Bruker dere bankintegrasjon via Aritma, setter Aritma opp manuelt hvem som kan godkjenne betalinger, og hvor mange som må godkjenne. Aritma får ikke beskjed fra banken når noe endres. Derfor må dere sende Aritma en e-post med oppsettet – én gang når dere starter, og igjen hver gang noe endres.
Bruk sjekklisten under, så får Aritma alt i én e-post og dere slipper frem og tilbake.
Når sender dere e-posten?
Når dere starter: etter at bankavtalen er bestilt i nettbanken (steg 4 i Sette opp bankintegrasjon via Aritma), og før dere sender første betaling.
Når noe endres: se «Gi beskjed når noe endres» lenger ned.
Sjekkliste – dette må stå i e-posten
# | Hva | Eksempel |
1 | Selskap og org.nr., og at dere bruker Catacloud | Eksempel AS, 999 999 999 |
2 | Bank og kontoer det gjelder – eller «alle kontoer» | DNB, 1234.56.78901 og 1234.56.78902 |
3 | Antall godkjenninger per betaling: 1 eller 2. Må være det samme som i bankavtalen | 2 |
4 | Hvor det godkjennes: alle i Catacloud, eller én i Catacloud og én i nettbanken | Begge i Catacloud |
5 | Alle som skal kunne godkjenne: navn, e-post og mobilnummer. Ta med alle – også dem som bare godkjenner av og til | 3 personer, se eksempelet |
6 | Begrensninger per person, hvis noen bare skal godkjenne fra enkelte kontoer | Kari bare driftskontoen |
7 | Enkeltbetalinger: at hver betaling skal belastes for seg, ikke samles til én sum på kontoutskriften | Ja |
Merk: E-postadressen må være den samme som personen logger inn i Catacloud med. Det er den Aritma-brukeren opprettes på. Står det en annen e-post hos Aritma, blir ikke brukeren koblet til selskapet.
Flere godkjennere enn det som kreves
Dere kan gjerne melde inn flere personer enn antall godkjenninger som kreves. Krever bankavtalen to godkjenninger og dere melder inn tre personer, kan hvilke som helst to av dem godkjenne en betaling. Noen bankavtaler krever at den som godkjenner, er en annen enn den som registrerte betalingen.
Enkeltbetalinger eller samlebelastning
Uten beskjed kan banken slå sammen betalinger med samme betalingsdato til én belastning på kontoen. Da må dere splitte summen selv i bankavstemmingen. Catacloud ber om enkeltbetaling for vanlige betalinger, men be Aritma bekrefte at det er satt opp slik. Lønn sendes samlet, slik at enkeltlønninger ikke vises på kontoutskriften i banker som støtter det.
Se hver innbetaling for seg
Vil dere se hver innbetaling med KID og avsender – ikke bare én sum per dag – må dere bestille en innbetalingsavtale i banken. Det er en avtale mellom dere og banken; Aritma kan ikke ordne den.
E-postmal
Send til [email protected], eller send den til oss, så videresender vi.
Emne: Oppsett av godkjenning – [selskapsnavn] ([org.nr.]) – Catacloud
Hei,
[Selskapsnavn] ([org.nr.]) bruker Catacloud som regnskapssystem med bankintegrasjon via Aritma.
Bank og kontoer: [banknavn], [alle kontoer / kontonummer 1, kontonummer 2]
Antall godkjenninger per betaling: [1 / 2]
Hvor det godkjennes: [Alle godkjenninger i Catacloud / Én i Catacloud og én i nettbanken]
Disse skal kunne godkjenne betalinger:
[Navn], [e-post], [mobil] – [alle kontoer / kontonummer]
[Navn], [e-post], [mobil] – [alle kontoer / kontonummer]
[Navn], [e-post], [mobil] – [alle kontoer / kontonummer]
Betalinger: Hver betaling skal belastes enkeltvis, ikke samles.
Vennlig hilsen [navn, telefon]
Utfylt eksempel – to godkjenninger, tre godkjennere
Hei,
Eksempel AS (999 999 999) bruker Catacloud som regnskapssystem med bankintegrasjon via Aritma.
Bank og kontoer: DNB, alle kontoer
Antall godkjenninger per betaling: 2
Hvor det godkjennes: Alle godkjenninger i Catacloud
Disse skal kunne godkjenne betalinger:
Ola Nordmann, [email protected], 900 00 000 – alle kontoer
Kari Nordmann, [email protected], 900 00 001 – alle kontoer
Per Hansen, [email protected], 900 00 002 – alle kontoer
Betalinger: Hver betaling skal belastes enkeltvis, ikke samles.
Vennlig hilsen Ola Nordmann, 900 00 000
Gi beskjed når noe endres
Send en ny e-post med det som er endret når:
Endring | Hos Aritma | Hos banken |
Ny godkjenner | Meld navn, e-post og mobil | Personen må også ha signaturrett i bankavtalen |
Godkjenner skal fjernes | Meld hvem | Fjern personen i bankavtalen |
Fra 1 til 2 godkjenninger, eller motsatt | Meld nytt antall | Endre bankavtalen |
Bytte fra nettbank-godkjenning til Catacloud, eller motsatt | Meld nytt oppsett | – |
Ny bankkonto | Ingen e-post trengs | Legg kontoen til i bankavtalen. Koble den deretter i Catacloud med Valg → Sett opp integrasjon |
Merk: Aritma sjekker ikke signaturrett eller prokura. Når en godkjenner logger inn med BankID, sjekker banken at personen har rett til å godkjenne etter bankavtalen. Står personen bare hos Aritma og ikke i bankavtalen, blir betalingen avvist i banken.
Hver godkjenner trenger sin egen Aritma-bruker
Når Aritma har satt opp godkjennerne, oppretter hver person sin egen bruker første gang personen klikker Bekreft betaling i Catacloud, i dialogen «Opprett bruker for godkjenning». Se Opprette Aritma-bruker for å godkjenne betalinger.
Finnes e-postadressen allerede hos Aritma, se Brukeren finnes allerede hos Aritma – hva gjør jeg?
Når bør du kontakte oss?
Dere er usikre på hva som står i bankavtalen om antall signaturer.
En betaling venter på en godkjenning dere ikke forventet.
Betalinger kommer samlet på kontoutskriften selv om dere har bedt om enkeltbetaling.
Oppgi gjerne: organisasjonsnummer, banknavn, hvem som skal godkjenne (e-post) og hva som er endret.