Har du bokført en innbetaling eller betaling i slutten av måneden, men banken registrerte den først den 1. i neste måned? Da står posten i bankavstemmingen for september på venstre side (bokført i Catacloud), uten noe å matche mot på høyre side (banken). I oktober er det motsatt.
Det skjer typisk når en betaling går etter bankens stengetid siste dag i måneden eller i en helg. Du betaler samme dag, men banken trekker eller registrerer beløpet først neste virkedag.
Hvorfor matcher ikke Catacloud dem?
Bankavstemmingen viser bare poster med dato i måneden du står i – både på regnskaps- og banksiden. September-posten vises ikke i oktober, og omvendt.
Poster du lukker sammen, må gå i null innenfor samme måned.
Du kan ikke godkjenne september før differansen er 0. Så lenge beløpet ligger i september i regnskapet, men i oktober i banken, går ikke september opp.
Løsningen er å parkere beløpet på en hjelpekonto over månedsskiftet. Det fungerer alltid – også når bilaget er låst.
Slik gjør du det: parker beløpet på en hjelpekonto
Du lager ett avansert bilag med linjer i begge månedene. Linjen i september nuller ut beløpet på bankkontoen, og linjen i oktober fører det på nytt samme dag som banken registrerte det. Det opprinnelige bilaget blir stående urørt.
Hvilken hjelpekonto? Bruk en egen konto for penger på vei (f.eks. 1555 eller en konto i 19-serien). Spør regnskapsføreren din hvis du er usikker på hvilken dere bruker.
Eksempel: to utbetalinger på 5 000 kr er bokført på bankkontoen 30. september, men ble trukket i banken 1. oktober.
1. Lag hjelpebilaget
Lag et Avansert bilag med to linjer:
30.09: Debet bankkontoen (f.eks. 1920) / Kredit hjelpekontoen – 10 000 kr
01.10: Debet hjelpekontoen / Kredit bankkontoen – 10 000 kr
Sjekk at Kontrollsum er 0,00, og klikk Lagre og bokfør.
2. Avstem september
Gå til Bank → Bankavstemming, velg september.
Kryss av de to utbetalingene og hjelpelinjen fra 30.09 på venstre side. Summen viser 0,00.
Klikk Lukk poster.
Differansen skal nå være 0. Når måneden er over, klikker du Godkjenn avstemming.
3. Avstem oktober
Velg oktober. Hjelpelinjen fra 01.10 står nå på venstre side.
Kryss av hjelpelinjen og banklinjene den gjelder på høyre side. Når summen er 0,00, klikker du Lukk poster.
Tips: Er beløpene registrert i banken som separate transaksjoner, kan du dele oktober-linjen i én linje per banktransaksjon med samme beløp. Da foreslår Catacloud parene selv, og du klikker bare Godkjenn.
Hjelpekontoen er nå tilbake på 0. Sjekk det gjerne i saldobalansen.
Gjelder det en innbetaling (f.eks. en kunde som betalte siste dag i måneden, men pengene kom inn dagen etter)? Fremgangsmåten er den samme, bare med motsatt debet og kredit på begge linjene.
Kan jeg ikke bare endre datoen på bilaget?
Betalinger du har sendt fra Catacloud kan du ikke redigere – bilaget er låst. Bruk hjelpekontoen.
Har du ført bilaget manuelt, kan du i noen tilfeller endre datoen i stedet:
Klikk på pilen på posten i bankavstemmingen, og klikk på bilagsnummeret (f.eks. Bilag 443). Bilaget åpnes i redigeringsmodus.
Endre Bilagsdato og datoen på transaksjonslinjene til datoen i banken.
Klikk Lagre og bokfør endringer. Nå finner du posten i oktober, der Catacloud foreslår den som par med banklinjen.
Dette går heller ikke hvis regnskapsperioden er låst, eller hvis bankavstemmingen for oktober allerede er godkjent. Er du i tvil, bruk hjelpekontoen.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt i chatten hvis dette ikke fungerer. Oppgi:
klientnavn og bankkonto
de to månedene det gjelder
beløp og bilagsnummer
eksakt feilmelding, f.eks. «Du kan ikke låse disse transaksjonslinjene fordi de ikke samsvarer»