Leter du etter en mal for å importere bilag til Catacloud? Du kan importere bilag fra en fil i formatet GBAT10. Last ned eksempelfilen nederst i artikkelen og bytt ut innholdet med dine egne bilag. Her ser du hvordan filen skal se ut, og hvordan du importerer den.
Hva er en GBAT10-fil?
GBAT10 er en tekstfil der hver linje er én postering, og feltene er skilt med semikolon (;). Mange lønnssystemer og regnskapssystemer kan lage en slik fil. Du kan også lage den selv i Excel og lagre den som CSV.
Linjer med samme bilagsnummer blir ett bilag i Catacloud.
Har du allerede en GBAT10-fil fra Mamut eller et annet system, kan du importere den slik den er. Mva-koden hentes da fra kontoen i Catacloud, og prosjekt og avdeling (kolonne X og Y) blir ikke tatt med.
Slik bygger du opp filen
Bruk én rad per postering og ingen overskriftsrad. Disse kolonnene brukes (kolonnebokstavene gjelder når du lager filen i Excel):
A: teksten GBAT10
B: bilagsnummer – alle linjer med samme nummer blir ett bilag
C: dato som ÅÅÅÅMMDD, for eksempel 20261031
D–F: kan stå tomme
G: kontonummer
H: mva-kode (0 for kontoer uten mva)
I: beløp – pluss er debet, minus er kredit
J–T: kan stå tomme
U: tekst på posteringen
V–Z: kan stå tomme
AA: bokstaven T
AB: samme beløp som i kolonne I
Viktig: Kolonne AA må inneholde T og kolonne AB beløpet. Mangler de, blir linjen hoppet over.
Debet og kredit må gå i null for hvert bilag. Mva-koden hentes fra kontoen i kontoplanen. Har kontoen låst mva-kode, må koden i filen være den samme.
Eksempelfil
Eksempelfilen gbat10-eksempel.csv ligger nederst i artikkelen, under Last ned eksempelfil. Den har to ferdige bilag: et bankgebyr og en renteinntekt. Åpne den i Excel, bytt ut dato, kontoer, beløp og tekst med dine egne, og lagre den igjen som beskrevet under. Kontoene i eksempelet (7770, 1920 og 8050) må finnes i kontoplanen din.
Slik ser det første bilaget ut når filen åpnes i Notisblokk:
GBAT10;1;20261031;;;;7770;0;250.00;;;;;;;;;;;;Bankgebyr oktober;;;;;;T;250.00
GBAT10;1;20261031;;;;1920;0;-250.00;;;;;;;;;;;;Bankgebyr oktober;;;;;;T;-250.00
Lagre filen fra Excel
Velg Lagre som og filtypen CSV (semikolondelt). Ikke last opp Excel-filen (.xlsx) direkte.
Åpne filen i Notisblokk og sjekk at beløpene har punktum som desimaltegn (250.00), ikke komma (250,00), og at det ikke er mellomrom i beløpene.
Sjekk også at det ikke ligger linjer med bare semikolon (;;;;;) nederst i filen. Excel lager slike linjer når det har stått noe i radene under bilagene. Slett dem.
Merk: Står beløpet med komma, leses bare delen før kommaet. 250,50 blir altså 250.
Slik importerer du filen
Gå til Regnskap → Bilagsmottak.
Klikk pilen ved siden av Last opp og velg Importer.
La Type stå på GBAT10.
Velg Tegnsett format. Lagret du filen som vanlig CSV fra Excel, velg ISO-8859-1. Lagret du som CSV UTF-8, velg UTF-8.
Klikk Finn filer og velg filen.
Vil du at bilagene skal bokføres med en gang, slå på Bokfør bilag. Ellers havner de i bilagsmottaket, der du kan se over dem før du bokfører.
Klikk Importer.
Tips: Importer først en fil med ett bilag uten Bokfør bilag. Åpne bilaget og sjekk kontoer, beløp og mva før du importerer resten.
Hvorfor feiler importen?
Importen stopper og ingen bilag blir laget hvis:
Kontoen finnes ikke: et kontonummer i filen finnes ikke i kontoplanen din. Opprett kontoen eller rett nummeret. Sjekk også at kontonummeret står i kolonne G.
Konto 0 finnes ikke: sier feilmeldingen at konto 0 ikke finnes, har filen linjer med bare semikolon nederst. Slett dem, se Lagre filen fra Excel.
Låst mva-kode: kontoen har låst mva-kode, og filen har en annen kode.
Låst periode: en dato i filen ligger i en periode som er låst.
Kommer det verken feilmelding eller bilag, er filen som regel ikke semikolondelt. Den er kanskje lastet opp som Excel-fil (.xlsx) eller lagret som CSV med komma. Lagre den på nytt som CSV (semikolondelt).
Ser du ikke en feilmelding, men noen linjer mangler i bilaget, mangler som regel T i kolonne AA.
En KID som ikke er gyldig, stopper ikke importen. Den blir bare ikke lagret som KID på fakturaen.
Få bilag? Før dem heller manuelt
Gjelder det bare noen få bilag, går det ofte raskere å føre dem som Avansert bilag direkte i bilagsmottaket.
Les også
Når bør du kontakte oss?
Kontakt oss i chatten hvis importen ikke går gjennom etter at du har sjekket punktene over. Oppgi:
klient,
den eksakte feilmeldingen,
hvilket system filen kommer fra,
og legg ved filen hvis du kan.
Last ned eksempelfil
Klikk på filnavnet under for å laste ned eksempelfilen. Åpne den i Excel eller Notisblokk og bytt ut innholdet med dine egne bilag.