Har du bokført en faktura uten å registrere betaling, og nå lurt på hvor du finner den igjen? Her forklarer vi hvordan du setter opp Catacloud slik at du ikke glemmer betalingen ved bokføring, hvor du finner oversikten over fakturaer som er bokført men ikke betalt, og hvordan du finner totalen dere skylder leverandørene.
Sett prevalgt betalingsvalg ved bokføring
Når du bokfører en leverandørfaktura, kan du velge betalingsmetode direkte i bokføringsskjermen. Hvis feltet står på Ikke betalt som standard, er det lett å glemme å registrere betalingen.
Du kan endre standardvalget slik at bankkontoen kommer opp som prevalgt:
Gå til Administrasjon → Regnskap.
Under Standardinnstillinger, klikk på Standard betalingsvalg.
Velg ønsket bankkonto i stedet for Ikke betalt.
Klikk Oppdater innstillinger.
Neste gang du bokfører en faktura, vil betalingsfeltet automatisk vise den valgte kontoen. Du kan fortsatt endre det manuelt per bilag hvis nødvendig.
Har dere konto i flere banker? Se Velg hvilken bankkonto regninger betales fra som standard.
Se hvilke fakturaer som er bokført men ikke betalt
Har du allerede bokført fakturaer uten å registrere betaling, finner du dem i leverandørreskontro. Her vises alle åpne poster – det vil si fakturaer som er bokført, men der betalingen ikke er matchet.
Gå til Regnskap → Leverandørreskontro.
Slå på Åpne poster øverst i rapporten. Du kan filtrere på leverandør eller dato for å finne frem.
Klikk på låseikonet på en post for å se om betalingen er matchet mot en banktransaksjon – og hvilken transaksjon den i så fall er koblet til.
Klikk på selve posten for å se detaljene og eventuelt registrere betaling.
Merk: Leverandørreskontro gir det mest nøyaktige bildet når banken er avstemt. Har dere ikke gjort bankavstemming, kan det hende at poster som faktisk er betalt likevel vises som åpne.
Hvor mye skylder vi leverandørene totalt?
Trenger du en total – for eksempel til styrerapportering eller likviditetsplanlegging – finnes det i dag ikke én samlet oversikt i Catacloud. Du finner tallene her:
Bokførte, ubetalte fakturaer: Regnskap → Leverandørreskontro med Åpne poster slått på. Rapporten viser summen. Sett Til og med dato for å se status på en bestemt dag. Fakturaer som er lagt til betaling, men der betalingen ikke er gjennomført og avstemt, er også med her.
Betalinger som venter i banken: Bank → Betalinger, fanene Til godkjenning og Behandles hos bank. Her ser du hva som er på vei til å bli betalt. Krever bankintegrasjon.
Fakturaer som ikke er behandlet ennå: Fakturaer som fortsatt ligger i Bilagsmottak eller venter på attestering, er ikke bokført ennå og er derfor ikke med i leverandørreskontro. Disse må du legge til selv.
Viktig: Ikke legg sammen punkt 1 og 2. En bokført faktura som venter på betaling, vises begge steder. Totalen er: leverandørreskontro (punkt 1) + fakturaer som ikke er bokført ennå (punkt 3).
Vil du laste ned reskontroen, se Slik finner og eksporterer du regnskapsrapporter.
Når bør du kontakte oss?
Du finner ikke Standard betalingsvalg under Administrasjon → Regnskap – ta kontakt i chatten med klientnavn.
En faktura vises som ubetalt i reskontro, men du vet at den er betalt – sjekk at banken er avstemt og ta kontakt i chatten med klientnavn og fakturanummer.