Små grep som gjør hverdagen i Catacloud raskere. Her er noen av favorittene våre.
Jobb i to faner samtidig
Trenger du å se to ting på én gang – for eksempel et bilag i én fane og en rapport i en annen? Dupliser fanen i nettleseren i stedet for å klikke deg frem og tilbake.
Høyreklikk på fanen øverst i nettleseren og velg Dupliser (Duplicate). Du får da en ny fane på akkurat samme sted i Catacloud, og kan navigere videre i den uten å miste det du holdt på med.
Søk raskt med Ctrl+S
Trykk Ctrl+S (eller Cmd+S på Mac) for å åpne søkefeltet øverst i Catacloud. Her kan du søke på tvers av kunder, leverandører, bilag og fakturaer – uten å navigere til riktig modul først. Nyttig når du raskt vil slå opp en kunde eller et bilagsnummer.
Regn rett i beløpsfeltet
Du trenger ikke kalkulator ved siden av. I beløpsfelt kan du skrive inn et regnestykke, så regner Catacloud det ut for deg når du går videre fra feltet. Skriv for eksempel 1000+250 eller 499*3, og feltet fyller inn summen.
Nyttig når en faktura skal splittes på flere linjer, eller når du skal legge sammen flere beløp.
Få mer plass på skjermen
To enkle grep gir deg større arbeidsflate:
Minimer venstremenyen. Klikk på pilen nederst til venstre (
<) for å slå sammen menyen. Da får du bredere visning av lister og bilag. Klikk igjen for å utvide menyen tilbake.Lukk forhåndsvisningen av vedlegg. Når du jobber med bilag, kan du lukke forhåndsvisningen av vedlegget (panelet til høyre) for å få mer plass. Åpne den igjen når du trenger å se dokumentet.
Lim inn bilag direkte fra utklippstavlen
Har du tatt et skjermbilde av en faktura, eller kopiert en PDF fra et annet program? I bilagsmottaket kan du lime inn filer direkte med Ctrl+V (Cmd+V på Mac) – uten å måtte lagre filen og laste den opp manuelt. Praktisk når du mottar fakturaer på e-post og vil behandle dem raskt.
Bytt visning i bilagsmottaket
I bilagsmottaket kan du velge hvordan bilagene vises. Nederst til høyre, ved Visning, bytter du mellom tre moduser: liste, rutenett og bilde. Liste gir god oversikt over mange bilag, mens bilde-/rutenettvisning gjør det lettere å kjenne igjen dokumentene. (Samme visningsvelger finnes også på vedlegg inne i et bilag.)
Slå sammen vedlegg på et bokført bilag
Har et bilag flere vedlegg som egentlig hører sammen? Du kan slå dem sammen til ett – også på bilag som allerede er bokført. Åpne bilaget og gå til fanen Vedlegg. Der kan du laste opp og finne filer, og slå sammen vedleggene til ett dokument.
Viktig: Du kan ikke slette et vedlegg fra et bokført bilag, selv om det ble lastet opp ved en feil. Vær derfor nøye med hvilke vedlegg du legger til på bokførte bilag. Er du usikker, ta kontakt med oss før du laster opp.
Sjekk om kunden har åpnet fakturaen
Lurer du på om en faktura faktisk har nådd frem? I fakturalisten kan du klikke på ikonet ved siden av leveringsmetoden (f.eks. «Sendt med e-post») for å åpne Leveringsloggen. Der ser du nøyaktig når fakturaen ble sendt, til hvilken adresse, og om den er åpnet – samt når eventuelle betalingspåminnelser ble sendt.
Filtrer fakturalisten på periode
I fakturalisten kan du bruke Alle perioder-knappen øverst for å filtrere på en bestemt måned eller et kvartal. Praktisk når du vil se alle fakturaer fra en spesifikk periode uten å lete gjennom hele listen.
Opprett oppgaver – på kunder og leverandører
Du kan opprette oppgaver og tildele dem til deg selv eller en annen bruker som har tilgang. Oppgaver kan knyttes til både kunder og leverandører, slik at det er lett å huske oppfølging – for eksempel «mangler vedlegg» eller «sjekk beløp».
Slik gjør du det:
Åpne en kunde (eller leverandør) og gå til fanen Informasjon.
Bla til seksjonen Oppgaver og klikk Opprett oppgave.
Skriv oppgaven, sett eventuell tidsfrist, og velg hvem den skal tildeles i Tilordnet.
Se hvem som har betalt med KID/OCR
Bruker du KID på fakturaene, kan du følge med på innbetalingene i KID/OCR-innbetalingsloggen. Her ser du innbetalinger som er kommet inn via OCR – og hvilke som er koblet til en faktura via KID, og hvilke som ikke er det.
Slik finner du den:
Åpne hovedmenyen (rutenett-ikonet øverst til venstre) og velg Administrasjon.
Under Modul-innstillinger velger du Bank.
Gå til fanen KID/OCR-innbetalingslogg.
Sti: Administrasjon → Bank → KID/OCR-innbetalingslogg
Loggen viser kolonnene Betalingsdato, Beløp, KID, Faktura, Bilag, Kunde, Status, Bankkonto, Arkiv ref. og Blankettnummer. Innbetalinger med KID er koblet mot riktig faktura/bilag, mens innbetalinger uten KID vises uten kobling – slik ser du raskt hvem som har betalt med KID og hvem som ikke har det. Du kan filtrere på periode, søke i loggen og importere en OCR-fil.
Se hva som er mottatt i bilagsmottaket (bilagsmottak logg)
Lurer du på om et bilag faktisk kom inn, eller hvem som lastet det opp? Bilagsmottak-loggen viser alt som er mottatt i bilagsmottaket – enten det kom på e-post eller ble lastet opp manuelt.
Slik finner du den:
Åpne hovedmenyen (rutenett-ikonet øverst til venstre) og velg Administrasjon.
Under Modul-innstillinger velger du Regnskap.
Gå til fanen Bilagsmottak logg.
Sti: Administrasjon → Regnskap → Bilagsmottak logg
Loggen viser Dato, Kilde (e-post eller manuell), Status, Bruker/e-post (hvem/hvilken adresse det kom fra), Filstørrelse, Filtype og hvilket Bilag det ble til. Du kan filtrere på kilde og status, søke, og laste ned den opprinnelige filen igjen.
Flere små tips
Match faktura mot betaling for å fjerne posten fra åpne poster – da rydder du reskontroen etter hvert.
Skjul korrigerte bilag hvis reskontro og bilagsoversikt blir uoversiktlig. Se egen guide: «Slik viser eller skjuler du korrigerte bilag».
Velg språk (norsk eller engelsk) under Innstillinger → Visning.
Send bilag på e-post rett inn i bilagsmottaket – hvert selskap har sin egen e-postadresse for dette (vises øverst i bilagsmottaket).
Ny faktura som denne – oppretter en ny faktura med alle feltene forhåndsutfylt. Nyttig for å sende en korrigert versjon uten å starte fra scratch.
Eksporter regnskapsrapporter til Excel eller PDF direkte fra rapportvisningen – nyttig for revisorer og til dokumentasjon.
Del filer med kolleger og revisor via Filer-modulen – slipper å sende vedlegg på e-post frem og tilbake.
Når bør du kontakte oss?
Lurer du på om et bestemt grep finnes, eller har du et eget triks du synes burde stå her? Ta kontakt – vi tar gjerne imot tips, og hjelper deg å finne raskeste vei i Catacloud.