Hva er bilagsmottaket?
Bilagsmottaket (Regnskap → Bilagsmottak) er der innkommende bilag samles før de bokføres. Du kan laste opp filer på følgende måter:
Klikk Last opp øverst og velg fil(er)
Klikk pilen ved siden av Last opp og velg Importer – brukes til å importere GBAT10-filer (f.eks. fra et lønnssystem)
Dra og slipp filer direkte inn i mottaket
Lim inn (Ctrl+V) et bilde eller en PDF fra utklippstavlen
Send filer som vedlegg til den e-postadressen som vises øverst i bilagsmottaket
Åpne et bilag og velg bilagstype
Klikk Åpne bilag for å åpne det som en leverandørfaktura. For å velge en annen type, klikk pilen ved siden av knappen og velg:
Leverandørfaktura
Kundefaktura
Tolldeklarasjon
Kontoutskrift
Avansert bilag
Velg riktig type før bokføring, slik at bilaget havner korrekt i regnskapet.
Høyreklikk-menyen
Høyreklikk på et bilag i mottaket for å få opp alle handlinger:
Åpne – åpner bilaget som leverandørfaktura
Slå sammen – slår sammen flere dokumenter til ett bilag. Nyttig når en faktura har kommet som flere filer (f.eks. faktura + vedlegg).
Splitte – deler ett dokument inn i flere bilag. Nyttig når flere fakturaer har kommet i samme PDF.
Tolk bilag – lar Catacloud lese og tolke innholdet automatisk (OCR/AI), slik at felt som leverandør, beløp og dato fylles inn for deg.
Last ned – laster ned originalfilen
Tagg – legg til tagg(er) på bilaget for enklere sortering og filtrering
Kopier (Ctrl+C) – kopierer bilaget
Send til → Mine filer – sender bilaget til Filer-modulen
Gi nytt navn – endre filnavnet
Slett (Delete) – sletter bilaget fra mottaket
Bokføre en EHF med mange linjer på én linje
Ved behandling av en EHF-faktura vil antall varelinjer ofte tilsvare linjene på selve fakturaen. Hvis du vil forenkle bokføringen, kan du slå sammen linjene:
Slå sammen alle linjer – kombinerer alle linjer til én.
Slå sammen linjer etter MVA-kode – linjer med samme MVA-kode slås automatisk sammen til én post per kode.
Kopiere et bilag
Hva som er mulig avhenger av bilagstypen:
Fakturaer: Bruk Ny faktura som denne for å opprette en ny faktura med samme oppsett. Brukes også til å nullstille en feilbokført kreditnota – opprett en tilsvarende faktura slik at de går opp mot hverandre.
Avanserte bilag: Det finnes foreløpig ingen kopieringsfunksjon for å gjenbruke postene. Disse må bokføres manuelt på nytt.
Den samme EHF-fakturaen dukker opp mange ganger
Av og til dukker den samme EHF-fakturaen opp flere ganger i bilagsmottaket – noen ganger 20–30 kopier av samme dokument. Dette skjer når leverandøren (eller EHF-nettverket) har levert fakturaen gjentatte ganger, eller når en synkronisering mot mottaksadressen har hentet samme melding flere ganger.
Viktig: Før du rydder opp, sjekk alltid leverandørreskontro eller bilagslisten for å bekrefte at fakturaen ikke allerede er bokført. En dobbeltbetaling er vanskelig å reversere.
Slik rydder du opp:
Gå til Regnskap → Bilagsmottak og identifiser duplikatene. De vil ha samme filnavn, leverandør og beløp.
Klikk på den første kopien for å velge den, hold deretter Shift eller Ctrl og klikk de andre for å velge alle duplikatene – unntatt én du vil beholde.
Høyreklikk og velg Slett, eller trykk Delete. Bekreft slettingen.
Du skal nå ha én kopi igjen – bokfør den som normalt.
Hvis duplikatene dukker opp igjen kort tid etter sletting, ta kontakt i chatten – problemet kan ligge i EHF-nettverksintegrasjonen og kreve tiltak fra vår side.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt i chatten og oppgi klient og bilagsnummer hvis:
Et bilag ikke kan slås sammen, splittes eller bokføres som forventet.
Duplikater dukker opp igjen etter sletting.
Du er usikker på om en EHF-faktura allerede er bokført.