en vanlig PDF. Fakturaopplysningene (leverandør, beløp, KID osv.) følger ikke med – fyll dem inn selv eller bruk Tolk bilag.
Før du slår sammen
Det sammenslåtte bilaget får opplysningene fra det første bilaget du valgte. Hvis det er en EHF-faktura eller et tolket bilag, kan det sammenslåtte bilaget ikke splittes igjen etterpå.
Slå derfor bare sammen dokumenter som hører til samme bilag – for eksempel en faktura og vedlegget til den. Bankbilag og andre fakturaer bør ligge som egne bilag.
Bokføre en EHF med mange linjer på én linje
Ved behandling av en EHF-faktura vil antall varelinjer ofte tilsvare linjene på selve fakturaen. Hvis du vil forenkle bokføringen, kan du slå sammen linjene:
Slå sammen alle linjer – kombinerer alle linjer til én.
Slå sammen linjer etter MVA-kode – linjer med samme MVA-kode slås automatisk sammen til én post per kode.
Kopiere et bilag
Hva som er mulig avhenger av bilagstypen:
Fakturaer: Bruk Ny faktura som denne for å opprette en ny faktura med samme oppsett. Brukes også til å nullstille en feilbokført kreditnota – opprett en tilsvarende faktura slik at de går opp mot hverandre.
Avanserte bilag: Det finnes foreløpig ingen kopieringsfunksjon for å gjenbruke postene. Disse må bokføres manuelt på nytt.
Den samme EHF-fakturaen dukker opp mange ganger
Av og til dukker den samme EHF-fakturaen opp flere ganger i bilagsmottaket – noen ganger 20–30 kopier av samme dokument. Dette skjer når leverandøren (eller EHF-nettverket) har levert fakturaen gjentatte ganger, eller når en synkronisering mot mottaksadressen har hentet samme melding flere ganger.
Viktig: Før du rydder opp, sjekk alltid leverandørreskontro eller bilagslisten for å bekrefte at fakturaen ikke allerede er bokført. En dobbeltbetaling er vanskelig å reversere.
Slik rydder du opp:
Gå til Regnskap → Bilagsmottak og identifiser duplikatene. De vil ha samme filnavn, leverandør og beløp.
Klikk på den første kopien for å velge den, hold deretter Shift eller Ctrl og klikk de andre for å velge alle duplikatene – unntatt én du vil beholde.
Høyreklikk og velg Slett, eller trykk Delete. Bekreft slettingen.
Du skal nå ha én kopi igjen – bokfør den som normalt.
Hvis duplikatene dukker opp igjen kort tid etter sletting, ta kontakt i chatten – problemet kan ligge i EHF-nettverksintegrasjonen og kreve tiltak fra vår side.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt i chatten og oppgi klient og bilagsnummer hvis:
Et bilag ikke kan slås sammen, splittes eller bokføres som forventet – også etter at du har prøvd fremgangsmåten over.
Duplikater dukker opp igjen etter sletting.
Du er usikker på om en EHF-faktura allerede er bokført.