Skal regnskapet over i et annet system – ved fisjon, fusjon, bytte av regnskapsfører eller til arkiv – trenger du vanligvis to ting:
Føringene – selve regnskapet med konti, posteringer og bilagsnummer.
Bilagene – filene (PDF, bilder, EHF) som ligger vedlagt hvert bilag.
Begge deler hentes ut fra samme sted: Administrasjon → Dataoverføring.
Ser du ikke Dataoverføring i menyen? Da mangler brukeren din tilgang. Be en administrator i selskapet gi deg tilgang til dataoverføring.
1. Eksporter føringene (SAF-T Regnskap)
SAF-T er standardformatet for regnskapsdata i Norge. De fleste regnskapssystemer kan importere det.
Gå til Administrasjon → Dataoverføring.
Under SAF-T Regnskap, klikk Eksporter.
Velg Periode – for eksempel hele regnskapsåret.
Fyll inn Kontaktperson (fornavn og etternavn er påkrevd). E-post og telefon er fylt ut med dine opplysninger.
Klikk Eksporter.
Filen lastes ned direkte i nettleseren. Får du en gul advarsel i vinduet, les den – den peker på noe i regnskapet som bør sjekkes før filen tas inn i det nye systemet.
2. Eksporter bilagsfilene
Gå til Administrasjon → Dataoverføring.
Under Bilagsfiler, klikk Eksporter.
Velg Periode. Lar du feltet stå tomt, får du med alt fra første til siste føring i regnskapet.
Klikk Eksporter.
Pakken lages i bakgrunnen. Du får en e-post med nedlastingslenke når den er klar. E-posten går til adressen på brukeren din.
Dette bør du vite om bilagspakken:
Du får én ZIP-fil med alle filene som er vedlagt bilagene i perioden.
Hver fil får navnet Bilag-<bilagsnummer> <opprinnelig filnavn>, for eksempel «Bilag-1042 faktura.pdf». Bilagsnummeret er det samme som i SAF-T-filen, så filene kan kobles mot føringene i det nye systemet.
Kun bokførte bilag er med. Dokumenter som fortsatt ligger ubehandlet i bilagsmottaket, kommer ikke med.
Bilag som ikke har noen vedlagt fil, gir ingen fil i pakken – føringen finnes likevel i SAF-T-filen.
Last ned pakken med en gang e-posten har kommet – lenken utløper. Har den utløpt, kjør eksporten på nytt.
Får du en advarsel om at nettstedet er skadelig når du klikker på lenken? Da er det sikkerhetsfilteret i e-posten deres (for eksempel Microsoft Defender) som stopper den. Lenken går via e-posttjenesten vår før du sendes videre til filen. Be IT-avdelingen deres slippe den gjennom, og kjør eksporten på nytt.
Tips ved store eksporter
Har selskapet mange år med bilag, kan det lønne seg å eksportere ett år om gangen. Det gir mindre ZIP-filer som er enklere å laste ned og ta inn i det nye systemet.
Hva med kunder, leverandører og fakturaer?
På samme side kan du også eksportere Fakturaer, Kunder, Leverandører, Produkter, Prosjekter og Timelister – nyttig om det nye systemet skal ha med registrene også. Klikk Eksporter under den seksjonen du trenger.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt hvis:
Du ikke får e-posten med nedlastingslenken innen rimelig tid (sjekk søppelpost først).
Eksporten gir feilmelding.
SAF-T-filen avvises av det nye systemet.
Oppgi da klientnavn, perioden du eksporterte, hvilken eksport det gjelder (SAF-T eller bilagsfiler) og eksakt feilmelding – gjerne med skjermbilde.