Hva denne artikkelen dekker
Kontonummeret som vises på fakturaene dine, er den kontoen som er valgt som Faktura bankkonto under Administrasjon → Bank. Har dere fått ny bankkonto, bytter du dette valget – du trenger ikke slette eller endre den gamle kontoen. Har du en aktiv KID/OCR-avtale, må du i tillegg følge en bestemt rekkefølge. Skal du i stedet flytte til Catacloud fra et annet regnskapssystem og aktivere KID for første gang, se artikkelen Aktivere KID/OCR i Catacloud – flytte avtale fra et annet system.
Uten KID-avtale: slik bytter du konto på fakturaen
Gå til Administrasjon → Bank → fanen Bankkontoer.
Har du ikke lagt inn den nye kontoen ennå, klikker du Legg til bankkonto og fyller ut kontonummer og regnskapskonto.
Under Faktura bankkonto velger du den nye kontoen.
Klikk Lagre endringer.
Nye fakturaer får nå det nye kontonummeret.
Vil du slette den gamle kontoen? Det går først etter at du har byttet Faktura bankkonto – kontoen som er valgt som faktura bankkonto kan ikke slettes. Merk at sletting også fjerner historikk og bankavstemminger knyttet til kontoen (ikke regnskapsdata), så vi anbefaler å la den gamle kontoen stå til alle utestående fakturaer er betalt.
Er feltet Faktura bankkonto grått? Da står det «Du kan ikke endre konto fordi du har en aktiv KID-avtale på denne kontoen». Følg i så fall rekkefølgen under.
Kan jeg ha to aktive KID-avtaler samtidig?
Nei. Det kan kun finnes én aktiv KID/OCR-avtale per klient i Catacloud. Skal du bytte bankkonto, må den gamle avtalen deaktiveres før den nye kan opprettes – de to stegene kan ikke gjøres parallelt.
Med KID-avtale: rekkefølgen du må følge
Deaktiver den gamle KID-avtalen. Gå til Administrasjon → Fakturering, seksjonen Levering og betalinger, og deaktiver KID. Merk: dette stopper kun avtalen på vår side i Catacloud og varsler oss internt – det avslutter ikke selve avtalen med Nets/banken automatisk. Det må dere eller banken ordne separat.
Bytt driftskonto. Gå til Administrasjon → Bank → fanen Bankkontoer, velg den nye kontoen under Faktura bankkonto og klikk Lagre endringer. Dette lar seg først gjøre etter at KID-avtalen er deaktivert i steg 1 – Catacloud blokkerer kontobytte så lenge en KID-avtale er aktiv.
Opprett den nye KID-avtalen. Den nye avtalen kobles automatisk til kontoen som nå er satt som driftskonto, så den kan først opprettes etter at driftskontoen er byttet i steg 2.
Fakturaer som allerede er sendt
Fakturaer som er laget før byttet, beholder det gamle kontonummeret i PDF-en – også når du sender purring på dem. Kunder kan derfor fortsatt betale til den gamle kontoen en stund etter byttet. Ønsker du at en utestående faktura skal vise ny konto, må den krediteres og faktureres på nytt.
Pass på utestående fakturaer med det gamle KID-nummeret
Ubetalte fakturaer som allerede er sendt ut med det gamle KID-nummeret, kan få problemer med automatisk avstemming etter bytte, siden systemet ikke lenger kjenner den gamle kontoen som fakturakonto.
Følg med under Administrasjon → Bank → fanen KID/OCR-innbetalingslogg. Innbetalinger som ikke matches automatisk vises med rød feiltekst, for eksempel «Kunne ikke finne faktura via CID». På slike rader har du to knapper til høyre:
Prøv igjen (sirkelpil) – kjør importen på nytt når årsaken er rettet
Sett som fullført (hake) – marker oppføringen som ferdigbehandlet hvis du bokfører innbetalingen manuelt i stedet
Anbefaling: Hold den gamle bankkontoen åpen og sjekk loggen jevnlig til alle utestående fakturaer med gammelt KID er betalt, eller send disse fakturaene på nytt med nytt KID-nummer.
Når bør du kontakte oss?
Ta kontakt hvis:
Dere har fulgt stegene over, men får fortsatt feilmelding ved bytte av driftskonto eller ved aktivering av ny KID-avtale.
En innbetaling blir liggende med feilstatus i KID/OCR-loggen selv etter at dere har trykket Prøv igjen.
Oppgi gjerne: hvilken klient det gjelder, og et skjermbilde av feilmeldingen.