Har en leverandør eller en ansatt fått samme beløp to ganger, men leverandørfakturaen viser bare én betaling? Slik finner du ut hva som har skjedd, rydder opp og unngår det neste gang.
Hva har skjedd?
Den vanligste årsaken er at det finnes to separate betalinger til samme mottaker:
Betalingen som ble laget fra leverandørfakturaen (bilaget).
En ekstra betaling som er lagt inn manuelt via Ny betaling – for eksempel fordi mottakeren purret før forfallsdatoen.
Begge sendes til banken og blir gjennomført. Men det er bare den første som er koblet til fakturaen. Catacloud varsler ikke når du lager en ny betaling til samme mottaker og beløp, så det er lett å ikke legge merke til det.
Slik ser du det
Gå til Bank → Betalinger.
Velg fanen Betalt.
Søk etter mottakeren i feltet Søk i betalinger....
Se på kolonnen Bilag:
Bilag 4549 (eller et annet nummer) betyr at betalingen er laget fra en faktura.
Enkeltbetaling betyr at betalingen er lagt inn manuelt via Ny betaling, og ikke er koblet til noe bilag.
Lønnsutbetaling betyr at betalingen er en lønnsutbetaling.
Tips: Vil du se hvilket kontonummer pengene gikk til? Se Hvilken konto ble fakturaen betalt til?
Hva er en enkeltbetaling?
En enkeltbetaling er en betaling du lager direkte i banken via Ny betaling → Enkeltbetaling. Du velger selv Fra konto, mottaker, Beløp og Forfallsdato.
Fordi den ikke er koblet til en faktura:
blir den ikke registrert som betaling på leverandørfakturaen,
stopper den ikke betalingen som allerede ligger klar på fakturaen,
vet ikke Catacloud at den gjelder en bestemt faktura.
Enkeltbetaling passer for betalinger som ikke har en faktura. Skal du betale en faktura som er registrert i Catacloud, bruk betalingen på bilaget.
Hvorfor fikk fakturaen 14 dagers forfall?
Hver leverandør har et antall Forfallsdager. Standard er 14 dager. Når du fyller inn Fakturadato i bilaget, setter Catacloud Forfall til fakturadato + leverandørens forfallsdager. Betalingsdato i betalingsdelen følger forfallsdatoen.
Det gjelder også ansatte som er registrert som leverandør for å få refundert utlegg.
Tips: Velger du leverandør etter at fakturadatoen er fylt inn, blir Forfall ikke regnet ut på nytt. Sjekk derfor alltid Forfall og Betalingsdato før du lagrer.
Du kan endre dette på to måter:
For én faktura: Endre Forfall og Betalingsdato i bilaget før du trykker Lagre og bokfør. (På EHF-fakturaer er Forfall låst, men du kan endre Betalingsdato.)
Fast for leverandøren:
Åpne leverandøren, for eksempel via redigeringsikonet ved siden av feltet Leverandør i bilaget.
Gå til fanen Økonomi.
Endre Forfallsdager – for eksempel til 1 for ansatte som skal ha utlegg refundert raskt. (Feltet kan ikke settes til 0 – da brukes standarden på 14 dager. Skal betalingen gå samme dag, endrer du Betalingsdato på den enkelte fakturaen.)
Trykk Lagre endringer.
Endringen gjelder fakturaer du registrerer etter at du har lagret. Har du et bilag åpent, velg leverandøren på nytt for at den nye verdien skal brukes.
Skal betalingen gå ut tidligere?
Ikke lag en ny betaling via Ny betaling. Endre heller betalingen som hører til fakturaen:
Ligger betalingen under Til godkjenning og er ikke signert? Slett den, og registrer betalingen på nytt fra bilaget med riktig dato: åpne det bokførte bilaget i reskontroen → Valg → Registrer betaling → velg bankkontoen under Betalingsmåte og sett Betalingsdato. Får du meldingen «Betalingen er allerede sendt til banken og kan ikke fjernes eller prøves på nytt», er betalingen allerede hos banken. Følg da punktet under.
Er betalingen allerede sendt til banken? Da må den stoppes før du legger inn en ny. Se Kansellere eller endre en betaling som er sendt til banken.
Viktig: Bekreft alltid at den opprinnelige betalingen er stoppet før du legger inn en ny.
Slik rydder du opp etter en dobbeltbetaling
Betalinger som er gjennomført i banken kan ikke trekkes tilbake fra Catacloud.
Be mottakeren betale tilbake det dobbelte beløpet.
Før enkeltbetalingen i regnskapet. Den er ikke koblet til noe bilag, så den må føres i bankavstemmingen.
Før tilbakebetalingen når pengene kommer inn, mot samme konto som enkeltbetalingen.
Er mottakeren en leverandør dere handler med jevnlig, kan dere i stedet avtale at beløpet trekkes fra neste faktura.
Når bør du kontakte oss?
Kontakt oss i chatten hvis du ikke finner en «Enkeltbetaling» for samme mottaker, men beløpet likevel er betalt to ganger. Oppgi:
klient,
mottaker og beløp,
bilagsnummer,
forfallsdato på begge betalingene.